Você bem sabe que organizar evento perfeito passa por estabelecer diversas etapas de planejamento e execução para que tudo corra dentro do planejado e o evento seja concluído com bastante êxito.
Neste artigo, vamos apresentar duas atividades fundamentais para garantir um evento perfeito: a elaboração e a atenção ao cronograma, usando essa ferramenta como um importante controle de realização de todas as fases com exatidão e sem sustos ou imprevistos.
A importância do cronograma ao organizar evento perfeito
Para auxiliar a organizar evento perfeito, vários controles têm de ser adotados, pois como um evento envolve diversas atividades e fases.
Muitos organizadores tendem a achar que a experiência que possuem será suficiente para definir e cumprir prazos e ações na organização de um evento, porém esse é um erro que pode levar a problemas quanto à realização do evento.
Para que isso não ocorra, é importante estabelecer um cronograma que contemple todas as etapas de organização e realização de um evento.
Elaborar e ter atenção ao cronograma é fundamental para garantir a realização dentro do esperado e buscar soluções para aquelas situações imprevistas, dentro de prazos adequados, assim, além de conseguir assegurar que o evento seja realizado sem problemas, estará atendendo ao prazo estabelecido.
O cronograma deve contemplar as etapas de maneira detalhada e que possam ser verificadas, atestando que tudo estará sendo realizado corretamente.
Importante que a cada evento deve ser realizado um cronograma específico, que pode ter como base um modelo prévio, porém adaptado às características específicas do evento.
Recorrer a tecnologia
Para elaborar um cronograma com maior segurança e com possibilidades de acompanhar suas etapas, o ideal é contar com recursos tecnológicos de controle que podem auxiliar.
Uma forma prática e acessível é usar planilhas eletrônicas, que poderão indicar as colunas para permitir o acompanhamento da execução do cronograma.
No entanto, existem programas de controle que podem ser usados e permitem identificar os status e fornecer alertas de datas em dispositivos móveis, auxiliando assim o monitoramento das etapas.
Esses controles são mais seguros por possuírem sistemas de backups que impedem que os dados sejam perdidos e comprometam o controle do evento, impactando diretamente no resultado final do evento.
O cronograma pode ser realizado em apontamentos em papel, entretanto nesses casos a chance de cometer erros ou falta de atualização de dados é maior, e assim não convém arriscar.
Usar a tecnologia a seu favor é sempre a melhor opção para garantir segurança e produtividade em seu trabalho, e o cronograma terá então cumprido um papel de controle importante como elemento de apoio ao evento e atenderá às suas necessidades com um controle adequado.
Como elaborar um cronograma
Toda atenção ao cronograma irá assegurar organizar evento perfeito por ser um instrumento de acompanhamento que manterá tudo sob controle de maneira mais correta possível.
Para isso, a elaboração de um cronograma deve estabelecer as fases e ações a ser executadas, e quanto mais discriminadas e definidas com seus responsáveis e prazos, mais se conseguirá sucesso com esse controle.
Incluir os status de cada ação e efetuar seu acompanhamento diário é determinante para conseguir obter o melhor aproveitamento do cronograma e garantir um evento de sucesso.
Importante detalhar ao máximo possível todas as atividades a ser realizadas e seus responsáveis, que devem atualizar suas ações e status e identificar a necessidade de execução adicional para atender aos prazos e resultados esperados.
O cronograma tende a evitar que se percam prazos e tarefas, eliminando a necessidade de recorrer a compras urgentes, gerando economia e garantia de realização do evento dentro do previsto e com a qualidade desejada.
Defina o tempo de maneira justa
O maior impacto na organização e realização de um evento é correr contra o tempo.
Isso pode ocorrer por vários motivos, mas existem duas situações que gostaríamos de destacar: postergar tarefas e definir tempos de execução muito apertados.
Ambas as situações causam muitos transtornos à equipe que está envolvida no evento e pode causar danos nas etapas que devem ser realizadas.
Importante então é definir prazos mais adequados e que possam ser cumpridos de maneira adequada, sem datas de difícil realização ou que possam ser cumpridas com muita lentidão.
Esse é um aspecto importante que estará relacionado diretamente à satisfação do cliente e também aos custos com o evento, isso porque, datas muito apertadas podem originar contratações urgentes com preços mais elevados, assim como prazos mais dilatados e incorretos em relação a complexidade das atividades, se relacionarão, diretamente, a custos de pessoal e administrativos inadequados.
Definir o tempo das tarefas parece uma tarefa fácil, mas envolve variáveis muitas vezes complexas e por isso mesmo devem ser bem analisadas para as corretas definições.
Dados do cronograma
Além de datas, atividades, status em que se encontram, responsáveis e ações a ser adotadas para cumprir o planejado, é importante que o cronograma detalhe com grande quantidade de informações quanto a todos os fornecedores a serem contratados.
Por isso, a contratação de atrações, como equipes de som, músicos, bandas, pessoal de apoio de segurança, garçons, Buffet, material, espaço que será realizado o evento, infraestrutura, cuidados de decoração do ambiente etc. é algo essencial para o bom funcionamento da estrutura.
Todos os detalhes devem estar devidamente informados e descriminados no cronograma, garantindo assim que nada seja esquecido e o sucesso do evento seja garantido.
Controles sobre o cronograma
A atenção ao cronograma é fundamental para que essa peça de controle possa atender aos objetivos a que se propõe, de ser um importante instrumento de controle para viabilizar um evento perfeito.
Manter somente o cronograma como uma exigência de processo, sem atuar sobre seus dados, acompanhando, analisando e realizando os devidos ajustes não trará os benefícios que se espera desse controle.
Nesse aspecto, manter o cronograma sempre atualizado e ajustando seus status de execução, são elementos fundamentais para que esse recurso funcione adequadamente como elemento de indicação de necessidade de maior atuação para que tudo seja realizado dentro do previsto.
Considerações finais
Elaborar e ter atenção ao cronograma estabelecido para um evento é a garantia de que estará conseguindo organizar evento perfeito.
O cronograma é uma peça importante e que deve ser seguido atentamente para evitar imprevistos e problemas com a realização de um evento.
Acompanhar as datas e atividades definidas, com a indicação de seus status e atuação para ajustar eventuais atrasos, é uma ação fundamental para que tudo corra bem.
Então, elabore e controle seu cronograma e consiga os melhores resultados em seu evento, sem riscos.
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