Hoje em dia, nas mais diversas áreas e segmentos, o uso de ferramentas tecnológicas para a gestão do trabalho é altamente popular e traz uma série de benefícios.Com certeza, isso não seria diferente no campo da produção e organização de eventos. Essas ferramentas para gestão de eventos apresentam-se como imprescindíveis para a organização geral de todos os aspectos envolvidos em uma produção.
Se você pertence ao ramo de eventos e busca saber mais sobre o potencial das ferramentas para gestão de eventos, este artigo foi feito para você.
Nele, você conhecerá algumas das principais ferramentas para gestão de eventos, bem como aprenderá sobre os benefícios, objetivos e como funcionam essas ferramentas.
As principais ferramentas para gestão de eventos
1. Facebook
Embora se trate de uma rede social já consolidada e extremamente popular em todo o mundo, Facebook é uma ótima solução para quem busca empregar ferramentas para gestão de eventos em seu negócio.
Isso se dá, pois, o Facebook possui inúmeras funções bastante importantes de marketing digital, isto é, estratégia essencial para aqueles que trabalham com organização e produção de eventos.
Alguns dos benefícios da utilização dessa rede social como uma ferramenta para gestão dos seus eventos incluem:
- Permitir envio massivo de convites;
- Facilitar comunicação entre marca ou empresa e público;
- Os anúncios patrocinados (Facebook Ads) apresentam alto alcance, em especial quando impulsionadas.
Para obter os máximos resultados do uso do Facebook como ferramenta de gestão para um evento, alguns cuidados devem ser levados em consideração:
- Construa uma página comercial para sua marca, em vez de um perfil pessoal;
- Preencha todas as informações importantes e relevantes para o público;
- Realize coberturas para eventos realizados por sua empresa com o uso de filmagem e fotografia em eventos, prévia de dj, som, luz e imagem, entre outros;
- Escolha foto de perfil e capa adequadas. Se possível, invista em uma boa decoração e identidade visual;
- Faça uso do Power Editor, ferramenta do Facebook que permite melhor adequar o direcionamento de seus anúncios.
Apesar de não apresentar tantos recursos como outras ferramentas para gestão de eventos, devido à sua popularidade, trata-se de um recurso bastante potente, quando devidamente utilizado.
2. Lets Events (‘lets.events’)
O Lets.events, diferentemente do Facebook, é uma ferramenta exclusiva para a gestão de eventos.
Desse modo, ele possui diversos recursos que contribuem diretamente com a organização, logística e assessoria de uma produção.
Algumas ferramentas disponíveis pelo Lets.events são:
- Venda de ingressos on-line (simples, em lote ou ingressos gratuitos);
- Criação de página para o evento;
- Criação de listas de convidados;
- Organização de vaquinhas e/ou campanhas de doação;
- Produção de formulários para obtenção de dados sobre o público;
- Controle de entrada dos convidados ou participantes em um evento;
- Integração com ferramentas de marketing on-line;
- Relatórios e gráficos instantâneos, em tempo real.
Além disso, levando em consideração a atual pandemia e dadas as atuais recomendações de saúde, essa plataforma revela-se também como uma ótima solução para organização de eventos on-line.
3. Eventbrite
Outra das nossas sugestões de ferramentas para gestão de eventos é a Eventbrite. O principal diferencial dessa plataforma refere-se ao número de funcionalidades, que proporcionam diversos benefícios para sua produção.
Além da criação de uma página personalizada, possibilidade de vendas de ingressos, controle do evento por meio de relatórios e estatísticas, a Eventbrite também permite integração com demais redes sociais, como Instagram e Facebook.
4. Marketing por e-mail
Embora nossas outras sugestões de ferramentas para gestão de eventos incluam mecanismos devidamente apropriados para o marketing digital, o marketing por e-mail ainda se mostra como uma das principais formas de gerir suas produções.
Pesquisas recentes mostram que, nos dias de hoje, ainda são muitos os que apreciam e preferem receber comunicações e anúncios de suas marcas favoritas por e-mail, inclusive entre as gerações mais novas.
Dentre os millenials – nome dado à geração daqueles nascidos entre 1980 e 1996 –, a porcentagem dos que gostam de receber comunicações por e-mail alcança até 73%. Isso indica o potencial do marketing por e-mail, que não deixe ser deixado de lado em detrimento de ferramentas mais modernas.
Trata-se de uma ferramenta não somente de divulgação, mas permite o contato fácil e rápido com seu público.
Inclusive, é uma ferramenta bastante útil para análise dos resultados, com o levantamento prático de feedbacks, ou o agradecimento pela presença e demais lembrancinhas.
Nesse sentido, existem diversos recursos específicos para a realização do marketing por e-mail. Um deles é o Mailchimp, que inclusive oferece uma versão gratuita. Entretanto, se você necessita de mais recursos, a versão paga é a garantia de sucesso para sua produção.
Outras dicas importantes sobre ferramentas para gestão de eventos
Apesar da importância do marketing digital e das novas tecnologias capazes de garantir o sucesso de uma produção ou evento, outros cuidados devem ser tomados:
- Não invista todos seus esforços somente nos canais on-line. Apesar da alta popularidade da internet, as abordagens físicas, ou off-line, seguem tendo seu valor e alcance;
- Cuide da relação entre sua marca e seus fornecedores e colaboradores. O evento somente sairá como planejado caso cada um cumpra a sua parte;
- Respeite seu orçamento. as ferramentas on-line oferecem outra vantagem: seu alto custo-benefício, em especial em comparação com outras estratégias de marketing, mais dispendiosas;
- Aprenda com experiências passadas, sejam histórias de acertos ou erros. Promova estratégias para feedbacks – outro recurso oferecido por várias ferramentas de gestão de eventos.
Essas dicas, aliadas ao uso correto das ferramentas sobre as quais tratamos nesse artigo, são capazes de garantir que seu evento ocorra da melhor forma possível.
Conclusão sobre 4 ferramentas para gestão de eventos para conhecer já!
Nesse artigo, reunimos quatro das principais ferramentas para gestão de eventos e produções disponíveis no mercado. Esses recursos são altamente eficazes para garantir o sucesso de sua produção, ao atuar diretamente em diversos aspectos de seu evento.
Esperamos que tenham gostado do artigo com algumas entre principais ferramentas para gestão de eventos. Continue acompanhando nosso portal. E claro, não se esqueça de nos deixar seu comentário.
