R.S.V.P. é a abreviação de “Répondez S’il Vous Plaît”, expressão francesa que significa “Responda, por favor”, usada para solicitar que os convidados confirmem presença ou não em um evento.
O RSVP poderá ser receptivo ou ativo. Quando receptivo, o convidado entra em contato para confirmar ou declinar a presença através do telefone, e-mail ou site. Portanto, é necessário que este serviço seja contratado antes da entrega ou envio dos convites, já que o telefone do RSVP deve constar entre as informações do casamento. Mas, se a opção for pelo ativo, uma empresa ou um profissional entra em contato com o convidado por telefone para confirmar se ele estará ou não presente no evento.
Muitos noivos criam um site sobre o casamento com um espaço para confirmação da presença. Mas lembre-se que nem todos os convidados, especialmente os mais velhos, estão acostumados a confirmar presença através da internet.
Nos dias atuais, uma forma eficaz de se obter o número de convidados presentes a um evento é o RSVP ativo. Porém, para que o serviço tenha qualidade e pontualidade, é essencial que a lista de convidados e os telefones de contato estejam atualizados, pois, caso contrário, estará comprometendo o prazo de entrega.
Em geral, o pedido de confirmação de presença aparece no lado esquerdo inferior do convite. Podendo usar a expressão “Por favor, confirmar a sua presença” ou R.S.V.P. (abreviação em francês).
Escreva: “Por favor, confirmar a sua presença até dia xx/xx/xxxx pelo telefone, e-mail ou pelo site” (escolha apenas dois).
Para inserir no convite uma data limite para confirmação dos convidados, calcule mais ou menos uns 20 dias antes do casamento ou evento. Assim, a empresa que você contratou terá 5 dias para fazer o RSVP Ativo e sobrarão 15 dias para que você possa adequar a estrutura do seu evento ao número de convidados confirmados.
Ao fazermos uma abordagem mais detalhada sobre o campo de atuação do RSVP, é possível constatar que, além de amplamente utilizado atualmente, esse serviço ajuda os organizadores a adaptarem as festas e eventos, baseando-se em dados mais precisos, e ainda é possível prestar outras informações, tais como:
- Localização do Evento;
- Endereço das lojas onde estão as listas de presentes (caso haja);
- Trajes sugeridos.
É cultural! Infelizmente no Brasil a imensa maioria das pessoas (mais de 60%) por ignorância ou falta de hábito, não dá a devida importância do ato de confirmar presença ou não. Por isso o RSVP ativo é mais eficaz que o passivo. E mesmo no ativo, em geral você pode considerar que 10% dos confirmados não comparecerão, afinal aparecem imprevistos no dia.
Quando o serviço de confirmação não é realizado, a experiência tem demonstrado que as margens de variação entre o número de convidados presentes, em relação ao número de convites individuais entregues ou enviados podem oscilar entre 10 a 30 %, dependendo de alguns fatores na época.
Os anfitriões podem até pensar em executar eles mesmos esse serviço. Infelizmente, isso não dará muito certo. Os convidados ficam constrangidos de falar que não irão diretamente a você, confirmam e posteriormente inventam uma boa desculpa pela ausência. Situação pior é quando no ato de confirmação, o convidado solicita a inclusão de um amigo ou parente e você ficará sem jeito de falar não. Por isso, o ideal é contratar uma empresa ou um profissional para tal função. A maioria das assessorias de casamento oferece esse serviço. A pessoa ao atender ao telefone deve ter em mãos a lista completa dos convidados e as demais informações de interesse.
A contratação do serviço de RSVP ativo no final pode sair muito barato. Supondo uma festa para 200 convidados em que o custo individual seja de R$ 130,00 (incluso neste valor somente buffet, decoração, bebidas e lembranças), se 20% não comparecerem no dia, os anfitriões estarão desperdiçando R$ 5.200,00. Em contra partida, o custo da confirmação de presença para 200 convidados custa em média R$ 600,00.
Embora os anfitriões estejam melhores assessorados do que alguns anos atrás, ainda não dão a devida importância na contratação desse serviço. Para não sobrar ou não faltar no dia, isto é, para que os anfitriões não joguem dinheiro fora ou não passem vergonha diante de seus convidados, a indicação é o RSVP ativo bem executado.
Com a contratação do RSVP ativo os anfitriões podem negociar com maior tranquilidade com o buffet, decoração e demais fornecedores, ajustando, assim, o evento ao número de convidados confirmados. Esse ajuste acima citado torna-se mais difícil quando o número de convidados confirmados for menor que a quantia contratada inicialmente. Nesse caso, a sugestão é que os contratantes planejem bem a negociação inicial, deixando uma margem para negociações futuras, quando estiverem com os dados do RSVP ativo em mãos, pois na prática a devolução de valores não é usual.
O sucesso de um evento vai além de uma bela recepção ou um lindo jantar. O sucesso precisa estar estampado no rosto de satisfação dos anfitriões e seus convidados, nos comentários e agradecimentos dos dias seguintes.
Acredite nesse serviço, ele é muito útil!
