Organizar e executar um evento exige grandes responsabilidades, quanto maior o tamanho do evento e suas complexidades, maior é o trabalho do organizador e sua equipe para que a produção e andamento saiam como esperado pelo cliente.
Abaixo vamos listar alguns dos acontecimentos mais comum que podem acontecer em quase todos os eventos e como lidar e/ou evita-los.
É fundamental que o produtor de eventos entenda que os imprevistos acontecem, nem tudo vai sair da forma que foi planejado pois você está lidando com pessoas e fornecedores terceirizados, é muito difícil que todos trabalhem na mesma sintonia que você ou que você espere; desta forma é função do produtor que mantenha a postura profissional e com seus conhecimentos trabalhe para que o evento seja sim perfeito, aos olhos dos convidados e do cliente, a arte de um bom evento está em saber contornar os imprevistos causados por terceiros e que todos os presentes continuem a ter uma experiência inesquecível.
Pessoas despreparadas
Quando trabalhamos com equipe de fora ou freelance é um pouco mais complicado que esses saibam como você quer realizar o evento, que saibam seu estilo de execução e as regras da empresa.
Para isso recomendamos anteriormente, que sejam definidas as funções para cada pessoa, detalhadamente e que pode até ser escrita num papel que será entregue ao trabalhador. Antes do evento, reúna sua equipe e faça uma reunião, explicando o tipo de evento que estnao trabalhando, quem são os clientes, qual o estilo dos convidados e principalmente apresente à cada um sua função naquele evento e o que você espera dele. Seja claro e aberto com suas idéias.
Imprevistos climáticos
Chuvas torrenciais, frio, calor.... Estamos sujeitos às vontades da natureza e não há o que se fazer, a não ser proteger o seu espaço de evento. Caso esteja em um local com ambientes abertos, varandas, etc. Certifique-se de que há a possibilidade de montar uma cobertura, aquecedores ou ventiladores/ar condicionado.
Espaço do Evento
As vezes encontramos algumas dificuldades na infraestrutura em que será realizado o evento. Para isso é importante realizar uma visita técnica o quanto antes no espaço:
- Verifique a disposição de bares, buffets, mesas e cadeiras.
- A casa oferece banheiros suficientes para o número de convidados?
- Os pontos de energia elétrica estão aonde serão utilizados?
- Os pontos elétricos possuem capacidade suficiente para os equipamentos utilizados?
- A cozinha poderá ser utilizada pelo serviço de buffet? Possui equipamentos?
- Estacionamento?
Energia Elétrica
Verifique se o espaço contratado possui pontos de energia que comportem o equipamento utilizado, caso não comporte, será necessário a locação de um gerador para ligar os equipamentos.
O gerador também é fundamental no caso de falta de energia pela concessionária da rua. As vezes um gasto relativamente pequeno com o gerador, perto do que foi gasto no evento pode salvar ou evitar que o mesmo seja totalmente perdido.
Fornecedores
Sempre busque ou indique ao seu cliente que contrate fornecedores de confiança. Talvez esse seja um dos itens que mais fornecem problemas à um evento, seja pela equipe de som e iluminação, fotógrafos, buffet, etc...
Busque referências no mercado, procure por reclamações na internet e converse com seus parceiros do ramo para saber quem está contratando. Exija contrato de todos os fornecedores e o contato pessoal para poder ligar em casos extremos.
No caso do Buffet, visite a cozinha principal deles e faça uma degustação, todos os convidados serão servidos por esse fornecedor e esse é um ponto crítico! Falamos um pouco sobre segurança alimentar neste artigo alguns pontos importantes que temos que verificar nas empresas de catering/buffet.
Convidados indesejados/inesperados
Como lidar com aquele convidado bêbado ou briguento em uma festa? É preciso manter a calma, alerte a equipe de segurança que você ou algum assistente irá conversar com o convidado, mas tenha o segurança por perto para te proteger, afinal não sabemos o que esperar!
Existem diversos outros problemas que podem acontecer em eventos, mas acredito que esses sejam um dos principais! O importante é sempre manter a calma e o profissionalismo, e sempre, SEMPRE lembrar de que o evento precisa ser inesquecível, perfeito e maravilhoso para o seu cliente e seus convidados de forma que esses imprevistos não sejam percebidos por ninguem além da equipe da produção e que isso seja resolvido imediatamente.
Raul Fanani
