A formatura é um momento muito importante na vida de uma pessoa, até porque é quando comemora sua conquista! Mas, como uma festa de formatura deve ser organizada? Nesse artigo vamos falar tudo sobre a formatura e ainda daremos dicas para fazer festa de formatura inesquecível.
A formatura
É um momento de celebração, diferente de um casamento ou aniversário, uma festa que deve ser organizada com todos os cuidados possíveis.
O significado da graduação é mais do que um simples diploma, a formatura representa o final de um ciclo, conquista, vitória, despedida e inicio de uma nova fase da vida. Então, nada mais justo que comemorar esse momento ao lado de todos que estiveram ao nosso lado durante todo esse tempo.
Dicas para fazer festa de formatura
Abaixo listamos as melhores dicas para fazer festa de formatura. Confira:
1. Comissão de formatura
Uma das dicas para fazer festa de formatura é reunir um número de alunos que estejam interessados em participar da comissão, um papel muito importante e de muita responsabilidade. Além de lidar com dinheiro, terá que fornecer o melhor, gastando o mínimo possível. Além de tudo, é a comissão que contratará os serviços e assinará os contratos.
É recomendado ter no mínimo 8 a 10 participantes na comissão e um deles será o presidente que entra em contato com fornecedores, pesquisa preços e será o elo com os formandos. Depois de definir o presidente, é o momento de definir quem será o tesoureiro que é responsável pela arrecadação de dinheiro e pagamentos.
Todos os gastos devem ser inseridos em uma planilha, todas as decisões devem ser registradas em uma ata e a comissão deve ser responsável pela arrecadação de fundos através de rifas, por exemplo. Uma das dicas para fazer festa de formatura é começar a planejar a formatura dois anos antes do fim do curso para assim ter mais tranquilidade na hora da organização.
2. Quantidade de alunos
Uma das dicas para fazer festa de formatura é verificar quantos alunos estão interessados em participar. Antes disso, a equipe de comissão deve se apresentar aos formandos, explicar o que foi decidido na reunião e assim saber quantos interessados terá, até porque pode ter pessoas que não querem ou até mesmo não possuem condições para participar da festa.
Lembre-se que quanto menos alunos, mais alto será o valor, podendo tornar a formatura inviável para a maioria dos alunos. É preciso informar aos interessados que terá uma cobrança mensal obrigatória, que todo fluxo de caixa será lançado em um site ou blog com acesso disponível 24 horas diárias, que a comissão aceita sugestões que podem ser levadas a uma reunião e serão aprovadas se forem viáveis.
3. Data da festa de formatura
Uma das dicas para fazer festa de formatura é escolher a data para o primeiro trimestre do ano seguinte ao término do curso. O final do ano é sempre tumultuado por conta das festas de ano novo e natal, por isso é melhor evitar. A melhor data para a formatura seria um dia após a colação, quando todos os formandos ainda estão reunidos, até porque sempre tem algum aluno que mora em outra cidade.
4. Fornecedores
Uma das dicas para fazer festa de formatura é começar os fornecedores e quando encontrar a empresa com qual se identifique, procure realizar uma reunião e tirar todas as suas dúvidas. A proposta deve ser detalhada e clara para que não tenha mais nenhuma dúvida. É preciso se informar se a empresa fornece convites, pacotes com fotógrafos, se a empresa fornece beca e canudo, músicos para a formatura, se o fornecedor oferece ou indica um ambiente para o baile e colação, qual banda irá tocar na formatura, iluminação, qual será o cardápio do Buffet, decoração do baile e se a empresa fornece serviços de manobristas. É preciso analisar tudo com calma junto com a comissão e só depois marcar uma reunião com os formandos com todas as informações e mãos. Lembre-se também de pedir um contrato, verificar se há processos contra a empresa que você escolheu e se há reclamações.
5. Escolha do ambiente
Caso o fornecedor não indique ou não possuírem um local para o seu evento, uma das dicas para fazer festa de formatura é escolher um local calculando uma média de 10 convidados por formando. O tamanho do local deve ser compatível com a quantidade de pessoas que estarão presentes na festa, ter segurança com portas de emergência, extintores, uma equipe de segurança e ser bem ventilado. O local também deve ser de fácil acesso e livre de congestionamentos. As condições de higiene do local devem ser impecáveis e ter um bom número de sanitários. Também é preciso verificar se o local possui um palco e se há estacionamento.
6. Orçamento
Uma das principais dicas para fazer festa de formatura é depois de definir todos os preços, somar e dividir em partes iguais para todos os alunos. Normalmente são feitos boletos de pagamento bancário e cada formando assina um contrato determinando o pagamento de uma multa caso ocorra alguma desistência.
7. Organizando a colação de grau
Essa é a parte que é de responsabilidade da comissão de formatura indicar os oradores, homenageados, composição de mesa, entre outros. Para isso, faça uma lista com opções de nomes e distribua aos formandos pedindo para os mesmos votarem em quem eles preferem. Já para a função de jurador e orador é preciso perguntar aos formandos quem está interessado e fazer a votação.
8. Convites
A dica é entregar os convites com pelo menos 20 dias de antecedência para dar tempo de todos os convidados se programarem. Normalmente cada formando tem direito a um numero de convites e ninguém pode entrar na festa sem apresentar o convite, assim evita penetras ou excesso de convidados.
9. O baile
Há poucas coisas que precisam ser providenciadas, uma vez que o fornecedor contratado tomará conta de todos os detalhes, portanto vale lembrar que terá três valsas: primeira dança com algum dos pais, padrinho ou madrinha e a última com um dos convidados. Então, peça aos alunos escolherem e definirem com quem eles irão dançar.
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