Em qualquer empresa manter uma contabilidade de qualidade é um diferencial fundamental para que os negócios possam ter sucesso e a empresa corra menos riscos de autuações legais e fiscais, além de permitir efetuar uma gestão adequada para estabelecer estratégias com base em fatos e dados devidamente reconhecidos em seus registros.
Há muito tempo a contabilidade deixou de ser apenas uma centralizadora de registros de operações das empresas, para se tornar uma fonte de informações seguras para orientar a administração dos negócios.
Para as empresas de eventos essa visão é a mesma e, por isso, iremos apresentar a seguir 9 cuidados com a contabilidade de eventos.
1. Estabelecer um fluxo de informações seguro
Para garantir que todos os registros relacionados a um evento – e mesmo aqueles que fazem parte das operações cotidianas de uma empresa – é preciso definir com bastante detalhe o fluxo de informações a ser registrado contabilmente.
Entre os cuidados com a contabilidade de eventos ter na contabilidade a possibilidade de identificar as transações realizadas e que darão suporte aos registros de receitas, despesas e contas patrimoniais é uma exigência para que a empresa possa manter uma boa gestão e se preparar para adotar as medidas de controle adequadas para melhoria de seus resultados.
Muito embora a contabilidade seja a responsável pelos registros de uma empresa, nos dias atuais ela deve funcionar como uma assessoria da administração, avaliando os processos e sugerindo fluxos de informações seguros.
2. Definir um controle de custos adequado
Entre os cuidados com a contabilidade de eventos é importante ter um controle de custos de boa qualidade.
Numa empresa de eventos esse controle deve ser bem definido, pois esse tipo de segmento possui uma grande variedade de operações de contratações de terceiros e de cuidados a ser tomados para que os custos não sejam prejudicados em termos de falta de registros adequados.
A contabilidade de custos é fator fundamental para a definição de margens e atuação sobre ajustes que se fizerem necessários para permitir que os resultados possam ser obtidos com maior controle.
3. Assegurar que os impostos estão sendo calculados adequadamente
Um dos principais cuidados com a contabilidade de eventos é garantir que os impostos estejam sendo calculados adequadamente e que todas as operações estejam enquadradas dentro do que define a legislação em vigor.
A contabilidade fiscal é uma especialização da contabilidade convencional que visa manter a empresa sempre em conformidade com as normais legais e fiscais, tanto com relação a suas operações, regularidade de autorizações perante os órgãos de fiscalização e controle, assim como de manter um relacionamento adequado com as autoridades governamentais.
4. Garantir que os prestadores de serviços estejam regularizados perante as obrigações fiscais e trabalhistas
Entre os cuidados com a contabilidade de eventos é fundamental avaliar se os prestadores de serviços se encontram adequadamente regularizados.
Esse cuidado é importante para evitar riscos de autuações e prejuízos para a empresa e também para seus fornecedores, o que pode comprometer os negócios de maneira ampla.
Uma empresa de eventos contrata diversos itens, tais como brinquedos, sob a forma de aluguel, assim como fecha fornecimento de locais para realização seus eventos e artistas e atrações para serem apresentadas por ocasião do evento.
5. Efetuar um controle de estoques correto
Entre os cuidados com a contabilidade de eventos a importância do controle de estoques é uma das principais.
Uma empresa de eventos possui grande complexidade de relacionamentos comerciais e de itens de estoques, como lembranças e artigos diversos, que devem ser adequadamente controlados.
Manter os estoques com segurança se refere não somente às condições físicas, mas a manter a integridade dos mesmos, perante os registros contábeis.
Nesse aspecto, manter procedimentos de inventários permanentes é uma forma segura de manter os estoques sobre controle e a contabilidade sempre conferida e atualizada.
6. Manter as conciliações de contas
Um dos cuidados com a contabilidade de eventos e que se pode afirmar para qualquer contabilidade de boa qualidade é que as contas sejam devidamente conciliadas e eventuais divergências sejam apuradas e ajustadas.
Manter conciliações bancárias atualizadas, análises de composição de saldos para atuação sobre os valores pendentes e o fechamento contábil mensal são aspectos fundamentais para que a contabilidade possa ser um instrumento adequado para o controle e a garantia de identificação de eventuais riscos nos processos.
7. Efetuar circularização de saldos com fornecedores
Esse é um controle contábil importante, que muitas vezes não é realizado pelas empresas por meio de sua contabilidade, sendo um teste normalmente conduzido por auditores internos ou por uma empresa de auditoria contratada.
Porém, esse é um procedimento importante de controle e que deveria ser adotado pelas empresas, pois é importante para identificar fragilidades ou mesmo fraudes de processos.
Esse procedimento consiste em confirmar junto aos fornecedores de qualquer espécie os saldos em aberto com a empresa e efetuar o confronto dessas informações com os saldos contábeis.
8. Emitir balancetes mensais
Os balancetes são instrumentos importantes e fundamentais para o acompanhamento dos saldos contábeis e da situação de gestão da empresa.
Não há como efetuar uma administração de empresas correta, em que a contabilidade esteja em atraso, pois ela demonstra com segurança a situação real da empresa a cada mês, o que permite confrontar e avaliar se as estratégias definidas ao longo do período trouxeram o retorno esperado para o negócio.
A contabilidade é o instrumento de controle que permite checar as informações obtidas em acompanhamentos financeiros realizados ao longo do mês.
9. Cuidar do cumprimento dos aspectos fiscais e legais
Importante fator de segurança para as empresas é que as escriturações fiscais e o atendimento a legislação sejam seguidos de forma correta.
Riscos fiscais são um grande problema nas empresas e podem levar a complicações sérias para a sustentabilidade dos negócios.
Nesse caso, muitas vezes contar com uma consultoria fiscal é uma boa medida para evitar riscos de descumprimento de alguma obrigação.
Considerações finais
Todos os cuidados com a contabilidade de eventos devem ser adotados para que a empresa possa manter a sua solidez e ter uma fonte confiável para a tomada de decisões mais acertadas possíveis.
Neste artigo, apresentamos 9 cuidados com a contabilidade de eventos para auxiliar a gestão e manter a empresa segura quanto a seus registros. Aproveite e adicione seu comentário sobre o que achou deste artigo.
