Se você trabalha no setor de produção e organização de eventos, mais do que nunca deve permanecer atento às transformações do setor.
Com o avanço da tecnologia e as atuais medidas de proteção e contenção contra o coronavírus, é necessário que uma produtora de eventos 2021 se adeque às urgências e novidades do momento.
Se você quer saber o que uma produtora de eventos 2021 deve oferecer nesse novo ano, esse artigo foi feito para você.
Nele, traçaremos um panorama do setor de eventos em 2021, bem como apontaremos dicas e sugestões para o contínuo crescimento de seu negócio, especialmente levando em consideração as mudanças ocasionadas pela pandemia do novo coronavírus.
Como funciona uma produtora de eventos?
Como trabalhamos diretamente com pessoas, expectativas e desejos, uma produtora de eventos deve se atentar às preferências, objetivos e gostos do cliente.
Logicamente, o início de qualquer produção se refere ao levantamento de informações referentes ao que seu cliente busca.
Nesse sentido, é importante conhecer dados como público-alvo, quantidade de convidados, data, local, tipos de serviços e atrações (caso houver) necessárias, orçamento, entre outros.
A partir disso, uma produtora de eventos 2021 já possui informações necessárias para o começo da organização.
Caso não esteja definido o local que sediará o evento, a produtora deve ajudar o cliente a escolher o melhor espaço para eventos, adequado às necessidades e perfil da produção.
Nesse contexto, a produtora deve também realizar uma visita técnica, de modo que sejam avaliadas as acomodações e estruturas e equipamentos para eventos. Devem ser verificados o tamanho do local, acessos, estacionamento, acessibilidade para pessoas com deficiência, ventilação, entre outros.
Além disso, é necessário também verificar se Equipamentos Audiovisuais encontram condições para a correta instalação e funcionamento, caso sejam necessários.
A partir disso, serão realizados contatos com fornecedores e prestadores de serviço, a fim de garantir que o evento se concretize.
Devem ser realizados contatos relacionados à decoração, convites, buffet para eventos, lembrancinhas, recreadores, entre outros. O número de fornecedores e os serviços necessários para atender às necessidades do evento dependerá dos objetivos do evento, de acordo com o cliente.
Com esse levantamento e, mais importante, o orçamento em mãos, o cliente é consultado sobre o esqueleto de sua produção. Diante da apresentação, o contratante pode aprovar, reprovar ou ainda apontar possibilidades de alterações. Dada a aprovação, a montagem da produção é iniciada.
Ao fim do evento, a produtora de eventos 2021 deve enviar relatórios e planilhas de prestação de contas ao cliente, bem como feedbacks ao cliente e aos colaboradores e fornecedores.
As transformações provocadas pela pandemia
A atual pandemia do novo COVID-19 provocou imensas transformações em nossos modos de se relacionar e trabalhar. Nesse sentido, o setor de produção e organização de eventos sofreu efeitos significativos.
Nesse novo contexto, é essencial que sua produtora de eventos 2021 se prepare para esse novo formato de eventos.
Em primeiro lugar, é necessário permanecer atento à potência do espaço virtual para a realização de eventos, encontros e conferências.
As famosas 'lives' foram um verdadeiro fenômeno durante a pandemia, e estima-se que o segmento abrirá toda uma nova frente de trabalho, para atender às novas necessidades do mercado.
As medidas de segurança e prevenção também devem ser levadas em consideração. Embora as medidas de proteção contra a COVID-19 estejam em processo de flexibilização em diversas localidades do mundo, é essencial que sua produtora de eventos 2021 se comprometa com as recomendações de saúde.
Além da habitual máscara de proteção facial, a disponibilização de frascos de álcool em gel 70% e aferição da temperatura de convidados e colaboradores é indispensável.
Produtora de eventos 2021 e eventos pós-pandemia
Por mais que ainda estejamos atravessando a pandemia, já temos algumas pistas para pensar as alternativas para produtora de eventos 2021 e a realização de eventos futuros.
O distanciamento social, uma das principais recomendações preventivas contra o COVID-19, deve ser aplicado em filas de acesso e de credenciamento e no distanciamento entre convidados, sejam em plateias ou mesas.
O ambiente que sediará o evento deve ser arejado, com as janelas abertas. O acesso ao evento deve contar com pontos de descontaminação, com totens de álcool em gel 70% para desinfecção das mãos, entrega de máscaras de proteção facial e medição da temperatura corpórea.
Vale lembrar que as medidas de prevenção devem ser reforçadas diante dos convidados, por exemplo, com a solicitação de que as máscaras faciais sejam retiradas somente para beber ou comer.
Nesse sentido, é válido também apontar a importância de soluções desinfetantes, passíveis de aplicação em tapetes e carpetes, como mais uma medida de prevenção.
Para que as medidas sejam efetivas, algumas sugestões incluem:
- demarcação de espaços, para garantir o distanciamento social;
- estabelecimento de escalas de limpeza de espaços comuns do local;
- espaços próprios para o consumo de bebidas e alimentos;
- comunique-se com os participantes, desencorajando contatos físicos (como apertos de mãos e abraços) e reiterando as medidas adotadas;
- verifique as recomendações do governo e demais órgãos relevantes para seu Estado.
A adoção das medidas acima não somente reduzirá as chances de contágio do novo Coronavírus como também ilustrará o comprometimento de seu negócio com os protocolos de saúde, instituídos pelos órgãos referência em saúde.
Conclusão sobre o que uma produtora de eventos 2021 deve oferecer
Diante do exposto neste artigo, é possível concluir que uma produtora de eventos 2021 deve se atualizar nas tendências tecnológicas e organizativas para a melhor oferta dos serviços.
Além disso, a atual pandemia ocasionada pelo COVID-19 nos aponta a necessidade de refletirmos sobre as medidas de segurança, visando à contenção do vírus.
Nesse contexto, torna-se preciso alinhar o seu negócio com as demandas e necessidades atuais. O comprometimento de seu serviço com a saúde dos convidados e contratantes envolvidos evidenciará os princípios e seu comprometimento na luta contra o coronavírus.
Esperamos que tenham gostado, aprendido e encontrado inspirações em nosso artigo. Restou alguma dúvida? Você tem alguma sugestão que não está no artigo a respeito de produtora de eventos 2021? Nesses casos, basta deixar seu comentário abaixo para o nosso time de especialistas em produções e eventos.
