Ter controles seguros e de qualidade deve ser o objetivo de uma empresa de sucesso, mas é importante avaliar, também, a efetividade desses controles e como devem ser realizados para que possam gerar resultados e mais segurança à empresa.
É importante entender o funcionamento e as características dos controles para que se possa concluir se eles são importantes ou não para sua empresa.
Vamos descrever, neste artigo, diversos aspectos que podem auxiliar a avaliar se vale investir em controles para empresas de eventos.
Finalidade de um controle de processos em empresas
Para avaliar a importância de se investir em controles para empresas de eventos, é preciso entender sua finalidade, pois as empresas possuem processos para que possam realizar suas tarefas operacionais e de gestão.
Esses processos necessitam de acompanhamentos e reavaliações contínuas para serem ajustados e se tornarem eficientes e com qualidade. Eles devem ser identificados e os mais objetivos possíveis para que possam auxiliar na produtividade e na garantia de contemplarem todas as transações das empresas.
Processos contemplam riscos diversos que devem ser monitorados cotidianamente para evitar que sejam concretizados e exponham a empresa a perdas e fraudes.
Para que esse objetivo possa ser realizado com êxito, são adotados os controles, que devem ser os mais adequados e monitorados, para que os riscos possam ser identificados e impedidos de se concretizarem.
Para que os controles sejam eficientes, eles devem ser revisados continuamente e ajustados de acordo com novos processos ou conforme suas próprias melhorias.
A importância de se ter um bom controle interno
Tendo a informação de sua função, é possível identificar a importância em investir em controles para empresas de eventos.
A falta de controles internos expõe a empresa a riscos com mais chances de gerarem prejuízos ao negócio, podendo levá-la à falência por perdas significativas com origem na falta de controles.
Dessa forma, os controles, quando bem definidos e acompanhados, garantem a sobrevivência da empresa e auxiliam na gestão e nas atividades com mais segurança.
Bons ambientes de controle refletem em informações confiáveis e possibilitam registros contábeis adequados e assertivos, trazendo maior credibilidade para a empresa. É importante ressaltar que não se deve confundir tarefas executadas para uma operação com um controle de riscos.
Tarefas podem ser realizadas, inclusive, sem quaisquer controles, estes devem ser sempre acompanhados. Quando situações de alerta ou de travamento de operações por riscos podem ser concretizados, ações devem ser tomadas.
Nas empresas de eventos, a necessidade de estabelecer controles eficazes é maior devido à grande quantidade de atividades e riscos existentes, com contratação e controle de fornecedores diversos, como aluguéis de espaços e salões de festas, prestadores de serviços de decorações, segurança, compras de brindes, fornecimento de equipamentos e estruturas.
Assim como todos os demais prestadores de serviços envolvidos em eventos, cada um ficará responsável pelos riscos e características específicos de sua contratação.
Por isso, há a necessidade de se estabelecer bons padrões de controles que possam proteger a empresa de concretização de riscos ao longo de suas operações.
Como definir um bom padrão de controle interno?
Um bom controle interno deve ser estabelecido com base no conhecimento dos processos da empresa. Para que se torne possível investir em controles para empresas de eventos, é fundamental que se trabalhe no mapeamento de seus processos.
Esse trabalho deve ser realizado por especialistas nessa área ou por pessoas capacitadas e treinadas para exercerem essa tarefa, para evitar que sejam realizados mapeamentos incompletos ou que não se consigam identificar os riscos existentes para a definição de controles que os impeçam de ocorrer.
Esse trabalho detalhado melhora a segurança da empresa e os ajustes que contribuirão para as revisões e eliminações daqueles processos que não atendam os objetivos da organização ou que possibilitem maiores riscos, atuando, ainda, no aumento da produtividade e na qualidade de seus produtos e serviços.
No mapeamento de processos, é possível identificar os riscos e adotar os controles para minimizar suas ocorrências ou estabelecer critérios de alertas para eles, melhorando, assim, a governança da empresa e mantendo-a competitiva.
Principais tipos de controles
É essencial conhecer os principais tipos de controles que uma empresa possui, podendo, assim, identificar com mais facilidade suas importâncias fundamentais para suas operações e como se torna importante investir em controles para empresas de eventos.
A seguir, apresentamos a classificação e as características dos controles que devem ser adequadamente implantados em uma empresa:
Ø Financeiros
Estão relacionados a todas as operações que envolvem recursos e investimentos das empresas.
Visam a garantir que as tarefas sejam tratadas com exatidão de informações e estejam com seus processos integrados.
Podemos citar como exemplo desse tipo os controles necessários a pagamentos e recebimentos de valores, aplicações e gestão de caixa, controles de financiamentos etc.
Ø Comerciais
São aqueles que se referem às tarefas de negociações de compras e vendas e que possuem diversas características específicas e regras a serem cumpridas.
Nesse tipo, são incluídos acordos de vendas, compras, acompanhamentos desses itens, contatos com clientes e fornecedores, definição de preços e negociações.
Ø Contábeis
Nesse tipo, estão incluídos os registros de operações da empresa que tenham de ser bem feitos em tempo adequado, com dados confiáveis e que gerem informações à administração e ao mercado.
São exemplos de controles: as conciliações de contas, os registros seguros e a geração de informações contábeis.
Ø Recursos Humanos
Envolvem os aspectos relacionados a equipes e a seu posicionamento dentro das organizações, com programas de políticas e acompanhamentos de rotinas de pessoal, treinamento e desenvolvimento de recursos humanos.
Como exemplos para essa classificação podemos citar o processamento das folhas de pagamentos, registros de empregados, plano de metas e de estrutura de pessoal.
Considerações finais investir em controles para empresas de eventos
É de fundamental importância investir em controles para empresas de eventos, assim como em qualquer empresa.
Controles eficientes e de qualidade permitem identificar falhas e contribuir com dados para suas correções, assim, manterão a empresa segura com relação a seus negócios e na conquista de melhores resultados sempre.
Então, diga-nos se gostou deste artigo, deixando um comentário sobre investir em controles para empresas de eventos.
