Você sabe o que é um cerimonialista e qual é a função desse profissional dentro de um evento? Nesse artigo falaremos tudo sobre organização de eventos, o que é um cerimonialista e o porquê de contratar cerimonialista para eventos.
Organização de eventos
O planejamento e a organização são importantes para fazer um evento de sucesso. Nesse momento é definido as suas etapas para que você não deixe nenhum detalhe passar despercebido.
É também definido o orçamento, a data e o horário, o objetivo do evento, a contratação de fornecedores (iluminação, som, brinquedos infantis, mesas e cadeiras etc.), escolha do local, a contratação de equipes de limpeza e segurança, contratação de Buffet para eventos, entre outros detalhes.
E para que tudo ocorra conforme o planejado é preciso a contratação de um cerimonialista.
O cerimonialista
O cerimonialista é um profissional que faz muito mais do que a recepção do evento. Ele também é conhecido como organizador ou assessor de eventos e possui diversas funções, como organizar todo o roteiro estabelecendo todas as etapas que precisam ser feitas durante o processo de organização do evento.
Os principais estilos de assessoria são:
- Consultoria: orientações valiosas, fornecendo o cronograma e um check-list de alguns itens. Reuniões agendadas por horas contratadas, com encontros programados ao longo da preparação para o evento;
- Assessoria do dia: trabalho personalizado que compreende do cerimonial ao evento. O ideal é a assessoria iniciar esse serviço com o cliente 30 dias antes do evento, para conhecer os fornecedores e organizar tudo previamente para que o evento seja um sucesso;
- Assessoria completa: assistência oferecida desde o momento de definir a data, oferecendo todo direcionamento ao cliente, seguindo ações conforme o cronograma de prioridades.
Para contratar um cerimonialista para o seu evento é preciso ter uma lista deles e marcar uma reunião para conhecer melhor cada um. Procure referências, peça indicações, converse com antigos clientes, veja fotos de eventos passados que eles ajudaram na organização e peça tudo que será entregue.
O serviço de um cerimonialista deve ser contratado desde o início do planejamento, a escolha deve ser feita meses antes do início da organização do evento para garantir que ele seja um sucesso.
Por que contratar cerimonialista para eventos?
Os motivos para contratar cerimonialista para eventos são:
· Indica os melhores fornecedores
Um dos motivos para contratar cerimonialista para eventos é que ele indica os melhores fornecedores. Essa é uma das maiores responsabilidades desse profissional para fazer com que o seu evento seja um sucesso.
Geralmente, o cerimonialista possui bons contatos e com base em uma conversa com o cliente sobre o perfil do evento que deseja realizar, ele é capaz de indicar o fornecedor correto.
Além disso, o cerimonialista pode, inclusive, buscar referências ou dar opinião sobre profissionais que o cliente tenha sugerido, com base em experiências de outros clientes ou indicações.
Independentemente do tamanho do seu evento é recomendado contratar um cerimonialista para garantir que os erros sejam minimizados e que as economias sejam feitas no momento da cotação com os fornecedores, dando mais tempo para o cliente se dedicar a outros detalhes.
· Auxilia na negociação com os fornecedores
Outro dos motivos para contratar cerimonialista para eventos é que assim como ele pode indicar bons profissionais, o cerimonialista também pode ajudar na negociação, devido às parcerias que normalmente ele estabelece com os fornecedores de qualidade e que são confiáveis. É possível que até mesmo o cerimonialista tenha algum tipo de acordo que garante um desconto e condições melhores de negociação e de pagamento com esses parceiros.
· Acompanha toda a montagem do evento
Devido ao fato de esse profissional acompanhar todo passo a passo da montagem do seu evento é mais um dos motivos para contratar cerimonialista para eventos.
Até porque você estará na correria para garantir que o seu evento ocorra bem, tanto que é capaz de não conseguir acompanhar todo processo de montagem dele. Esse profissional será o responsável por deixar tudo do jeito que você deseja, cuidando de cada detalhe, até mesmo dos menores detalhes para garantir que tudo ocorra conforme o planejado para o grande dia.
· Garante que tudo ocorra conforme o planejado
Por esse profissional garantir que o seu evento ocorra conforme o planejado é um ótimo motivo para contratar cerimonialista para eventos. Pois, é ele que comandará tudo que ocorrerá durante o evento, por exemplo: em um casamento é ele que orquestrará a entrada dos padrinhos e dos noivos, dará o sinal para o começo da marcha nupcial, etc.
Além disso, o cerimonialista também saberá lidar com imprevistos. Ele pode até mesmo solucionar tudo e você ficará sabendo somente depois, sabe por quê? Porque ele sabe lidar tão bem com imprevistos a ponto de que ele passe despercebido tanto para o cliente quanto para os participantes do evento para assim garantir o bem-estar e conforto de todos.
· Manterá tudo dentro do orçamento
Outro excelente motivo para contratar cerimonialista para eventos é que ele ajuda a manter tudo dentro do orçamento. Quem começa a organizar um evento sabe o quanto é importante manter o orçamento original. O cliente que destina uma grande quantia para realizar o evento pode perder o controle e gastar mais do que o valor estipulado.
Por isso que o cerimonialista é o profissional ideal para auxiliar você a controlar os gastos, pois ele possui habilidades com planilhas e faz pesquisas de opções econômicas, desde a decoração até a comida e bebida com valores mais acessíveis.
· Auxiliará no controle dos prazos
Há tantas tarefas na hora do planejamento do evento que é fácil se perder na cronologia. Porém, com o cerimonialista ajudando a controlar os prazos, tudo fica mais fácil. Para ele é quase que natural cada etapa e ele vai lhe ajudar a lembrar de todos os detalhes.
· Possui novas ideias
O cerimonialista é um profissional que sempre terá diversas ideias para realizar o seu evento. Ele tem noção sobre as maiores tendências e novidades do mercado para que o seu evento seja um sucesso. E é por isso que contratar cerimonialista para eventos é tão importante.
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