Você está organizando um evento e não sabe como escolher o local para a realização dele? Nesse artigo falaremos tudo sobre a organização de eventos e daremos as melhores dicas de sucesso para locação de imóveis para eventos.
Organização de eventos
A organização de eventos é um processo que inclui o orçamento, escolha do local, escolha da temática, decoração, contratação de fornecedores assim como o Buffet, entre outros. Além disso, é preciso escolher o tipo de evento, se ele será uma festa, convenção, show, cerimônia ou corporativo, para assim definir as outras etapas de organização.
O local
Escolher um local adequado no momento de fazer seu evento é muito importante e para isso você deve levar em consideração aquele ambiente que se encaixa ao tipo de evento que você está produzindo e é preciso garantir um espaço adequado para acomodar todos os convidados para que o lugar não fique lotado e acabe sendo desconfortável para as pessoas.
A escolha do local deve ser feita com antecedência para garantir que no dia o evento não fique sem ambiente para acontecer ou evitar que algum imprevisto ocorra. É muito importante também definir qual será o porte do seu evento, se ele será pequeno, médio ou grande, para assim definir outros fatores na hora da escolha do local do evento.
Dicas para locação de imóveis para eventos
Abaixo listamos as melhores dicas para a locação de imóveis para eventos. Confira:
1. Alvará de funcionamento
Uma das principais dicas para a locação de imóveis para eventos é verificar se o local escolhido possui alvará de funcionamento para evitar imprevistos ou problemas, assim como ter que encerrar o evento antes da hora. Para verificar isso procure checar por meio do site, converse com os vizinhos e com pessoas que já alugaram esse local, ligue para a prefeitura e procure solicitar presencialmente o dono do local e os documentos sobre a autorização para a produção de eventos.
2. Quantidade de pessoas
É muito importante ter em mãos quantas pessoas estarão em seu evento e quais são as chances de chegar mais público na hora marcada caso esteja vendendo convites na portaria, e se estará disposto a evitar a entrada de outros quando os ingressos esgotarem. É muito importante fazer estas perguntas e avaliar se será preciso escolher um local com possibilidade de ampliação. Procure sempre evitar a lotação do ambiente.
3. Acessibilidade
Outra dica para a locação de imóveis para eventos é garantir a acessibilidade do local para os seus convidados, evitando que eles tenham dificuldade em chegar. Também é preciso garantir que o local do evento possua estacionamentos e se existe linhas de ônibus ou pontos de taxi próximos. Para isso procure elaborar um mapa de acesso ao local com todos os detalhes sobre meios de transporte e divulgar em newsletters, flyers e convites do evento. Também é preciso garantir que o local possua fácil acessibilidade aos portadores de deficiência física por meio de rampas e elevadores.
4. A estrutura
Uma das melhores dicas para a locação de imóveis para eventos é verificar se o imóvel possui a estrutura desejada para o seu evento. Caso não possua, você pode solicitar e combinar com o fornecedor de preparar o espaço incluindo os elementos essenciais com antecedência. Procure preparar o local com assentos adequados para a sua duração e que estejam dispostos de forma correta.
Caso seja uma conferência, por exemplo, faça um layout que possibilite uma dinâmica maior entre os participantes, mas caso seja uma festa livre, deixe as cadeiras e mesas longe do local onde os convidados estarão andando. Caso o seu evento tenha um palco, lembre-se de que os convidados e participantes precisam ter uma visão mais clara do palco, então providencie telões e faça um palco um pouco mais alto.
Além disso, é muito importante testar junto a um operador de vídeo e áudio todos os vídeos que serão utilizados durante o evento e preparar a sua equipe operacional com todos os scripts e horários necessários para garantir sucesso do seu evento.
5. Segurança
Garantir a segurança é uma das principais dicas para a locação de imóveis para eventos. Para isso é muito importante verificar se há uma estatística alta de assaltos ou roubos no bairro no qual você deseja que ocorra o seu evento. É muito importante garantir segurança aos convidados, até mesmo do lado de fora do evento. Procure levar em consideração as saídas de emergências e se as mesmas funcionam e se são de fácil acesso. A segurança do local também deve ser composta por equipes responsáveis pelo público e manter todos seguros.
6. Condições sanitárias e da cozinha
Verificar as condições sanitárias e da cozinha do local que ocorrerá o evento é mais uma das dicas de locação de imóveis para eventos. Procure visitar o local antes de contratar e verifique se ele possui banheiros e se estão em boas condições de uso, se a quantidade atende confortavelmente o público e se ainda há serviços de limpeza, caso você não possa contratar uma empresa terceirizada e até alugar banheiros químicos. Sobre as condições da cozinha é preciso verificar se ela possui utensílios, água potável e gás.
7. Acústica
Conferir a acústica do local é outra dica sobre a locação de imóveis para eventos. Mesmo que você contrate uma boa empresa de som, é preciso verificar se o ambiente escolhido possui uma boa sonorização. Se o local for fechado e houver uma banda em seu evento, procure verificar se é possível ter isolação acústica no local. É muito importante considerar também a facilidade para passagem de cabos de som e a entrada de equipamentos, banheiros para as equipes de montagem e banda e sistema de sonorização.
8. Iluminação
A última dica para a locação de imóveis para eventos é checar se o local possui uma iluminação adequada, pois ela torna o ambiente mais agradável para os seus convidados. Procure contratar um bom profissional para lhe auxiliar nessa tarefa. Ele pode ajudar a criar uma atmosfera ideal por meio de cores, jogos de luz e intensidade. Tudo isso possui um impacto visual que pode surpreender o seu público. A iluminação possui técnicas como LEDS, jogos de luz com a utilização de globo de luz giratório, projeções de vídeos, entre outros.
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