A complexidade de realização de um evento é bastante intensa e inclui desde as etapas de planejamento até a realização do evento.
Manter uma estratégia de atuação na preparação e execução do evento deve considerar os riscos que podem ocorrer para que sejam adotadas medidas que possam minimizar esses impactos no resultado final do evento.
Dessa forma, é importante prever eventuais riscos para que não causem surpresas e comprometam seu evento.
Vamos apresentar a seguir os 8 principais riscos para realização de evento de sucesso e que devem ser evitados para que tudo corra bem.
1. Falhas de planejamento
Um dos mais importantes riscos para realização de evento de sucesso está relacionado a um planejamento mal realizado.
O planejamento bem detalhado e acompanhado é o principal elemento para que os riscos sejam previstos e monitorados ao longo de todo o processo, com ações que possam minimizar seus impactos.
Esse momento é tão importante e não pode ser desprezado que passar a contar com uma consultoria que dê suporte a essa fase dará uma tranquilidade maior para quem organiza um evento.
2. Orçamento reduzido
Definir um orçamento bem elaborado e manter seu acompanhamento elimina vários riscos para realização de evento de sucesso.
Isso porque o orçamento é a peça-chave para nortear os gastos e definir uma verba de reserva para eventuais solicitações adicionais ou mudanças de rotas, assim como permite que sejam considerados eventuais gastos por problemas surgidos na realização do evento.
Muitas vezes, tem de ser criativo para ajustar as demandas ao orçamento liberado, e por isso é importante manter um orçamento bem elaborado e que seja cumprido.
3. Falta de controle financeiro
Entre os riscos para realização de evento de sucesso está o descontrole financeiro.
Não adianta ter um orçamento considerável se o controle sobre ele é comprometido e até mesmo não realizado.
Isso se aplica também aqueles orçamentos mais apertados e, em ambos os casos, o controle é fundamental, até para encantar o cliente com um gasto menor que o orçado, mantendo a qualidade do evento.
Ter controle sobre o fluxo de caixa é determinante para não correr riscos e estourar o orçamento, comprometendo o evento.
4. Segurança ineficiente
Um dos maiores riscos para realização de evento de sucesso está relacionado à segurança do acontecimento.
Essa segurança envolve desde o controle de acesso até a manutenção da ordem e garantia de tranquilidade a todos, dentro e nos arredores do evento.
Ter facilidade de deslocamento até o local e a área de estacionamento são fatores importantes e que deixam mais tranquilos os participantes.
5. Problemas com equipamentos
Entre os riscos para realização de evento de sucesso há de se destacar os possíveis problemas com equipamentos de som, imagem e até em termos de estrutura.
Esse risco pode ser minimizado com testes constantes para identificar possíveis falhas e efetuar os ajustes necessários.
Ter cuidado com a parte elétrica do local também é aconselhado para se prevenir de defeitos que possam ocorrer e manter o evento dentro do esperado.
6. Espaço inadequado
Um espaço inadequado ou em local não seguro pode impactar diretamente no acesso e interesse dos participantes no evento, assim como de risco à segurança.
As condições de um salão que não sejam confortáveis e com falta de instalações apropriadas é outra condição de risco para seu evento.
Importante conhecer antecipadamente o local de realização do evento, assim como inspecionar suas instalações e condições de acesso, para que tudo possa correr bem e ser de acordo com as necessidades do cliente.
Outro fator importante diz respeito a avaliar bem o tamanho do espaço para que possa comportar a estimativa de participantes, assim como estudar se o local possui alvará de funcionamento e autorização para a realização de eventos.
Verificar a iluminação e as condições de acessibilidade são itens fundamentais para uma boa escolha e reduzir os riscos de contratar um espaço inadequado.
7. Ingressos não vendidos
Um grande risco para eventos onde sejam vendidos ingressos é o encalhe de convites.
Quando se planeja um evento e define o orçamento e preços de entrada, é necessário trabalhar com a margem de lucro que se deseja e estabelecer um limite de datas e valores para realizar promoções e conseguir vender todos os ingressos, ou pelo menos alcançar o mínimo para o pagamento dos custos e a retirada de um lucro que permita continuar com seu negócio.
Esse risco pode ser minimizado também com o acompanhamento permanente do volume de vendas e promoções no decorrer da pré-venda e durante a campanha para o evento. Além disso, contar com uma ferramenta de vendas on-line pode facilitar o monitoramento e auxiliar a acionar ações de marketing para aumentar as vendas.
8. Falta de envolvimento do cliente
O envolvimento de quem está contratando um evento é uma das principais estratégias para que tudo corra adequadamente, porém é comum que o cliente não se envolva nas definições do que espera e muitas vezes acabe solicitando até alterações durante a preparação, que podem causar impactos nos custos e causam desgastes para as partes.
O fato de se contratar uma empresa de organização de eventos e deixar por sua conta todo o processo sem definir o que se espera no dia da realização é motivo quase certo para que ocorram riscos do evento não atender às expectativas.
Para que esse risco seja reduzido é importante uma definição clara e formal do que se espera e os custos envolvidos no processo.
Outra ação para reduzir esse risco está relacionada à realização de reuniões periódicas com o cliente, para alinhar o andamento e ajustes a ser realizados.
Conclusão: riscos para realização de evento de sucesso
É importante prever os riscos para realização de evento de sucesso para que sejam adotadas medidas preventivas e de controle que possam minimizar esses riscos.
Ter um bom planejamento e considerar os riscos em todo o processo, definindo ações que possam traçar alternativas para situações que surjam, é uma estratégia importante para não ser surpreendido com condições que possam comprometer seu evento.
Deixe um comentário sobre este artigo com riscos para realização de evento de sucesso e, assim, estará nos auxiliando a apresentar sempre temas relacionados à organização de eventos que mais lhe interessem.
