A inflação é uma condição que afeta a todos os cidadãos e, embora estivesse controlada até pouco tempo, agora faz com que estejamos convivendo com um ambiente inflacionário muito forte, causando impacto geral.
Acostumamo-nos com preços de certa maneira estáveis e com mais possibilidades de não nos surpreendermos com aumentos constantes. Por isso, teremos que nos readaptar a uma realidade bem diferente e que, para muitos, é algo novo.
Como esse processo muitas vezes demora mais que desejamos, é preciso traçar estratégias no segmento de eventos, como em todas as outras atividades, a fim de manter as atividades de maneira lucrativa.
Vamos apresentar 8 conselhos para driblar inflação ao organizar eventos de maneira a não impactar em suas realizações de forma mais intensa.
1. Planejar
Uma das formas de driblar inflação ao organizar eventos é se planejar para as suas realizações.
Quando nos planejamos com antecedência e traçando estratégias adequadas para preparar todo o processo que suportará o evento, certamente teremos mais possibilidades de conseguir resultados melhores, sem passar por situações de compras urgentes ou mesmo sem uma negociação com mais qualidade.
O aumento de preços é mais afetado num processo inflacionário, por sua imprevisibilidade e, muitas vezes, por condições desfavoráveis de mercado, onde produtos se tornam escassos e as dificuldades surgem com maior frequência, em tentar garantir preços.
E isso se agrava principalmente quando não se planeja adequadamente a sua atuação, pois, em muitos casos, é preciso recorrer a compras emergenciais que tendem a ter preços mais altos ainda.
Então planejar e traçar estratégias de investimentos em estoques e parcerias pode ser determinante para reduzir prejuízos e se manter competitivo.
Contar com uma assessoria de qualidade que possa realizar uma parceria produtiva e que obtenha os melhores resultados é uma excelente maneira de conseguir sucesso nessa empreitada em realizar eventos com custos adequados, minimizando os impactos inflacionários.
2. Trabalhar com orçamento adequado
Para driblar inflação ao organizar eventos, é fundamental ser bastante controlado e avaliar todas as condições de receitas e despesas do negócio.
A elaboração de um orçamento deve ser a peça que determina a orientação de suas atividades e deve ser cumprida ou ajustada, com base em justificativas adequadas e consistentes, passa a ser o elemento que irá conduzir a organização do evento dentro de um correto controle.
A peça orçamentária precisa ser a bússola que orienta as ações, sem desvios de rota, e precisa ser o orientador de ajustes de gastos para que o resultado final seja adequado.
Normalmente, o orçamento apresenta alguma folga para aspectos que possam afetar a organização de uma atividade, porém se esse espaço for ilimitado, certamente seu preço não será competitivo.
Em tempos inflacionários, o ideal é que os orçamentos sejam realocados de outras verbas e assim possam ser ajustados de forma geral, reduzindo os impactos que eventualmente ocorram.
Orçamentos com processos de inflação são desafios bastante grandes, mas que têm como serem superados, com conhecimento, dedicação e avaliação constantes.
3. Efetuar pesquisas de preços
Uma maneira de driblar inflação ao organizar eventos é conseguir as melhores negociações com fornecedores e prestadores de serviços.
Nesse ambiente, todos os envolvidos são atingidos e é necessário o esforço do grupo para que os negócios sejam concluídos com êxito e tragam menos dores.
O segmento de eventos trabalha com diversos tipos de profissionais e empresas, como fornecedores de equipamentos, espaços , som e iluminação e de filmagens.
Todos são impactados por aumentos de preço, e, muitas vezes, por escassez de produtos, sendo assim é preciso manter uma carteira de fornecedores ampla, fugindo daqueles exclusivos e realizar cotações cuidadosas com possibilidades de identificar oportunidades e alternativas, a fim de reduzir custos e manter a qualidade.
O ideal nesse processo é que ocorra uma situação de ganha-ganha para que todos possam ser beneficiados.
4. Recorrer a tecnologia
Uma boa forma de driblar inflação ao organizar eventos é reduzindo seus custos para que possam ser exercidas todas as atividades sem impacto no resultado do evento.
E nada melhor que contar com a tecnologia para eliminar a necessidade de mais gastos com pessoal e equipamentos.
Manter a informatização possibilita assegurar maior controle e melhorar as performances e a redução de custos, com segurança e a contratação de equipamentos de apoio, entre outros aspectos. Além de melhorar a qualidade do evento.
5. Melhorar processos e produtividade
Uma excelente maneira de driblar inflação ao organizar eventos é atuar na melhoria da produtividade da equipe e fornecedores. E, para isso ,é preciso atuar sobre processos e a sua melhoria contínua.
Quando os processos são mais eficazes, é possível reduzir custos e conseguir melhorar o retorno do investimento com maior garantia de gerar caixa para negociar condições mais vantajosas ou mesmo trabalhar com aquisições em maior quantidade para obter preços melhores.
6. Garantir o controle e a redução de desperdícios
O ideal para driblar inflação ao organizar eventos é que os gastos sejam reduzidos, por isso é importante trabalhar para não gerar desperdícios, tanto nos processos de preparação como no de execução do evento.
Fundamental que sejam adequadamente planejados os detalhes de consumo e de compras e aluguéis de todos os componentes do evento, para que ocorram os menores desperdícios possíveis e assim ter gastos mais adequados em relação aos eventos.
7. Fazer eventos sustentáveis
Tornar os eventos sustentáveis está diretamente relacionado a manter as organizações com a possibilidade de reúso de materiais usados na preparação e realização dos eventos.
Tomar inciativas de controle para que não ocorram perdas e que, se ocorrerem, posam ser reaproveitados alguns materiais ou mesmo com tratativas de gerar renda em venda de materiais inservíveis.
Importante efetuar uma boa administração dos componentes que integram os eventos e elaborar planos de usar sustentavelmente tais materiais.
Considerações finais driblar inflação ao organizar eventos
É possível driblar inflação ao organizar eventos, porém isso demanda muita dedicação e trabalho árduo.
Importante manter sempre o controle e buscar alternativas e parcerias que possam unir esforços para gerar oportunidades de superar os desafios e obter os melhores resultados.
E não se esqueça de deixar sua opinião sobre driblar inflação ao organizar eventos.
