A nessidade de fazer uma boa reunião on-line nesse momento de pandemia trouxe para a rotina dos profissionais a preocupação sobre as melhores condições para participação nessas reuniões.
Embora os participantes não estejam presencialmente num mesmo local, o ambiente virtual deve ser considerado como sendo uma sala de reuniões específica para discutir temas com segurança e que não sofra interrupções.
Para que isso possa ocorrer, é necessário cuidar de toda a estrutura e qualidade do som e imagem com equipamentos que permitam uma adequada filmagem do evento.
Além de todos os aspectos tecnológicos, é importante manter uma reunião on-line com os mesmos cuidados de uma presencial e assim emitir convites alertando com bastante antecedência sobre a reunião. Durante sua realização, fazer intervalos para um coffe-break é fundamental para manter o ambiente preparado como de hábito em qualquer reunião.
Vamos apresentar a seguir conselhos para fazer reunião profissional on-line que tenha um bom resultado.
Agenda
Para fazer reunião profissional on-line que atenda aos seus objetivos e resultados esperados, é preciso definir a agenda com antecedência e a inclusão dos assuntos, delimitando o tempo de duração, assim como abrindo espaços para inclusões de temas, que estejam relacionados aos assuntos a ser tratados pelos participantes.
Dialogar
Com base na agenda fechada, abra canais de comunicação com os participantes para alinhar os assuntos e direcionar os temas que serão tratados, de maneira mais direta e com o melhor alinhamento possível.
Com essa prática é possível ter uma reunião mais organizada e produtiva.
Dinâmicas
Mantenha a reunião participativa com todos interagindo e abrindo para opiniões e discussões para que os temas sejam totalmente esgotados.
Importante definir dinâmicas de discussões sempre com alto-astral e que possa descontrair o ambiente onde as decisões serão importantes.
Organização
Organize o tempo adequadamente e respeite os tempos disponíveis para cada participante, direcionando ao máximo as discussões no assunto que se está debatendo.
Definir um controle de tempo ajuda a reduzir o desgaste dos participantes e auxilia ainda na reserva de sua agenda para compromissos assumidos além da reunião.
Pauta
Para fazer reunião profissional on-line produtiva é importante estabelecer e seguir a pauta definida previamente; para isso, ela deve ser a mais clara possível, evitando distrações e fuga dos objetivos da reunião.
Descubra como fazer reunião profissional on-line
Passamos algumas dicas para fazer reunião profissional on-line de sucesso, e esperamos ter auxiliado para aumentar seu conhecimento sobre esse tema. Deixe um comentário sobre este artigo e nos ajude a sempre abordar os melhores temas relacionados a eventos.
