Você sabe qual é o papel do produtor de eventos? Nesse artigo falaremos tudo sobre o produtor de eventos e o que ele pode agregar para os convidados em um evento.
O produtor de eventos
O produtor de eventos é o profissional responsável pelo desenvolvimento de atividades de logística, planejamento, apresentação de fornecedores especializados e administração dos recursos. O produtor é aquele que a sua responsabilidade está relacionada a toda infraestrutura e logística que um evento exige.
Ele é aquele que centraliza todas as partes operacionais, organizacionais e administrativas de um evento. Esse profissional deve saber organizar, planejar, orientar e acompanhar todas as etapas da realização de um evento, seja empresarial, festa, formatura, casamento, show, entre outros. É o produtor de eventosque também busca agradar os convidados e participantes do evento garantindo uma boa decoração, iluminação, segurança, acomodação, Buffet e música e é ele que deve ter um "plano B" caso ocorra algum imprevisto no dia do evento.
O que um produtor de eventos pode agregar para convidados
Muitas pessoas acreditam que o produtor de eventos é útil somente para auxiliar na organização de um evento, mas uma das suas principais funções é a de elaborar uma programação que agrade os seus clientes e faça com que eles se engajem. Sendo assim, o que um produtor de eventos pode agregar para convidados?
A importância do planejamento
O planejamento de um evento é uma das partes essenciais do todo, visto que, sem ele, não é possível agradar os seus convidados. O produtor de eventosé a parte mais importante não só para auxiliar na organização da programação de eventos, mas também para preparar uma experiência inesquecível para os convidados.
Mensuração
Nada pior do não que ter pessoas recomendando sobre a sua empresa, não é mesmo? Normalmente há convidados que ficam insatisfeitos com algumas partes do evento, seja um problema antes, durante ou depois. Nesse sentido, há duas perguntas importantes: a sua empresa sabe lidar e aprender com os erros? Você sabe quais são os principais problemas que ocorrem nos eventos?
Como o produtor de eventos possui experiência nessa área, ele está sempre pronto para auxiliar a medir a satisfação dos convidados e participantes. Independentemente dos objetivos que foram traçados com o evento é muito importante saber quais foram as impressões dos participantes e se eles se engajaram como você esperava com a programação. As formas que os produtores analisam o sucesso do seu evento são:
- Pesquisas: etapa onde se envia um formulário fácil, objetivo e de rápido preenchimento com o intuito de incentivar o maior número de pessoas a preenchê-lo dizendo quais foram as percepções que tiveram;
- Redes sociais: fácil de monitorar e mensurar a reação dos participantes, entendendo quais foram as principais criticas e elogios;
- Vendas: vendeu alguma coisa durante o evento? Então é essencial ver se as vendas atingiram o objetivo traçado e comparar com um dia normal de vendas. Caso o número seja alto, isso mostrará que as pessoas compraram a sua ideia e desejam continuar a vivê-la após o fim das programações;
- Parcerias: outra maneira para verificar se os convidados tiveram uma boa experiência com o seu evento é analisar se houve pedidos de parcerias para novas edições ou até mesmo para o dia a dia da empresa.
O produtor de eventos é um profissional importante para que a sua programação consiga surpreender os participantes e fazer com que eles tenham uma percepção boa sobre o seu evento. Dessa forma, pense nele como um investimento na qualidade de planejamento e na experiência final dos usuários.
Capacidade de adaptação.
Além de tudo, o produtor de eventos possui a capacidade de se adaptar, ou seja, sabe lidar com qualquer tipo de imprevisto, isto é, com aqueles momentos que requerem ações imediatas e que são inevitáveis.
O produtor é capaz de encontrar maneiras de lidar com os problemas da forma mais rápida possível, sem que os convidados percebam e consegue evitar dores de cabeça. Com isso, o produtor de eventos pode deixar os convidados mais satisfeitos com o seu evento.
Criatividade
O produtor de eventos é um profissional que possui criatividade que é necessária para criar eventos bons que atraiam novos públicos.
Além disso, o produtor sabe fazer uma boa divulgação, criar uma imagem nova e única do evento, realiza boas ações de crowdfunding e também de branding. O produtor está sempre se atualizando para trazer a melhor experiência para aqueles que contratam e para aqueles que vão a um evento criado por ele.
Facilidade de relacionamento
O produtor de eventos é um dos profissionais que mais possuem facilidade de relacionamento, seja com quem contratou e até mesmo com os convidados.
O produtor de eventos sabe lidar com os mais diversos tipos de indivíduos. Além da simpatia e a boa vontade, o produtor precisa saber falar outras línguas para poder se comunicar e relacionar com possíveis convidados estrangeiros para entender e saber como direcionar o mesmo dentro do evento.
Foco nos detalhes
O produtor de eventos é aquele que sempre presta atenção a todos os detalhes para garantir o sucesso do evento e para garantir também que o convidado fique satisfeito e confortável.
O produtor é aquele que se preocupa até mesmo com os pequenos detalhes para que nada falte, sobre ou que ocorra algum problema no dia do evento. O produtor de eventos está sempre ciente e atento a tudo, sempre antecipa problemas, garantindo até mesmo a segurança das pessoas presentes no evento.
Ideias com tecnologia
O produtor de eventos sempre está aprendendo e inovando no contexto dos eventos que produz. A tecnologia está sempre presente em nosso dia a dia e é possível inclui-la em um evento, até mesmo na produção.
Utilizar a tecnologia é agradar e encantar o cliente e os convidados deixando-os surpresos. As principais tecnologias utilizadas são:
- bilheterias online;
- planilhas;
- sistemas de divulgação na rede;
- programas de gestão;
- projeção mapeada, entre outros.
As opções são diversas e deve estar aliado à criatividade.
Gostou do artigo sobre o produtor de eventos e o que pode contribuir para os convidados? Deixe o seu comentário a seguir e continue acompanhando o nosso blog!
