O momento de organizar eventos é quando não sabemos como fazer e por onde começar. É preciso ter um planejamento para a organização ocorrer com sucesso.
Você sabia que existem apps para ajudar a organizar eventos? Neste artigo falaremos tudo sobre a organização dessas ocasiões especiais e sobre alguns apps para ajudar a organizar eventos.
Organização de eventos
A organização de eventos é um processo em que ocorre o planejamento de um evento como uma cerimônia, um festival, feira, festa, convenção, entre outros. Apresenta diversas etapas como determinar o objetivo, escolher o entretenimento, espaço para o evento, conteúdo, lista de convidados, entre outros. Além disso, também é preciso definir os componentes do evento como os comes e bebes, música, orçamento, decoração, lista de convidados, marketing e publicidade.
Apps para ajudar a organizar eventos
Dependendo do tamanho do evento, planejar, organizar e acompanhar cada etapa pode ser algo bem complexo e, por isso, listamos abaixo os melhores apps para ajudar a organizar eventos de sucesso. Confira:
1. Trello
Esse é um dos melhores apps para ajudar a organizar eventos de forma prática e simples. É um aplicativo bastante conhecido porque ele é uma ferramenta que ajuda a gerenciar os projetos no formato de listas e permite o ajuste conforme a sua necessidade. O Trello serve para organizar as tarefas da maneira mais completa, prática e simples, permitindo que se estabelecem prazos e data de entrega, comentários, check-lists, anexos, etiquetas etc. Todas essas opções permitem notificações via e-mail ou desktop para assim garantir que tudo seja entregue corretamente até o prazo.
2. Meu Evento
Esse aplicativo foi desenvolvido para simplificar o controle da confirmação de presença dos convidados. O Meu Evento cria uma lista e envia RSVP (Répondez S'il Vous Plaît, em português responda, por favor) por SMS a todos os convidados para confirmarem a sua presença em seu evento e, de acordo com cada um que confirmar, o software logo inclui o indivíduo na lista oficial. Com esse aplicativo você consegue calcular os gastos financeiros, saber quem estará presente no evento e a controlar os fornecedores. Também é possível personalizar listas de aniversário, casamento, confraternização, entre outras.
3. Eventbase
Esse aplicativo permite que o produtor crie um aplicativo com todas as informações como cronograma do evento, vídeos, mapas, entre outras informações. Para quem está organizando um evento que tem programação diferente e bastante variada, como um congresso, feira ou até mesmo workshop, o Eventbase é bastante útil. Os convidados também são beneficiados, pois o aplicativo funciona como um guia completo para que o indivíduo não perca nada do seu evento.
4. Pro Party Planner
Esse é um dos apps para ajudar a organizar eventos, ideal para quem irá organizar reuniões, festas, feiras, entre outros. O Pro Party Planner é um aplicativo que apresenta diversas funcionalidades, pois ajuda a organizar o evento, orçamento e a logística de forma prática e efetiva. Uma das ferramentas do aplicativo é o desenho da planta do evento com sistema chamado "agarrar e largar" para definir os lugares do público (ideal para produtores de eventos corporativos). Além de tudo, é possível desenvolver uma lista de convidados, gerenciar tarefas e delegar a equipe, sincronizar dados e informações dos convidados etc.
5. mobLee
Ajuda a adquirir mais engajamento para o evento, pois gera uma comunicação ativa, aumentando a participação entre os convidados, organizadores e influenciadores. Além de tudo, esse é um dos apps para ajudar a organizar eventos exclusivo que proporciona mais eficiência, com a redução de custos, receita e otimização de procedimentos. Com o mobLee é possível escolher qual plano se enquadra melhor no perfil de seu evento e inserir os dados essenciais.
6. Google Agenda
Um dos melhores apps para ajudar a organizar eventos que pode ajudar muito quem tem dificuldades em lidar com anotações em agenda. A única coisa que se tem de fazer é criar compromissos e indicar o horário e a data correta da tarefa. Depois disso, basta relaxar, pois o Google Agenda irá lembrar você sobre todos os seus compromissos por mensagens no celular ou também envio de e-mails. Além de tudo, é possível compartilhar com a sua equipe para que todos fiquem sincronizados quanto aos compromissos e tarefas de cada um.
7. Evernote
Esse aplicativo funciona como uma agenda ou um bloco de anotações que permite criar notas, fotografar, criar listas e gravar lembretes de voz e torna as informações acessíveis seja em casa ou no trabalho. O Evernote integra conteúdos de diversos dispositivos. Por exemplo: se você criou um lembrete em seu computador, ele poderá ser visualizado em seu celular.
8. Super Planner
Esse é um dos melhores apps para ajudar a organizar eventos, pois oferece várias ferramentas para calcular, de forma detalhada, a quantidade de alimentos, bebidas, convidados e até mesmo de fornecedores que serão contratados para o evento. Desta maneira, todos os cálculos podem ser ordenados em um só lugar, possibilitando mais agilidade na produção do seu evento.
9. InEvent
Esse aplicativo possibilita alocar os seus eventos em um aplicativo personalizado com soluções customizadas desde o briefing. A ferramenta possibilita que você tenha mais agilidade em todas as etapas de planejamento. O InEvent possibilita o aumento de seus leads, trazendo também soluções para integrações de logística e hospitalidade, campanhas corporativas e ferramentas que ajudam na interação do público com os patrocinadores e palestrantes.
10. MailChimp
Esse é um dos melhores apps para ajudar a organizar eventos e um dos mais úteis para o marketing de um evento. O Mailchip é um aplicativo fácil, prático e simples de utilizar, ele permite o envio de e-mail marketing aos convidados e/ou participantes, disponibiliza modelos de templates prontos para personalizar e enviar ao público que ainda podem ser modificados por meio do CSS, HTML e Photoshop. Além de tudo, o plano básico de assinatura do MailChimp possibilita que você envie até 12 mil e-mails e cadastre até 2 mil contatos por mês.
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