Se você é um empresário ou um organizador de eventos que está trabalhando para alguém, deve entender qual é a importância de administrar os custos de cada evento e como investir corretamente em cada elemento da festa, sem interferir no divertimento do público e principalmente dos contratantes. Por isso, fazer orçamento de eventos de forma organizada é importante para que não exista nenhum problema durante a organização do evento com relação aos gastos. Confira a seguir algumas dicas para eventos que você pode usar ao fazer orçamento de eventos!
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Saber no que investir
Antes de pensar em quanto e como você irá gastar os recursos para organizar o evento, é preciso pensar no que exatamente você está disposto a investir. Afinal, se você não souber quais são suas opções não adianta nada fazer orçamento de eventos. Ou seja, o que você precisa ter em mente nesse primeiro passo é quais são as diferentes opções de investimento que você tem para organizar o evento e, depois de selecionar suas preferências, procurar pelo fornecedor que seja mais em conta sem perder a qualidade do serviço. Alguns exemplos de serviços que você pode considerar contratar na organização de seu evento são:
- - Aluguel de Brinquedos de Festa;
- - Aluguel de Brinquedos Infláveis;
- - Aluguel de Cama Elástica;
- - Aluguel de Carrinho de Pipoca;
- - Aluguel de Fantasias;
- - Aluguel de Karaokê e Videokê;
- - Aluguel de Máquina de Algodão doce;
- - Aluguel de Mesas e Cadeiras;
- - Aluguel de Piscina de Bolinha;
- - Aluguel de Tendas (servem para todos os tipos de festas, até mesmo casamentos);
- - Aluguel de Touro Mecânico (ótimo para festas temáticas, como as juninas);
- - Aluguel de Vestidos de Festa;
- - Bandas para Festa;
- - Brindes Personalizados;
- - Buffet de churrasco;
- - Buffet Infantil;
- - Chácara para Eventos (para quem quer ou precisa organizar um evento ao ar livre com belas paisagens);
- - Decoração;
- - DJ para Festas;
- - Espaço para Eventos;
- - Filmagem e Fotografia em eventos (indispensável para casamentos);
- - Lembrancinhas;
- - Máquina de Fumaça;
- - Palhaços;
- - Pintura Facial;
- - Recreadores (ótimos para ter alguém que cuide das crianças enquanto os adultos aproveitam a festa);
- - Salão de Festas;
- - Segurança e Vigilância para eventos.
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Organizando o Pré-evento
Agora que você já sabe todas as suas possibilidades de investimento e quais os serviços que combinam melhor com o evento que você está organizando, chegou o momento de organizar quais os melhores investimentos para fazer. Essa dica para eventos consiste em mostrar para você os passos necessários e em ordem que você deve tomar para fazer orçamento de eventos corretamente.
Primeiramente, pegue tudo o que você sabe sobre os serviços disponíveis para a organização de seu evento e separe apenas aquilo que você precisa. Pense bem em quais são as necessidades que você possui para garantir o sucesso do evento e faça suas escolhas baseando-se nisso.
A seguir, consulte os valores e a disponibilidade de cada fornecedor. Esse é o momento de conhecer cada um deles, como eles funcionam e de que forma eles trabalhariam com você durante a organização do evento. Portanto, pergunte sobre como o aluguel funciona, qual o custo, quantos serviços diferentes são disponibilizados pela empresa e por quanto tempo.
Pense bem sobre como você pode financiar seu dinheiro nesses serviços e quais são as melhores opções para realizar esse investimento. Depois de selecionar as melhores opções (considerando economia VS qualidade) e cortando todos os outros fornecedores que não te interessam, mantendo apenas aqueles ou aquele que mais te chamou atenção. Pronto! Você já sabe em quem u em que investir.
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Anotando tudo
Agora que você já separou suas opções e escolheu quais os melhores fornecedores, chegou a hora de anotar todos os gastos que serão efetuados. É nesse momento que você literalmente irá parar para fazer orçamento de eventos propriamente dito. Pois, até agora nós focamos apenas nas preliminares. Em conhecer tudo o que poderia virar um investimento antes de colocar esses valores em um registro oficial. Esta dica para eventos tem como foco a ação de fazer orçamento de eventos da maneira mais organizada possível, tendo absolutamente todos os gastos do evento anotados.
Lembre-se de colocar todos os custos do evento na folha de cálculo. Não pode faltar nada! Para facilitar a organização dos valores na planilha, faça uma tabela de dupla entrada. Em uma coluna você coloca o item em si (serviço, produto etc.), na próxima coluna o preço por unidade e na última coluna o preço final (incluindo impostos, se tiver algum).
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Negociações
Sendo parte integral da administração dos custos do evento e da organização do mesmo, é sua responsabilidade conseguir o melhor preço nos seus investimentos. Isso significa que você precisa estar disposto a negociar com os fornecedores para conseguir um acordo com eles. Lembrando que uma negociação pode ser resolvida com coisas além de dinheiro. Por exemplo, se o seu serviço é do interesse do fornecedor, você pode oferecer um patrocínio em troca de um serviço extra dele durante a organização de seu evento. “Uma mão lavando a outra.”
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Pós-evento
A festa acabou as cortinas desceram e todos saíram satisfeitos do maravilhoso evento que você organizou. Porém, o trabalho ainda não acabou. Fazer orçamento de eventos não para apenas nos gastos antes da festa. Você precisa também considerar o ganho ao final do evento. Quais foram os lucros após a festa
Para o cálculo desse orçamento de fim de evento, a dica para eventos é fazer uma nova tabela. Nessa tabela você irá separar novamente os produtos e serviços na primeira coluna, na segunda coluna quanto você tinha de investimento na entrada do evento e quanto de lucro foi gerado na saída do evento. Se o saldo final for zero, significa que os gastos foram equilibrados, não houve perdas ou lucros. Se for negativo, houve perdas. Se for positivo, você conseguiu lucrar com o evento.
Mantendo esses quesitos em mente sempre que precisar fazer orçamento de eventos, você nunca terá problemas com seus recursos. Gostou desse artigo? Deixe um comentário a seguir!
