Está organizando um evento e não sabe como fazer um bom planejamento que garanta o sucesso dele? Nesse artigo falaremos tudo sobre organização de eventos e daremos dicas de como fazer planejamento de eventos.
Organização de eventos
A organização de eventos consiste em diversas etapas de planejamento de um festival, convenção, cerimônia ou festa, como aniversários, casamentos, festivais musicais, entre outros.
Ao organizar um evento deve-se incluir um orçamento, data e horário, local do evento, segurança, acessibilidade, estacionamento, decoração, contratação de fornecedores, contratação de Buffet, bolo, se houver, entre outros.
A organização de um evento é realizada por um produtor de eventos que possui conhecimento sobre como gerenciar o seu tempo de forma sábia e, além disso, possui planos de emergência caso algum imprevisto ocorra para assim garantir o sucesso do evento.
Como fazer planejamento de eventos?
Abaixo listamos nove dicas de como fazer planejamento de eventos. Confira:
1. Planejamento
O planejamento é a parte essencial para garantir o sucesso de qualquer evento. Muitas vezes, a pessoa já possui em mente o que pretende executar em seu evento, mas não sabe como fazer. Planear significa ter mais segurança em tudo que será realizado, pois é necessário possuir um objetivo final.
A dica para ter um bom planejamento é elaborar uma planilha para controlar os gastos, a contratação de fornecedores, o que precisa ser comprado, entre outros. Também é importante conhecer a dinâmica utilizada em eventos que já ocorreram e que possuem o mesmo objetivo que o seu evento.
Também é importante saber quantas pessoas estarão presentes no evento, estabelecer orçamento, infraestrutura do evento, iluminação, entre outros.
2. Definindo os objetivos
Uma das dicas de como fazer planejamento de eventos é definir os objetivos dele, pois um evento bem sucedido é aquele que alcança as metas traçadas pelos organizadores. Definindo os objetivos do evento ajudará a definir outros aspectos como o tipo de evento, a área de alcance e a quantidade de participantes que auxiliará a escolher o local, melhores meios de comunicação para a divulgação, entre outros. Para isso é indicado separar um tempo para analisar os objetivos e assim avançar no planejamento.
3. Checklist
O checklist, ou lista de checagem, é um dos aliados de todas as pessoas que estão envolvidas na organização de um evento. Nele é preciso constar todos os itens relativos a materiais e a contratação de serviços para o evento.
No checklist também é preciso incluir uma lista de contatos de todos os envolvidos, desde a equipe que participa na organização até os fornecedores contratados. Essa ferramenta é valiosa, pois possui todos os detalhes que o produtor de eventos e a equipe devem ficar atentos, pois assim garante que nenhum detalhe seja esquecido.
4. Invista em uma boa equipe
Investir em uma boa equipe é uma das dicas de como fazer planejamento de eventos. É muito importante contar com pessoas que já possuam experiência prévia com eventos, tanto na contratação de fornecedores quanto de freelancers para o dia do evento.
É também importante que todos tenham conhecimento sobre o planejamento e as intenções do evento, bem como qual a empresa que estão representando. Procure referências e liste pelo menos duas a três opções de cada necessidade do evento. O mesmo vale para manobristas, recepcionistas, entre outros.
5. Contratar serviços de empresas terceirizadas
Contratação de serviços de empresas terceirizadas, como as de segurança e de limpeza, é outra dica de como fazer planejamento de eventos. É muito importante garantir que os participantes se sintam seguros em seu evento e a melhor forma para isso é contratar profissionais qualificados para a proteção do seu público. Outro item que não pode ser esquecido é a limpeza do local que garante a melhor experiência para os participantes e evita problemas com o fornecedor do local e com a vigilância sanitária.
6. Saiba lidar com os imprevistos
Saber lidar com os imprevistos que podem surgir durante o evento e até mesmo antes, por mais eficiente que seja o planejamento, é outra dica de como fazer planejamento de eventos. Imprevistos acontecem, e mesmo assim, não desanime, pense em soluções para possíveis problemas e tenha planos de urgência em mãos.
Procure fazer reuniões com os prestadores de serviços, fornecedores e com a equipe para descobrir o que pode dar errado no dia e, a partir das informações adquiridas, elaborem os planos.
7. Tenha controle sobre todas as situações
Ter controle sobre todas as situações do evento é mais uma dica de como fazer planejamento de eventos. É evidente que você não precisa ficar vigiando todos os membros da equipe, por isso a dica é ter controle dos passos que cada equipe está realizando e ter certeza de que eles estão preparados para todas as situações, e isso também vale para os fornecedores. Faça uma lista completa de todas as pessoas que estão envolvidas no evento e também coloque a melhor forma de entrar em contato. Procure executar sempre as pesquisas de satisfação com esses indivíduos envolvendo assuntos ligados aos serviços, fornecedores e infraestrutura.
8. Divulgue o seu evento
Investir na divulgação do seu evento é outra dica de como fazer planejamento de eventos. No planejamento foi estabelecido qual seria o público-alvo do evento, certo? Então é com essa informação que será feita a divulgação.
Ou seja, a divulgação será feita justamente para essas pessoas para assim chamar a atenção delas e garantir o sucesso do seu evento. Procure saber onde o seu público está e qual meio é o mais fácil para divulgar o seu evento para eles, assim como em redes sociais. Não se esqueça de colocar todos os detalhes sobre o seu evento, até mesmo os pequenos detalhes.
9. Utilize plataformas e recursos online
Por fim, como última dica de como fazer planejamento de eventos é importante utilizar plataformas e recursos online, pois eles facilitam a organização de um evento e ainda é possível substituir grande parte do trabalho que é feito manualmente e ter maior controle sobre o evento.
Procure se apropriar dessas plataformas, pois elas tornam as etapas mais ágeis e poupa mais ainda os recursos financeiros. Procure utilizar ferramentas de gestão de participantes, por exemplo, pois elas permitem a inscrição online. É muito importante pesquisar por referências e aproveitar as vantagens fornecidas pelas novas tecnologias na área de eventos.
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