Eventos podem ser realizados de maneira pública, de modo que, para participar não há necessidade de convites ou ingressos, nesses casos o evento se torna de livre acesso a qualquer pessoa que tenha interesse.
Porém existem eventos privados em que os participantes que quiserem comparecer devem adquirir ingressos ou serem autorizados a ter acesso.
E nesses casos a maior preocupação é que sejam impedidas entradas de pessoas não autorizadas, os famosos penetras, que se tornaram, em muitos casos, personagens que buscam desbloquear controles, a segurança e vigilância dos eventos.
Em muitos casos os penetras não encontram obstáculos para ter acesso ao evento, eles são encontrados em vários tipos de eventos, desde festas privadas, até grandes eventos, sendo uma preocupação para os organizadores.
Vamos ver a seguir 8 dicas de como evitar penetras em eventos.
Por que é importante evitar penetras em eventos?
Evitar penetras em eventos deve ser o objetivo de qualquer organizador que deseje manter o evento seguro e que possa atender da melhor maneira aos participantes autorizados.
Reduzir as possibilidades de riscos para a segurança também é uma maneira eficaz de evitar penetras em eventos, além de manter o controle quanto ao resultado esperado no evento.
A organização e segurança devidamente eficientes é outra maneira evitar penetras em eventos, resultando no sucesso em seu planejamento e controles adotados.
Evitar penetras em eventos permite que o planejamento de todos os aspectos, em relação ao atendimento, serão executados adequadamente, assim a contratação e estimativa de preparação dos itens de Buffet, compra de brindes, quantidade de serviços de coffee break e até mesmo a capacidade e qualidade de espaço onde o evento se realiza, estão atendidas, sem comprometimento do conforto e segurança dos convidados.
Enfim, evitar penetras em eventos garante a tranquilidade e a conclusão de um evento de sucesso para todos.
1. Invista em tecnologia
Recorrer a tecnologia para controlar o acesso e monitorar o evento é um fator fundamental para assegurar mais controle e manter o evento seguro e com condições de atender ao planejamento definido.
Instrumentos de identificação dos convidados, autorização automática, controle de lotação e de vendas de ingressos ou distribuição de convites, reduzir possibilidades de fraudes e garantir que as previsões de serviços atendam as quantidades de participantes que estão autorizados para acesso ao evento.
Tudo repercutindo na qualidade e sucesso do evento.
2. Avalie as possibilidades de acesso
Avaliar os riscos de segurança no local do evento é um fator importante para manter um evento com condições adequadas e com controle sobre situações inseguras.
Dessa forma é importante avaliar se o evento será realizado em áreas abertas, como chácaras ou se os espaços serão fechados, como salões de festas.
Conforme a característica do local é preciso avaliar as condições de acesso, mesmo que sejam difíceis e manter uma maior vigilância nesses perímetros.
3. Reforce o controle da identificação de acesso na portaria
A tecnologia tem papel fundamental nessa etapa de autorização de entrada, pois efetua um controle de diversos aspectos para permitir a liberação dos convidados.
Porém a presença de segurança física complementa esse trabalho de forma mais efetiva.
Adotar um processo automático reduz os riscos mas, manter a segurança presencial possibilita intervir em situações de conflitos ou de tentativas de burlar controles.
4. Não abra exceções
Muitas vezes os próprios organizadores ou mesmo os contratantes do evento abrem exceções que podem gerar problemas durante o evento.
O consumos de serviços não previstos como alimentação, bebidas e outros detalhes, que podem acarretar no mal atendimento aos convidados definidos previamente.
Isso pode comprometer a avaliação do evento, além de ser um componente de geração de riscos a segurança.
5. Controle a quantidade de convidados
Eventos têm limitações de espaços e de contratações de apoios diversos, como segurança, serviços de atendimento, estruturas de atendimento aos participantes, como banheiros e condições de conforto.
O controle de quantidade se torna fundamental para identificar a ocorrência de penetras e também para manter a realização do evento com as condições previstas no planejamento, quanto a segurança e comodidade dos convidados.
6. Priorize convites digitais
Evitar emitir convites impressos é uma boa maneira de evitar penetras, que não terão como falsificar autorizações de acesso.
Trabalhe com programas de sistemas inteligentes e que possam garantir o controle de emissão de convites e ingressos, pois são mais seguros para evitar falsificações ou fraudes de qualquer tipo.
7. Controle a quantidade e identificação dos prestadores de serviços
Exerça uma atuação bastante rígida sobre o processo de autorizar os prestadores de serviços que trabalharão no evento.
Manter controles idênticos aqueles que são aplicados para os convidados é uma atribuição de segurança que deve ser adotada para evitar penetras e assim reduzir os riscos de problemas no evento.
8. Restrinja as possibilidades físicas de entrada
Mesmo em áreas abertas é necessário que se restrinjam as entradas de participantes ao evento.
Definir uma forma de isolar o local e que seja segura para não ser transposta é um fator fundamental para evitar penetras.
Essa ação, em conjunto com a avaliação do perímetro e vigiar os pontos prováveis que possam permitir entradas não autorizadas, são um excelente meio de coibir acessos indevidos.
Para locais fechados que possuam diversos acessos ou possibilidades de saídas, todos esses devem ter a segurança de impedir acessos, realizada adequadamente.
Considerações finais sobre evitar penetras em eventos
Várias são as ações que podem ser tomadas para evitar penetras em eventos, porém o risco de entrada de pessoas não autorizadas sempre permanece.
Para que esses riscos não se concretizem é necessário investir em tecnologia de controle e a presença de seguranças que possam inibir participantes não autorizados, mantendo o evento livre de problemas.
Qual sua opinião sobre esse tema? E deixe um comentário sobre evitar penetras em eventos.
