Em qualquer evento, a preocupação com os detalhes de sua realização é determinante para o sucesso ser garantido.
Porém, há grande diferença entre um evento realizado em locais fechados e aqueles realizados em áreas externas, como ruas e grandes espaços.
A necessidade de cuidar de diversos aspectos nesses casos é muito maior e as prevenções que se deve ter são bem mais complexas, exigindo maior empenho e estratégias bem definidas para a sua realização.
Agora, você vai conhecer 10 cuidados ao fazer evento na rua e ter a certeza de que os principais riscos podem ser cobertos e as dores de cabeça serem reduzidas em eventos realizados em áreas externas.
1. Obter autorização dos órgãos públicos para o evento
Um dos principais cuidados ao fazer evento na rua é relacionado a obtenção de autorização de realização do evento junto aos órgãos de fiscalização e de segurança.
Após a concessão da permissão de ocupação é possível preparar as demais etapas com total segurança de que o evento se realizará sem eventuais problemas de fiscalização ou legais.
Nesse aspecto é importante contar com uma assessoria de qualidade que possa dar apoio a todo o processo.
2. Avaliar o local e a quantidade prevista de pessoas
A avaliação do local, da estrutura existente, da facilidade de acessos e a quantidade prevista de público são decisivos como cuidados ao fazer evento na rua.
Deve ser levado em conta o tipo de evento e as atrações para evitar que a festa se torne um caos e que os problemas surjam.
Assim avaliar o local e o tipo de evento são determinantes para tudo correr bem.
3. Analisar a necessidade de detalhes de segurança
Um dos cuidados ao fazer evento na rua que é prioritário é que se analise a necessidade de equipes de segurança.
Essa é uma preocupação constante em eventos em espaços públicos e deve ser bem definida inclusive contando com o reforço dos órgãos de segurança pública para ajudar a manter a ordem no local.
Ter equipe de segurança preparada para esse tipo de evento é importante, porém não deve ser a única opção.
4. Disponibilizar a estrutura para a apresentação das atrações
Manter uma estrutura adequada de som, iluminação, estrutura de apoio e local de apresentação das atrações é um dos cuidados ao fazer evento na rua.
Esse é um detalhe importante e que deve ser bem avaliado inclusive com relação à qualidade e altura do som que será apresentado, para que possa atender o público participante e a comunidade local.
Estruturar bem o som é decisivo para que ele se propague o mínimo possível para as redondezas.
5. Definir o horário do evento
Estabelecer o tempo de duração do evento e períodos de paralisação são fundamentais cuidados ao fazer evento na rua.
Impossível não definir esses critérios e ter uma festa que agrade à maioria das pessoas, pois estabelecendo claramente esses parâmetros é possível dar mais tranquilidade principalmente àqueles que não participarem do evento.
6. Providenciar a estrutura de apoio
Disponibilizar uma estrutura de banheiros químicos em locais previamente estudados, manter parceria com bares e restaurante do local e estabelecer a definição da área onde será realizado o evento são cuidados ao fazer evento na rua.
Manter ainda equipe de filmagem para documentar a ocasião, equipamentos de apoio como áreas de descanso e cuidar da iluminação adequada, entre outros aspectos, são detalhes na organização, que fazem toda a diferença para manter o respeito e a parceria da comunidade local.
7. Cuidar da limpeza do local durante e após o evento
Entre os cuidados ao fazer evento na rua deve ser considerada a limpeza e higiene local.
Claro que é difícil manter um ambiente totalmente limpo após um evento, porém se forem utilizadas equipes de apoio para agirem nos intervalos e logo após o término da festa, a impressão será a melhor possível.
Além disso, espalhar locais de coleta e distribuir lixeirinhas descartáveis fazem muita diferença em contribuir de forma educativa na manutenção local.
8. Manter comunicação clara e transparente com os vizinhos
Importante que a comunidade local seja envolvida quanto ao evento em relação às principais informações de atividades a ser realizadas.
Esse é um dos cuidados ao fazer evento na rua para que possa ocorrer a parceria mais adequada possível e estabelecer uma relação transparente com vizinhos e comerciantes do local.
Manter vizinhos informados é a melhor forma de conquistar a cordialidade e parceria de todos.
9. Adquirir geradores de energia
Não se pode descuidar de um item fundamental na realização de qualquer evento a plena carga de energia para viabilizar a festa.
Assim, é importante que sejam providenciados geradores para não sobrecarregar a rede de fornecimento de energia e garantir que a festa não seja interrompida, gerando prejuízos a todos e afetando a imagem da empresa que está promovendo o evento.
10. Manter a ordem e viabilidade de acessos
Não se pode desprezar a responsabilidade de quem organiza o evento de rua quanto a manter a ordem local e disponibilizar a facilidade de acesso e retirada das pessoas ao fim do evento.
Esse é um aspecto importante para uma festa bacana e que não traga transtornos a quem participa e seu entorno.
Finalizar um evento mantendo a área organizada e com o menor transtorno possível é a dica importante e fundamental para deixar a porta aberta para a realização de futuros eventos no local.
Conclusão sobre cuidados ao fazer evento na rua
Vários cuidados ao fazer evento na rua devem ser adotados para que a festa possa ser realizada sem imprevistos.
Manter um bom relacionamento com autoridades e a vizinhança do local são importantes para conseguir uma boa parceria e manter todos envolvidos no espírito festivo.
Oferecer segurança e contar com o apoio da estrutura de ordem pública local, como Polícia Militar, Bombeiros e ambulâncias são importantes para que tudo corra bem, e manter o local com a condição de limpeza são aspectos para que sua iniciativa seja um sucesso.
Esses são os destaques de uma relação bem ampla de cuidados ao promover um evento em ruas e que devem ser considerados com bastante cuidado e atenção para garantir o sucesso e a adesão ao evento.
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