Eventos de alcance internacional podem ser realizados por empresas com foco em assuntos corporativos, utilizando estratégias para alinhar modelos de negócios, desse modo, ocorrerá o envolvimento de diversas empresas de um determinado grupo ou de filiais espalhadas pelo planeta.
Há, ainda, eventos que se propõem a oferecer temas de interesse global para a comunidade, sendo eles: acadêmico, cultural, treinamentos, lançamentos de produtos e serviços etc. Todos os exemplos podem ser de abrangência planetária e acessível aos mais diversos participantes.
Com o auxílio da tecnologia e com a possibilidade de os eventos serem realizados de forma on-line, há uma expansão desses tipos de eventos, com participações remotas, que já são realidade. Em decorrência dessa constatação, é necessário adotar diversas medidas para que o evento em nível internacional seja bem sucedido.
A seguir, vamos apresentar nove sugestões para organizar eventos multinacionais com sucesso.
1. Planeje adequadamente seu evento
Os cuidados para organizar eventos multinacionais são comuns àqueles que se realizam no próprio país, entretanto, devem ser avaliados aspectos específicos que podem impactar a realização do evento.
Para que tudo seja considerado e todos os detalhes estejam previstos, é fundamental que se efetue um bom planejamento de todas as etapas de organização e de realização do evento, visando a se preparar adequadamente para que tudo ocorra com sucesso e sem riscos.
Importante também contratar uma assessoria profissional que possa auxiliar nesse processo, assim como definir a infraestrutura e os equipamentos necessários.
Um bom planejamento define o melhor período para realizar o evento, as necessidades de suportes, os objetivos e o tema dele, além de avaliar aspectos específicos para viabilizá-lo, contando com a participação de um público interessado em acompanhar esse evento.
2. Defina o calendário do evento
Para organizar eventos multinacionais com sucesso, é preciso definir o calendário desse evento, estabelecendo datas, carga horária e duração diária.
É preciso disponibilizar, ainda, um período que seja viável para que as pessoas possam acompanhar sem contratempos. Assim, quanto à transmissão do evento, este deve privilegiar os participantes que estão em países com diferença de fuso horário.
Verifique também a competição de outros eventos no mesmo período e adapte o seu à melhor alternativa possível, visando garantir a participação desejada.
3. Divulgue o evento
Importante organizar eventos multinacionais de qualidade, verificando todos os seus detalhes. Contudo, se o evento não tiver uma divulgação adequada, ele possivelmente não será conhecido e não atrairá mais participação.
Efetuar um plano de divulgação com uso de redes sociais e de e-mail para definir o evento e seu conteúdo é um recurso fundamental para aumentar a audiência e o interesse do público no evento. Utilize, também, a publicidade local para atrair mais atenção e ter mais sucesso na adesão a seu evento.
4. Estabeleça o modelo de transmissão e de participação
Ao organizar eventos multinacionais, é necessário definir o modelo de transmissão e de realização do evento, podendo ser presencial ou on-line. E para cada tipo, as condições de preparação e de recursos a serem disponibilizados são bem específicas.
Eventos presenciais necessitam de um espaço específico para serem realizados. Assim, eles precisam de todo um processo de busca do local e da contratação, requerendo contatos nos países onde os eventos serão realizados.
No caso de apresentações de produtos ou de serviços, é possível substituir a necessidade de espaços físicos pela realidade virtual, contando, assim, com diversos recursos tecnológicos.
5. Cuide do processo de tradução simultânea
Ao organizar eventos multinacionais cujo público é formado por indivíduos de diversas nacionalidades, é importante requerer o acompanhamento de tradução simultânea do inglês para o idioma nativo dos participantes. Isso quando a apresentação não for realizada no idioma local, como o português do Brasil.
O inglês se tornou o meio de comunicação mundialmente conhecido, porém, pode acontecer de alguns participantes terem dificuldades em acompanhar essas apresentações. Assim, pensar nesse aspecto pode ser um recurso importante para atrair mais participantes.
6. Escolha o tipo de plataforma e a velocidade de internet
Para que se possa organizar eventos multinacionais com qualidade, é preciso investir em uma plataforma de transmissão de conteúdo. Esse recurso é inquestionável até em eventos presenciais, pois permite concretizar inscrições e acompanhar o material, mesmo após a conclusão do evento.
Plataformas de qualidade permitem que seu uso tenha segurança e monitoramento constantes em todas as suas etapas de comercialização, divulgação e acompanhamento.
Cuidar, ainda, da qualidade de imagem e de som e trabalhar com equipamentos de ótima performance são elementos determinantes para alcançar o sucesso do evento.
7. Defina convidados e agenda
Definir os palestrantes e o público que se deseja alcançar são fundamentais para uma melhor assertividade na participação do evento, valorizando-o. Convidar expositores e atrações que sejam reconhecidas pelo público-alvo significa uma melhor adesão e interesse em participar do evento.
Com uma análise de temas e com a participação confirmada dos convidados, é possível elaborar a agenda do evento, anteriormente mencionada.
8. Elabore um orçamento
Em eventos multinacionais, não se pode desconsiderar a necessidade de trabalhar com um orçamento bem avaliado. Isso é fundamental em qualquer evento, porém, nos que são realizados para atender pessoas no estrangeiro, esse processo deve ser mais bem preparado, devido aos custos e às taxas específicas que devem ser considerados para que tudo corra bem.
Além disso, o orçamento é o fator determinante de limitações e de acompanhamento de investimentos a serem realizados, e ele deve ser o balizador deles, inclusive para apurar os resultados alcançados com o evento.
9. Verifique os cuidados a serem seguidos quanto à cultura local
Ficar atento à cultura dos participantes é um aspecto bastante importante, pois evita que o evento se torne contrário aos padrões sociais de onde ele ocorrerá. E isso deve ser bem avaliado para evitar riscos à sua marca.
Considerações finais sobre organizar eventos multinacionais
É preciso ter bastante atenção e cuidar de detalhes específicos ao organizar eventos multinacionais que possam ser um sucesso. Neste artigo, apresentamos algumas sugestões a serem adotadas para que o evento ocorra sem riscos.
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