Você possui uma empresa de eventos e está pensando em formar uma boa equipe, mas não sabe por onde começar e o que fazer? Nesse artigo daremos dicas excelentes para formar uma boa equipe para empresa de eventos.
Formar equipe para empresa de eventos
Um evento de sucesso é realizado por diversas mãos e ter uma boa equipe é um grande combustível para atingir essa meta. São os seguranças, produtores, equipe da cozinha, músicos/DJs, decoradores, entre outros profissionais que exercem a sua função com o objetivo de que tudo saía perfeito no dia. Além de colaborarem para permitir que tudo ocorra perfeitamente bem nos bastidores, alguns desses profissionais são os responsáveis por deixar o seu público satisfeito.
Dividir as tarefas em grupos é fundamental para que o evento ocorra da melhor forma possível, pois assim é possível ter um controle sobre os profissionais que trabalharão em seu evento. A dica é dividir as equipes em grupos menores com responsabilidades, assim o evento flui da melhor maneira. Procure dividir em grupos de coordenação e organização, comitê técnico-científico e cultural (que desenvolve o cronograma completo e detalhado do evento), credenciamento e atendimento, atendimento e apoio a palestrantes, cerimonial (é o grupo que conduz todo o evento, que elabora o roteiro cerimonial e faz a locução por microfone, além de recepcionar profissionais e autoridades diretamente), comunicação e divulgação, tecnologia da informação (que dá auxilio tecnológico que o evento demanda e a instalação de equipamentos eletrônicos), produção, entre outros.
Por que ter uma boa equipe para empresa de eventos?
Uma equipe de eventos qualificada é essencial para lidar com os pormenores que uma produção necessita. Para tanto, a equipe precisa ser comporta por profissionais capacitados e experientes, que estejam preparados para evitar imprevistos e, caso seja necessário, consertar falhas com facilidade.
Dicas para formar uma boa equipe
Abaixo listamos dicas para formar uma boa equipe para empresa de eventos. Veja:
1. Estabelecer as características do evento
Antes de contratar uma equipe para o seu evento, é preciso analisar o tamanho e o perfil do público que você pretende conquistar e qual será a proposta que o seu evento tem a oferecer. Essas informações vão auxiliar no momento de determinar quantos indivíduos será preciso contratar, assim como o nível de experiência e as qualificações que eles precisarão possuir.
2. Indicações de parceiros
O fundamental é contratar profissionais com quem você já trabalhou antes ou que já trabalhou para aquelas que você já conhece, mas caso não tenha ideia de quem contratar para participar da sua equipe, você pode pedir indicações de profissionais a outros produtores de eventos. Dessa maneira, você evita contratar desconhecidos e se previne de empregar alguém sem experiência.
Se não for possível pedir indicações de parceiros, procure fazer uma análise total do currículo de cada candidato para você conhecer as desvantagens e as vantagens de contratar tal profissional e tornar o processo de seleção mais eficaz. Dê preferência aqueles que já são experientes, pois assim você terá a tranquilidade de ter feito uma boa escolha. No geral, os mais experientes estão mais preparados para enfrentar desafios da organização de eventos, principalmente aos possíveis problemas com fornecedores, estrutura ou até mesmo com o público.
3. Hora de conhecer a equipe
Após escolher as pessoas que irão trabalhar com você, é essencial determinar um bom relacionamento entre os membros, integrando a equipe e deixando todos os profissionais cientes das suas funções individuais e de cada grupo, caso exista esse tipo de divisão na organização do evento. Profissionais que possuem talento para atendimento ao público ficam responsáveis pelo credenciamento dos convidados, por exemplo. Já aqueles que possuem espírito de liderança podem assumir a coordenação de um grupo ou fiscalizar o andamento durante o dia do evento.
4. Treinando a equipe
Para formar uma boa equipe para um evento também é preciso prepará-los para lidar com possíveis dúvidas e contratempos do público ao decorrer do evento. O que é preciso ser feito em casos de atrasos? O evento possui estrutura para os dias chuvosos? Existem serviços de transporte público ou táxis próximos ao evento? Onde os comes e bebes serão armazenados? Para quem se deve ligar caso ocorra algum problema?
Tudo isso são perguntas que devem ser respondidas o mais rápido possível para certificar o sucesso de uma celebração. Uma boa estratégia é preparar uma lista com perguntas e respostas e distribuir entre os colaboradores antes do evento. É muito importante também manter-se acessível ao público e a equipe e checar tudo antes do evento começar.
5. Registrando em contratos
É muito importante colocar no papel os deveres e os direitos do profissional e/ou empresa contratada e de quem os contrata para assegurar que tudo esteja perfeitamente bem no dia do evento, além de proteger ambas as partes caso ocorra alguma irregularidade ou o não cumprimento do estabelecido no momento da contratação. Detalhe, também, quais serviços contratados e por quanto tempo serão executados, assim como a eventual utilização dos equipamentos e materiais do próprio profissional na execução de uma tarefa. Inclua o máximo possível de detalhes no contrato.
6. Incentive novas parcerias com seus colaboradores
É muito importante estimular novas parcerias, que produtor não fica feliz quando estabelece uma rede de contatos para eventos futuros? Uma dica é organizar uma reunião divertida com a sua equipe, como gincanas, competições, sorteios, entre outros. Além de prestigiar o seu time, essa reunião pode proporcionar uma ótima oportunidade de reunir novamente os colaboradores e discutir sobre vantagens e desvantagens da experiência e sobre o que se pode mudar nos próximos trabalhos. Nada melhor do que um bom feedback de seus parceiros para corrigir erros e ser mais eficiente.
7. Investindo em voluntários
Identificando em qual área você precisa de mais ajuda, seja na cozinha, no transporte ou na montagem da estrutura, é a hora de divulgar essas oportunidades com os amigos e parceiros em redes sociais. Quanto mais detalhes sobre a oferta de trabalho, melhor. Procure entrevistar os seus candidatos pessoalmente e explique cada passo da tarefa que deve ser desempenhado.
Consulte a disponibilidade de horário de cada um e estabeleça, se for necessário, um regime de turnos. Construir um relacionamento entre a organização e a equipe que fará parte da organização é fundamental para o bom andamento e para o sucesso dele ao final de tudo.
Gostou do artigo? Confira a nossa lista de fornecedores para organizar eventos e continue acompanhando o nosso blog!
