Organizar eventos é sempre um desafio bastante grande, pois esses tipos de realizações demandam diversos cuidados específicos e que devem ser considerados de maneira detalhada e com atenção, acompanhando e avaliando cada fase de seu projeto.
Eventos incluem a definição de datas, estabelecer contratos com fornecedores como segurança, som e iluminação, estruturas, equipamentos e até mesmo os convites e os brindes personalizados.
São muitos cuidados que devem ser tomados e as chances de erros ou esquecimentos é bastante grande, caso você não consiga ter instrumentos de acompanhamento que possam assegurar o cumprimento de todo o planejamento e a garantia de um evento de sucesso.
Estamos falando tanto de eventos presenciais como on-line, e para ambos é importante ter um checklist que possa atender às suas necessidades de controle e acompanhamento seguro e de forma adequada.
Vamos apresentar 17 dicas de como criar checklist para eventos on-line.
As características de um checklist
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O controle de como criar checklist para eventos on-line deve incluir as fases de forma detalhada e aquelas que já foram realizadas, visando auxiliar no melhor acompanhamento possível de um evento.
Com esse tipo de apontamento é possível manter a execução de tarefas para atender ao cumprimento do cronograma e planejamento idealizado e manter o sucesso da realização do evento com segurança, sem esquecimentos ou atrasos que não possam ser recuperados.
É um suporte considerável para que suas atribuições mentais se ocupem de outros afazeres, mais estratégicos e que possam continuar a acompanhar com fatos e dados toda a execução do evento.
A utilidade de um checklist
Entender a utilidade do checklist é uma maneira importante para a melhor definição do seu conteúdo, e assim ter como criar checklist para eventos on-line que possa realmente agregar valor a sua gestão do evento.
A maior utilidade dele é liberar as preocupações e manter um controle efetivo sobre o andamento de seu evento em todos os detalhes e garantir que o evento possa ser efetivado dentro do prazo e qualidade desejados.
Ele permite que suas orientações e abordagens sejam baseadas em dados e as chances de erro se reduzam consideravelmente, sem possibilidades de deixar nenhum detalhe de fora e contribuindo para a melhor preparação de seu evento.
Porém, esse é um instrumento de controle que deve ser acompanhado e analisado para que ele possa cumprir seu papel de auxiliar a organização e realização e em evento, ou seja, não basta apenas criar o controle e não atuar sobre ele de maneira permanente, ajustando as ações em caso de necessidade para garantir o sucesso do evento.
O que incluir num checklist
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Para conseguir o sucesso em como criar checklist para eventos on-line, é preciso que ele seja o mais detalhado possível, incluindo todas as ações a ser adotadas na preparação, realização e pós-evento.
Essas ações devem conter datas de início e fim, seus status atualizados, responsáveis pelas ações e eventuais anotações de observações quando necessário.
O ideal é que seja realizado em uma plataforma de acesso comum a todos os responsáveis e que a comunicação seja realizada de forma transparente e contínua.
Usando um instrumento digital integrado é possível efetuar o acompanhamento e as avaliações em tempo real e com maior rapidez, contribuindo assim para uma maior produtividade.
Dicas para criar um checklist para eventos on-line
Agora, vamos as dicas de como criar checklist para eventos on-line, considerando que esse tipo de controle deve ser feito por fases de trabalho, pois os detalhes que envolvem um evento são numerosos e demandam atitudes com tempos e especializações diversas.
Caso o checklist contemplasse um único modelo, o controle poderia ser impactado e não atenderia aos objetivos de segurança com o controle.
Então o ideal é que o checklist do evento seja dividido em 3 partes – pré-evento, evento e pós-evento – e assim auxiliar a exercer uma base de informações conforme a evolução em cada fase.
Vamos ao detalhamento de cada dessas fases:
Pré-evento
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Essa é a etapa mais básica e que requer a maior atenção e agilidade no cumprimento dos prazos e qualidade dos fornecedores, por isso é uma fase que requer bastante atenção ao se direcionar a como criar checklist para eventos on-line.
É a fase em que serão adotadas todas as providências que irão suportar as demais etapas com uma importância operacional fundamental para um evento de sucesso.
Nessa fase, devem ser incluídos os seguintes dados:
- Definição do espaço, incluindo as datas de pesquisas, cotações, negociações e fechamento do contrato;
- Os tipos de estruturas necessárias para a realização do evento, com todas as informações de cotações e fechamentos com fornecedores, por tipo de equipamento;
- Definição dos recursos de mídia e de transmissão necessários, com as especificações e aquisições ou fechamento com fornecedores;
- Contratação dos palestrantes e atrações;
- Criação do site do evento;
- Definição da plataforma de transmissão;
- Escolha do tipo de divulgação e fechar a parceria.
Evento
Para ter os dados de como criar checklist para eventos on-line, para o dia do evento, é preciso considerar:
- Os testes quanto à velocidade de transmissão do evento;
- Atestar que os equipamentos de filmagem e de suporte para a transmissão doe evento estejam funcionando de maneira correta;
- Checagem de imagem, iluminação e som;
- Testar as mídias a ser apresentadas;
- Manter os alertas de início do evento em condições adequadas;
- Definir os responsáveis por centralizar questões e a interação.
Pós-evento
Não há como criar checklist para eventos on-line sem o pós-evento ser avaliado, dessa maneira é fundamental que sejam adotados os seguintes aspectos de controle:
- Envio dos materiais de avaliação e feedback;
- Certificados de acompanhamento;
- Manter o evento para acesso dos inscritos;
- Acompanhar os resultados financeiros e de satisfação
Como criar checklist para eventos on-line
Vimos nesse artigo as mais diversas informações sobre os objetivos e como criar checklist para eventos on-line.
Esse é um controle fundamental para o sucesso de um evento e assim deve ser sempre adotado.
Empresas especializadas em organização de eventos podem auxiliar nessa tarefa importante, oferecendo uma consultoria de qualidade.
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