Você está planejando um evento corporativo e não sabe o que é logística? Para você não falhar, nesse artigo, falaremos tudo sobre a logística, a sua importância e daremos as melhores dicas sobre a logística de eventos para empresas para garantir o sucesso do seu evento.
Eventos corporativos
Existem diversos tipos de eventos corporativos e com variados formatos e cada um com um objetivo diferente. Por exemplo, uma empresa que trabalha com revendas, quando precisa se aproximar das empresas parceiras, deve optar por um modelo de evento que favoreça mais essa intenção. Os tipos de eventos corporativos são: congressos, seminários, convenções, workshops, roadshows, simpósios, mesa-redonda, cursos e treinamentos, conferências, feiras e palestras.
A importância da logística em eventos corporativos
A logística é uma especialidade da administração que é responsável por preparar recursos e informações para a execução das atividades de uma organização. A logística é um conjunto de métodos, técnicas e conhecimentos que ajudam a facilitar o fluxo de ações de uma empresa, passando por todos os setores, visando reduzir os custos, acelerar processos e atingir os objetivos.
O maior diferencial de uma empresa em relação as suas concorrentes é o planejamento. Um bom planejamento é ideal para que uma empresa esteja sempre na frente ou atrás da concorrência. E essa regra se aplica a logística de eventos para empresas.
Pois, o planejamento e a coordenação é o que ajuda a alcançar o sucesso. Além de cumprir as metas comerciais e de marketing da empresa, se tornar referência aos convidados e proporcionar uma experiência que exceda expectativas, agregar valor a marca e colocar-se a frente da concorrência, esses são os objetivos de eventos corporativos.
Conselhos de ouro para não falhar na logística de eventos para empresas
Abaixo listamos as melhores dicas para não falhar na logística de eventos para empresas. Confira:
1. Planejamento
Em eventos, o objetivo da logística de eventos para empresas é assegurar a integração de todos os segmentos para tornar o trabalho mais eficiente, sem atrasos e cumprindo as metas. Mas, para que isso ocorra, o planejamento é essencial.
É importante certificar-se de que as metas do evento estão claras e que foquem no seu público-alvo. Conhecer os participantes é o ingrediente principal para uma logística de sucesso. Procure verificar se o evento terá a presença de pessoas com deficiência física, idosos, crianças, autoridades nacionais e regionais, etc. Essas informações serão a base para definir as outras etapas e garantirá o sucesso do evento.
2. Escolhendo o local
Depois do planejamento do evento é o momento de escolher o local em que ele ocorrerá. Essa é uma das partes mais importantes da logística de eventos para empresas, uma vez que os envolvidos precisam conhecer o local com antecedência para pensar tudo sobre a montagem já no dia do evento.
O segredo é escolher um local de fácil acesso para todos os participantes e que tenha um estacionamento próprio ou nas proximidades. É muito importante também pensar no formato do evento, quais serão as áreas de circulação e onde ocorrerá o coffee break, com salgados e doces, entre outros elementos. O mais importante nessa etapa é facilitar a execução.
3. Fornecedores
Os fornecedores são profissionais que desempenham um papel importante na logística de eventos para empresas. Afinal, garantir serviços e produtos de alta qualidade, com entregas dentro do prazo e estar de acordo com o combinado é ideal para que o seu evento seja um sucesso.
Antes de qualquer evento, para contratar fornecedores de confiança, pesquise muito dentro do mercado, solicite aos possíveis parceiros o preenchimento de um formulário que existe com o objetivo de levantar as potencialidades, características e deficiências de cada um para realizar um processo seletivo mais rigoroso.
4. Condições do clima
Se o seu evento será externo, é preciso estar preparado para transferir toda a produção e os participantes para um local coberto caso ocorra chuva. Sabemos que nem sempre é possível saber as condições do tempo, mas uma dica de logística de eventos para empresas é disponibilizar aos convidados e as suas equipes capas e guarda-chuvas caso ocorra chuviscos, e preparar abrigos estruturados caso ocorra uma tempestade.
Além disso, é preciso também que o evento tenha um local para se proteger do sol, pois ninguém gosta de ficar em um local que não tenha cobertura para se proteger da insolação, não é mesmo? Além de disponibilizar locais cobertos que tenha sombra, disponibilize guarda-sóis, chapéus, bonés e até protetores solares, por exemplo.
5. Quantidade de pessoas
A logística de eventos para empresas também precisa se preocupar com a quantidade e o fluxo dos participantes para oferecer fácil acesso a eles. Imagine uma única porta de entrada para receber mais de 500 pessoas? As filas serão intermináveis e isso pode ser um problema para o seu evento, ainda mais se houver credenciamento.
Procure facilitar a entrada dos participantes e evite deixá-los impacientes; para o credenciamento você pode disponibilizar mesas para as pessoas aguardarem e providenciar para que a entrada seja facilitada da maneira mais rápida possível e disponibilize mais de uma porta para os participantes.
6. Equipe de segurança
Por mais que o evento seja menor ou até maior, uma as dicas para logística de eventos para empresas é garantir a segurança de seus convidados e participantes e para isso é preciso contratar uma empresa terceirizada de segurança que tenha equipes de profissionais qualificados, e que saibam prevenir qualquer tipo de imprevisto ou problema na hora do evento. É muito importante garantir que os seus convidados se sintam bem protegidos e isso ainda garante o sucesso do evento e é excelente para a sua marca.
7. Montagem e desmontagem
A montagem e a desmontagem são uma das etapas mais importantes da logística de eventos corporativos, pois na montagem tudo deve estar preparado antes dos participantes chegarem. Para a montagem e desmontagem você pode contratar uma empresa terceirizada ou a sua equipe mesmo pode realizar essas etapas.
O que realmente importa no dia é que os participantes sejam bem recepcionados. A desmontagem ocorre após o evento, depois de todos os convidados terem ido embora e é nesse momento quando são devolvidos os equipamentos alugados, e também é importante deixar o local conforme o estipulado no contrato e realizar um checkup final para verificar se tudo foi feito como previsto.
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