A maioria das pessoas que desejam trabalhar na área de eventos muitas vezes não sabe de fato o que profissionais de eventos fazem diariamente, como eles organizam uma empresa de eventos e como a divulgam. Por isso, nesse artigo iremos falar tudo sobre empresa de eventos, como organizar uma empresa e como divulgá-la.
Empresa de eventos
Ao conhecer mais sobre o setor de eventos, descobrimos que é ainda maior do que pensamos ao olhá-lo de fora. O primeiro passo a saber sobre um profissional que opta por trabalhar com eventos é que há diversos tipos de eventos diferentes que exigem habilidades distintas. Listando apenas os tipos de organizadores mais comuns é possível dividi-los entre os que trabalham em eventos corporativos, sociais, festivais e acadêmicos, e que cada um apresenta diversas oportunidades.
O cerimonialista de casamentos e eventos sociais, por exemplo, é aquele que organiza formaturas, casamentos e festas de aniversário de 15 anos. Normalmente, essa é uma boa porta de entrada para o novo profissional de eventos que pode auxiliar ou organizar eventos de conhecidos e a partir daí ir se profissionalizando cada vez mais com cursos e faculdades.
Esse profissional costuma trabalhar com uma equipe formada por ele e mais um ou dois assistentes. No setor de eventos sociais, é possível encontrar empresas de eventos tipo formatura que possuem equipes maiores, já que eles trabalham em eventos que possuem mais convidados e é um mercado competitivo e desafiador.
Há também aquelas empresas que trabalham com eventos acadêmicos e empresariais onde organizam feiras, congressos, conferências e eventos internos de empresas. No lugar de convidados, esses eventos apresentam inscritos; normalmente envolve patrocinadores e planos de patrocínio, possuem uma programação composta de microeventos assim como palestras, workshops e mesas-redondas. Estes eventos normalmente são organizados por empresas que estão há muito tempo no mercado e possuem um know-how maior. O envolvimento do cliente é menos emocional do que em eventos sociais, referindo-se a uma relação totalmente profissional e a exigência é maior.
Já as empresas de eventos tipo festivais e shows realizam eventos como festivais de música, apresentações de dança, peças de teatro, entre outros eventos artísticos. A produção dos eventos pode ser tanto própria quanto terceirizada.
A produção própria, por exemplo, contrata a atração e divulga o evento com recursos próprios, de maneira que todo lucro após a realização do evento é da organizadora. Já a produção terceirizada é contratada por quem está divulgando o evento e é responsável apenas pela organização. Esse tipo de empresa geralmente já desenvolveu respeito no mercado e boa experiência e é contratada por grandes marcas para realizar os eventos.
Organizadores de empresa de eventos
Nos primeiros dias do planejamento e organização de eventos, os organizadores se reúnem com o anfitrião ou quem irá promover o evento e listam todas as ideias em um papel com os detalhes para assim organizar as ideias em um planejamento contendo as datas e as tarefas para que o evento comece a formar corpo. Durante a organização ocorrem diversas tarefas como reuniões, constante dos custos e controle rápido, verificações, pagamentos e contratos com fornecedores.
No dia da realização do evento é o momento mais intenso porque ele se concentra em um tempo de evento em que a atenção deve ser total, pois nada de errado pode ocorrer. Em dias de evento o organizador é o responsável por verificar todos os fornecedores, estar sempre em comunicação com a sua equipe e agir rápido para que tudo ocorra corretamente para que o evento seja um sucesso.
Após o evento o organizador faz uma avaliação para saber se tudo ocorreu perfeitamente bem, onde foram os pontos fortes e fracos daquele projeto. Nesse momento é feito também o balanço financeiro, no caso de eventos como formaturas e casamentos são listados os gastos extras do dia da recepção, já em outros tipos de eventos são comparadas as receitas com as despesas.
Conselhos para divulgar empresa de eventos
Abaixo listamos os melhores conselhos para divulgar uma empresa de eventos. Confira:
1. E-mail ou cartas
Diversas empresas adotam os e-mails para divulgar a sua empresa. O e-mail é um método de divulgação muito econômico. Você também pode optar por cartas e enviar por correio tanto para os clientes antigos como até mesmo para os novos clientes.
Tenha certeza de que as cartas tenham um conteúdo que os clientes se interessem em ler, como uma análise de eventos recentes na sua área, agrado personalizado (descontos, por exemplo) ou ofertas especiais. As cartas por correspondência devem possuir um valor para quem lê. A melhor forma de vender é divulgar.
2. Utilize a mídia local
As reportagens geram credibilidade do que uma publicidade paga. Para receber a cobertura da mídia local, seja da televisão, jornal, rádios ou jornais de comércio, é preciso de uma notícia nova e a hora certa. Normalmente, vale mais a pena contratar uma assessoria de imprensa ou um profissional de relações públicas, que irá conseguir um espaço para as notícias, irá atrás de representantes de veículos de comunicação e enviará para a imprensa falando tudo sobre a sua empresa. Geralmente, isso pode ser realizado em um curto prazo ou de vez em quando.
3. Crie cartões de visita para os clientes
Diversos cartões de visita são descartados algumas horas após o final de uma reunião, então para evitar isso, procure criar brindes personalizados que os seus clientes realmente utilizem, assim como um bloco de anotações com todas as informações de contato em todas as páginas. Esse bloco será utilizado e consultado todos os dias e será guardado e se tornará uma lembrança da sua empresa.
4. Redes sociais
Aproveite as mídias sociais para divulgar a sua empresa e o seu trabalho. Uma empresa de eventos para casamentos, por exemplo, pode postar foto com uma mesa bonita montada pela empresa, vídeos sobre um casamento preparado pela empresa ou dicas de como montar uma lista de presentes de casamento e aproveitar para divulgar os serviços da empresa para chamar atenção dos possíveis clientes. Uma dica é postar tudo sobre a sua empresa e as coisas que ela anda fazendo e pedir para seus seguidores compartilharem com os amigos.
Dica Especial: Organizando Eventos
E se você deseja, de fato, ter sua empresa de eventos em uma grande vitrine virtual, exposta para pessoas do Brasil e - por que não - do mundo todo, precisa conhecer logo a plataforma Organizando Eventos. Sim! É um dos grandes portais de eventos do país, com milhares de acessos todos os dias e, com isso, uma infinidade de potenciais clientes. Já parou para pensar? Então acesse agora mesmo Organizando Eventos e faça um cadastro de sua marca, que será exposta como um dos maiores fornecedores do Brasil. Viu que incrível? Agora é só aguardar os e-mails e telefonemas. Sucesso sempre!
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