O segmento de eventos envolve muitos detalhes de organização e controles para que tudo seja feito com sucesso e os objetivos sejam amplamente atingidos.
Para que isso possa ocorrer, a parceria com fornecedores é um dos aspectos de maior importância para que um evento seja realizado com a qualidade esperada e que agrade a todos, tanto realizadores quanto participantes.
Existem diversas ações que devem ser seguidas na seleção e escolha das parcerias que fazem com que sejam fechados acordos e contratos com os melhores fornecedores para seu evento.
Neste artigo vamos demonstrar ações de como atrair bons fornecedores para atenderem com qualidade e da melhor forma possível à organização de eventos.
Objetivos a ser buscados na contratação de fornecedores
Antes de esclarecer os aspectos de como atrair bons fornecedores, é importante entender a necessidade de definir os objetivos a ser alcançados com parceiros de qualidade e que serão diretamente os principais responsáveis pela avaliação que os participantes farão de sua empresa.
O segmento de eventos, como em qualquer atividade que envolva a prestação de serviços, apresenta uma grande exposição de imagem junto ao cliente, baseada na apresentação e na forma como as pessoas são atendidas e tratadas.
Por esse motivo é importante destacar que esse é o principal objetivo de uma empresa de organização de eventos, que seus clientes fiquem encantados com o atendimento e instalações onde o evento ocorre e que tenham em mente que sua marca tem um diferencial importante em relação à concorrência.
Buscar sempre fornecedores de qualidade e com equipes e equipamentos que possam atender adequadamente às demandas, além de terem treinamento e bom histórico de atendimento com pontualidade e cumprimento das condições contratadas, são os principais aspectos que norteiam uma contratação adequada de fornecedores.
Além disso, é importante buscar a solução para os seguintes aspectos:
- Fornecer um atendimento diferenciado e de qualidade;
- Aumentar as chances da satisfação dos participantes;
- Estabelecer autoridade de sua marca por uma prestação de serviços de qualidade;
- Reduzir os riscos de problemas; e
- Obter a simpatia e a boa avaliação dos clientes.
Complexidade de oferta de serviços em empresa de organização de eventos
Organização de eventos envolve diversos tipos de prestações de serviços, assim é importante, ao se definir como atrair bons fornecedores, que sejam adequadamente avaliados todos os detalhes e tipos de serviços necessários.
Empresas de eventos envolvem uma diversidade muito grande de profissionais, como fornecimento de Buffet, especialistas em coquetéis e bebidas, decoradores, contratações de seguranças, alugueis diversos como estruturas, espaços, áreas amplas, pessoal de higiene e limpeza, entre outros.
Tais necessidades que envolvem as bases de realização de eventos requerem uma visão e processos bem estabelecidos para negociar e contratar os melhores fornecedores e que possam estabelecer parcerias de longo prazo, para consolidar a qualidade e garantia de bons serviços.
Defina os tipos de serviços irá necessitar
Para ter como atrair bons fornecedores é necessário que se estabeleça os tipos de serviços que se deseja contratar.
Alguns serviços serão utilizados em qualquer evento, como os serviços de decoração e alugueis de estruturas e locais; outros serão específicos para determinados tipos de eventos.
Porém, o ideal é que se avalie o mercado e estabeleça os tipos de serviços que irá precisar de forma permanente e aleatória, para evitar recorrer ao mercado com urgência na busca por fornecedores, com riscos para seu negócio.
Pesquise fornecedores
Ao se definir os tipos de serviços que terá de utilizar é possível estabelecer a busca por especialidade e realizar uma lista com empresas que possam lhe atender.
É mais razoável conseguir ter como atrair bons fornecedores, quando se conhece o que deseja e se realiza pesquisas de maneira antecipada.
Desenvolva fornecedores parceiros e mantenha mais de uma opção
Não se trata de somente como atrair bons fornecedores, mas sim como realizar uma rede de parceiros permanente que possa lhe atender sem problemas em suas operações.
Quando se definem parcerias é mais razoável e propício realizar as melhores negociações e manter boas condições de prestações de serviços com mais segurança.
Elabore um cadastro atualizado de fornecedores
Uma das boas maneiras de como atrair bons fornecedores é conseguir organizar esses melhores parceiros e, para isso, manter um cadastro de fornecedores é a medida mais adequada e recomendada.
Um cadastro facilita a identificação dos fornecedores e mantém uma base de parceiros com qualidade e de fácil acesso, eliminando ainda a necessidade de se iniciar cotações desde a obtenção de dados dos fornecedores, facilitando o processo de contratações.
Faça uma cotação envolvendo vários aspectos e não somente o preço
Ao realizar cotações com fornecedores não se prenda somente aos menores preços. Faça uma avaliação de garantias, equipes, estrutura e tratamento e atenção nos contatos realizados durante a cotação.
Estabeleça uma tabela de preços justa
Para ter como atrair bons fornecedores procure ajustar os preços numa relação de ganha-ganha.
Esse critério mantém uma parceria mais adequada e demonstra que sua negociação e seu relacionamento são justos e podem orientar o interesse do fornecedor em prestar um serviço de qualidade superior.
Avalie o conceito no mercado
Para poder contar e ter como atrair bons fornecedores é importante se certificar do conceito dessa empresa no mercado.
Consultar sites de reclamações e manter um acompanhamento do mercado permite que sejam identificadas empresas sérias e de qualidade e, ainda, que se fechem as melhores parcerias.
Seja pontual com seus pagamentos
Cumprir suas obrigações com os fornecedores sob todos os aspectos é fundamental para manter uma boa parceria e um diferencial de como atrair bons fornecedores.
Entre essas obrigações, manter os pagamentos dos fornecedores em dia é uma excelente maneira de manter o interesse e a qualidade dos serviços.
Elabore um contrato de prestação de serviços
Elabore um contrato de prestações de serviços que contemple todos os aspectos que resguardem ambas as partes e possam garantir as empresas os direitos e obrigações na relação comercial.
Conclusão sobre como atrair bons fornecedores para eventos
Várias ações devem ser adotadas para ter como atrair bons fornecedores que possam fornecer um serviço de qualidade e que façam com que os participantes do evento fiquem com a melhor impressão e satisfeitos com o resultado final oferecido.
Manter critérios de seleção e avaliação de fornecedores com padrões e processos bem definidos é uma forma indicada para escolher os melhores parceiros para seu negócio e poder oferecer um evento de qualidade, marcando sua marca num mercado altamente competitivo.
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