Você sabe o que é credenciamento e quais são as vantagens de incluir em seu evento? Sabe quais são os materiais necessários para se fazer credenciamento em um evento? Neste artigo falaremos tudo sobre credenciamento e daremos sugestões de como fazer credenciamento eficiente em eventos.
O que é credenciamento?
O credenciamento é utilizado para verificar quantas pessoas comparecem ao evento, gera e atualiza uma base de dados com os presentes e é uma forma de segurança para saber quem circula no ambiente. É ideal para eliminar a espera no momento em que as pessoas chegam ao evento, ou seja, elimina filas imensas.
Material de credenciamento
O material de credenciamento pode incluir:
- Crachá;
- Livro de resumos;
- Diplomas;
- Programa de bolso;
- Tickets e convites para atividades sociais;
- Lembranças ou presentes;
Esses materiais de credenciamento podem ser fornecidos com uma mala, bolso ou mochila. Eles são essenciais para serem entregues aos seus participantes antes do evento.
Como fazer credenciamento eficiente em eventos?
Abaixo, listamos as melhores dicas de como fazer credenciamento eficiente em eventos. Confira:
1. Escolha do local
Você não vai querer ver as pessoas julgando o local do evento antes mesmo de começar, não é mesmo? Então, procure escolher um local adequado para fazer o credenciamento. Procure ser cauteloso no momento de escolher o local do evento, quanto maior e mais espaçoso, melhor. Em eventos de pequeno porte é mais fácil encontrar um local apropriado.
Já eventos grandes, quanto maior o número de pessoas, maior a influência do local na impressão dos participantes. Procure escolher locais arejados e abertos e evite salas fechadas.
2. Dividir o credenciamento em grupos
A primeira sugestão de credenciamento eficiente em eventos é dividi-lo em grupos. Caso o seu evento apresente uma grande quantidade de participantes, você pode diminuir o tempo de espera nas filas fazendo a divisão por grupos. Os grupos podem ser divididos como um grupo da letra A ao G e o segundo grupo da letra H ao N e um terceiro grupo do O ao Z ou até mesmo separar grupos por perfis de atividades, assim como estudantes, palestrantes e educadores.
3. Sistema de gestão online
Uma das dicas de credenciamento eficiente em eventos é o sistema de gestão online. O gerenciamento online evita folhas e folhas de papel e o trabalho de procurar nome por nome em uma lista. O sistema de gestão online para credenciamento possibilita uma busca rápida por nome e aperfeiçoa o seu tempo e o tempo dos participantes do evento.
4. Escolha uma pessoa para organizar e gerenciar as filas
Outra sugestão de credenciamento eficiente em eventos é escolher uma pessoa para gerenciar e organizar as filas no dia do evento, pois assim melhora o tempo e ainda tira possíveis dúvidas dos participantes.
É muito importante ter alguém informando, assim as filas andarão mais rápido e isso garantirá a satisfação das pessoas e o sucesso do seu evento.
5. Manter uma lista de credenciamento offline
Uma das formas de credenciamento eficiente em eventos é ter uma lista de credenciamento offline, pois no dia do evento podem ocorrer imprevistos, assim como a energia cair ou até mesmo a internet parar de funcionar. Para isso, sempre tenha uma lista offline ou até impressa com os inscritos do evento. É muito importante ter um segundo plano em mãos para garantir o sucesso do seu evento.
6. Venda de ingressos online
Para realizar uma organização melhor de recepção e, ao mesmo tempo, utilizando a tecnologia em seu favor, uma boa pedida é a de começar a vender ingressos do seu evento pela internet.
Com as diversas opções de gateways de pagamento e lojas seguras via internet, essa é uma das melhores formas para atrair público para o evento e, ao mesmo tempo, agilizar credenciamento. Afinal, o participante se sentirá mais satisfeito por não ter que ir até o local para comprar o ingresso e perder tempo. E, ainda por cima, você terá maior controle sobre a quantidade de ingressos vendidos e, consequentemente, a noção de quantas pessoas estarão presentes no evento.
7. Separar a entrega dos kits
Uma das sugestões de credenciamento eficiente em eventos é escolher um ambiente para entregar os kits, pois imagine se uma mesma pessoa checando as informações do participante no sistema, colocando nomes no crachá ou procurando etiquetas, entregando os kits e explicando algumas informações? Isso é muita tarefa para uma pessoa só. Para evitar erros e confusões, procure fazer o credenciamento em etapas: uma pessoa verifica as inscrições e a entrega dos crachás e a outra entrega os kits e explica as informações extras.
8. Local para novos inscritos
É importante também ter um local especial para novas inscrições no dia do evento, pois há pessoas que querem participar do evento, mas não conseguiram ou não puderam se inscrever dias antes.
9. Montar equipe qualificada
Outra sugestão de credenciamento eficiente em eventos é montar uma equipe qualificada. É muito bom preparar o pessoal para receber os participantes e orientá-los conforme as suas dúvidas, principalmente enquanto esperam o credenciamento. Além disso, proporciona qualidade no atendimento e no tratamento para com o público.
A equipe deve ter um número de pessoas suficiente para atender todo público. Além disso, é fundamental que elas estejam por dentro de todas as informações sobre o evento. Mantenha uma lista de colaboradores para certas situações, assim como a ausência de algum membro. Realize uma simulação com antecedência com toda a sua equipe, pois assim será possível preparar as atividades com eficiência e estar atento caso algum imprevisto ocorra.
10. Sinalizar o local do evento
Uma dica de credenciamento eficiente em eventos é sinalizar o local do evento. A sinalização do local é indispensável e não pode passar batida, especialmente em situações em que há uma grande concentração de pessoas. Para evitar que os participantes fiquem perdidos, use e abuse da sinalização.
e então, utilize setas e placas indicando entrada, saída, local de credenciamento, banheiros e onde será o salão de realização de palestras e/ou cursos. Quanto mais visível e direta forem as placas, melhor será. Caso o evento ocorra à noite, procure deixar as sinalizações em locais iluminados.
Gostou do artigo sobre como fazer credenciamento em eventos? Deixe o seu comentário e continue acompanhando o nosso blog!
