Hoje em dia, para um evento ocorrer é preciso ter estratégias e uma boa equipe para garantir que cada etapa seja realizada. Além disso, a tecnologia também deve ser utilizada para garantir que o seu evento seja um sucesso. Neste artigo falaremos sobre a organização de um evento, a importância da tecnologia em eventos e as 7 formas que a tecnologia pode ajudar em seu evento.
Organizando um evento
A organização de um evento conta com diversas etapas que, se realizadas corretamente, garantem o sucesso no grande dia. Antes de tudo, é preciso estabelecer o valor que será investido na organização. Após isso, é preciso determinar o público-alvo e o estilo do seu evento.
A escolha do público influencia na escolha do horário, quantidade de comidas e bebidas servidas pelo buffet, quantidade de mesas e cadeiras, entre outras. Já o estilo do evento influencia na escolha do tema e da decoração do local.
A contratação de fornecedores de equipamentos, iluminação do ambiente, brinquedos infláveis para as crianças, monitores e de profissionais da área da segurança também deve ser orçada.
A importância da tecnologia em eventos
A tecnologia disponível atualmente na área de eventos ajuda na organização e no planejamento e ainda proporciona maior engajamento e melhor experiência do público. Todo organizador deseja que o seu projeto seja um sucesso, e é preciso de muita atenção para reduzir os possíveis erros que possam causar efeitos negativos.
Além disso, a tecnologia na organização de eventos proporciona maior interação com o seu público, o que deixa as pessoas mais satisfeitas e confortáveis, sabendo que podem contar com a sua empresa.
7 formas que a tecnologia pode ajudar em seu evento
Abaixo, listamos as sete formas que a tecnologia pode ajudar em seu evento. Confira:
1. Ferramenta de gestão de equipes
A ferramenta de gestão de equipes é uma das formas essenciais que a tecnologia pode ajudar em seu evento, mantendo o controle sobre todas as atividades que envolvem a produção do evento.
O maior benefício das ferramentas de gestão de equipes é a possibilidade de manter o foco dos colaboradores nas atividades prioritárias, conforme planejadas. Essas ferramentas também são capazes de acelerar os resultados e ainda ampliam a capacidade de saber qual tarefa cada um está executando em tempo real.
2. Venda de ingressos on-line
Uma das formas que a tecnologia pode ajudar em seu evento é a venda de ingressos ou convites on-line. Atualmente, as pessoas buscam garantir a sua entrada no evento diretamente pela tela do smartphone do que se deslocar até o local sem a garantia que terá ingressos disponíveis. Ou seja, a venda de ingressos on-line reduz energia e tempo que seriam gastos em outras formas de vendas de ingressos.
Os pontos essenciais para obter melhores resultados na venda de ingressos on-line são: confirmação ágil, navegação rápida, opções de formas de pagamento, informações completas com todos os detalhes da programação e credenciamento, acompanhamento das mudanças de lote e link de acesso ao site oficial do evento e aplicativo.
3. Drones
Os drones são uma das formas que a tecnologia pode ajudar em seu evento. São objetos tecnológicos que estão cada vez mais populares, e fazer o uso deles em seu evento será um grande diferencial.
O uso comum é para a captação de imagens aéreas, porém há outras possibilidades, como realizar projeções de luzes LED. Os drones também são úteis para voarem com faixas ou displays sobre o local do evento.
4. Aplicativo exclusivo
Ter um aplicativo exclusivo é uma das formas que a tecnologia pode ajudar em seu evento. Nele, os participantes ficam informados sobre tudo que ocorrerá no seu evento, como os horários das atrações, proporcionando agilidade e facilidade. Outras vantagens de utilizar um aplicativo para seu evento são:
- Interação: incentiva a interação entre os participantes que apresentam os mesmos interesses, criando relações sólidas que podem se estender além do evento;
- Captação de contatos: os expositores conseguem captar dados dos participantes, como nome completo, contato, e-mail e foto, tudo com muita agilidade, facilitando a leitura das credenciais.
5. Projeção mapeada
A projeção mapeada é uma tecnologia pode ajudar em seu evento e ainda é uma das mais utilizadas para ser ter sucesso. Essa é uma técnica que permite desenvolver imagens em 2D ou 3D no formato de estruturas físicas, deixando o evento mais moderno, enriquecendo a sua comunicação visual.
A projeção mapeada pode ser aplicada em qualquer tipo de eventos, desde os corporativos até congressos. Para essa tecnologia estar presente em seu evento é preciso contratar um designer que detenha expertise a respeito dessa tecnologia e que disponha de equipamentos necessários para executar a projeção, sem esquecer da qualidade.
6. Redes sociais
As redes sociais são uma das formas pelas quais tecnologia pode ajudar em seu evento, principalmente no aspecto de sua divulgação. Usar as redes sociais assim como o Facebook para divulgar um evento é ideal para captar possíveis participantes. Nas redes sociais há diversas pessoas com gostos pessoais e interesses diferentes, o que torna possível uma boa divulgação e interação com o público. Por isso que, ao divulgar evento em rede social, é preciso colocar todos os detalhes sobre o mesmo.
7. Realidade virtual
A realidade virtual é uma das formas incríveis que a tecnologia pode ajudar em seu evento. Pode ser utilizada como forma de divulgar os seus produtos ou até mesmo se aproximar dos consumidores, tornando-se mais presente em seu dia a dia. Investir em equipamentos de realidade virtual de qualidade é uma forma de garantir boa impressão aos seus participantes. Por isso, use e abuse da sua criatividade!
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