Você está pensando em montar uma equipe de eventos, mas não sabe como liderá-los? Neste artigo, traremos tudo sobre organização de eventos e daremos as melhores 6 dicas de como liderar equipes de eventos.
Organização de eventos
Organizar um evento não é um grande desafio, mas é preciso seguir todas as suas etapas para garantir o seu sucesso. Independente do tipo do evento, todos os passos são iguais e devem ser realizados com uma boa equipe. As etapas de organização de eventos são:
- Definição do tema: o tema é a base do seu evento, é ele que auxiliará em outras etapas e conquistará fornecedores, patrocinadores e público. Uma dica é escolher um tema que seja tendência, algo que seja de potencial interesse de seu público;
- Público-alvo: para a escolha do seu público-alvo é preciso saber se o tema escolhido é de interesse deles e qual será sua faixa etária. Por isso, é muito importante escolher o tema antes de tudo;
- Orçamento: o orçamento é o valor que será gasto com toda a organização do seu evento, desde a locação do espaço, decoração, estruturas, som, alimentação, equipamentos, entre outros;
- On-line ou presencial: com a pandemia de COVID-19, muitas organizações e empresas começaram a fazer eventos on-line ou transformar os que seriam presenciais em on-line. É uma forma de proteger seu público e, ao mesmo tempo, entretê-lo;
- Data, horário e local: escolher uma data e horário para o seu público participar também é muito importante, e isso pode ser escolhido após a definição do seu público-alvo; por exemplo, se for um público jovem, o horário pode ser de tarde. Sobre o local, deve-se determinar o tamanho, respeitando a quantidade de pessoas, e ser acessível (o local pode ser desde um salão de festas até uma casa de shows); e
- Fornecedores: devem ser escolhidos de acordo com as necessidades do seu evento, desde a iluminação até o aluguel de mesas e cadeiras, alimentação a higiene.
Além de toda organização, é muito importante ter uma equipe treinada para realizar as tarefas que podem garantir o sucesso do seu evento.
O trabalho em equipe
O trabalho em equipe na organização de eventos é essencial para adquirir bons resultados, com isso, o sucesso. O trabalho em equipe é definido por esforços conjuntos de um grupo para solucionar um problema, pessoas que buscam se dedicar para realizar determinada tarefa em equipe.
Em uma equipe, cada indivíduo é responsável por uma tarefa que é designada a ele, o que oferece maior dinamismo e agilidade. Uma equipe de sucesso possui objetivos compartilhados e uma comunicação eficiente, facilitando na clareza na delegação das tarefas. É como se fosse um time esportivo, em que cada jogador possui sua função, desempenhando-a bem, sem invadir o espaço do outro.
6 dicas de como liderar equipes de eventos
Abaixo, listamos as melhores 6 dicas de como liderar equipes de eventos. Confira:
1. Aprendendo tudo sobre gestão de pessoas em eventos
Aprender tudo sobre gestão de pessoas em eventos é uma das primeiras e mais importantes dicas de como liderar equipes de eventos. De início, é muito importante planejar tópicos, assim como o que cada indivíduo fará no dia do evento, sua função, de que forma deve ser executado, definir os prazos, metas e horários.
Também é muito importante preparar a equipe para imprevistos, é preciso fazer uma simulação do que ocorrerá durante o evento e o que pode ocorrer e como cada profissional deve lidar com o problema, para que tudo seja agradável, deixando o seu público sair satisfeito.
2. Planejamento é a chave
Planejar é uma das dicas de como liderar equipes de eventos. Definir um planejamento com a sua equipe é a chave para o sucesso, principalmente a comunicação durante o evento. A comunicação deve ser fácil com os profissionais e, para isso, você pode adquirir walkie-talkie, aplicativo de mensagens ou até mesmo ligações.
Com um bom planejamento, você sempre estará disponível para a sua equipe durante o evento. Isso ajudará você a não "ficar na mão" quando precisar resolver alguma coisa durante o evento.
3. Garanta que todos tenham entendido o seu papel
Uma das dicas de como liderar equipes de eventos é garantir que todos os membros da equipe sejam treinados e já saibam seus papéis na organização do evento. Para que o evento seja um sucesso, é preciso garantir que o buffet seja servido no horário correto e que a banda ou DJ suba ao palco no horário agendado.
Também é necessário que os banheiros estejam limpos, que os microfones e equipamentos estejam montados a tempo, além da decoração, que deve estar posta antes de começar o evento. A sua equipe precisa estar treinada e que cada um compreenda o seu papel na organização.
4. Auxiliando colaboradores da sua equipe
Uma das dicas de como liderar equipes de eventos é auxiliar os colaboradores. Quando um evento é planejado, todos precisam estar treinados, a estrutura já deve estar montada e a comunicação, garantida.
Por isso, você deve estar sempre disponível para auxiliar a sua equipe quando precisar, é muito importante não esperar que alguém chame você e sim participar do evento, verificando se está tudo dando certo.
5. Controle sobre as equipes
Ter controle sobre as equipes, sabendo seus horários e tarefas, é uma das dicas de como liderar equipes de eventos. É muito importante ter controle sobre cada indivíduo contratado para a sua equipe, contando a sua jornada e horas de trabalho. Para isso, você pode utilizar ferramentas de controle de ponto on-line e acompanhar tudo em tempo real pelo celular ou computador.
6. Analisando o desempenho
Analisar o desempenho da sua equipe é uma das dicas de como liderar equipes de eventos. É muito importante olhar para todo o desempenho geral de seu evento e buscar pontos que precisam de melhoria para sempre evoluir com seu trabalho para, assim, realizar eventos mais incríveis e ter uma gestão infalível. Lembrando que cada erro é um aprendizado.
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