Quando se está organizando qualquer tipo de evento, principalmente corporativo, antes de tudo ocorre um planejamento do evento com o horário e data do evento, decoração, quantidade de convidados e também o local que irá ocorrer o evento. Mas, como escolher o melhor local para evento corporativo? Nesse artigo iremos falar sobre os eventos corporativos e como escolher o ambiente ideal.
Eventos
Um evento é um acontecimento que reúne um público. Para um evento ter sucesso é preciso que tenha um planejamento antes bem detalhado e organizado. Um evento possui o objetivo de fortalecer a imagem por meio de um ato. É onde a empresa possui a oportunidade de interagir com o seu público conhecendo e conquistando os mesmos.
Evento corporativo
Um evento corporativo é realizado quando está em busca do sucesso de um empreendimento. O evento corporativo traz diversos benefícios a uma empresa como: o aumento da motivação, gera soluções inovadoras, melhora o ambiente e clima de trabalho, funcionários se interagem mais e, além disso, o evento corporativo é ideal para uma empresa comemorar um momento, como aniversário da empresa e até mesmo uma conquista.
Como escolher o melhor local para evento corporativo?
Todo evento precisa de um local para o mesmo ser realizado, não é mesmo? Abaixo listamos as melhores dicas de como escolher o melhor local para evento corporativo. Confira:
1. Quantidade de público
Antes de escolher o melhor local para evento corporativo, é preciso saber a dimensão do seu público. Se o evento será pequeno, médio ou grande, se há chances de o público aumentar na hora do evento e se estará pronto para dizer não quando os ingressos se esgotarem.
Procure analisar todos esses pontos para saber se voce irá precisar de um local pequeno ou com a possibilidade de ampliação. Uma das principais reclamações é que o evento está cheio e isso pode incomodar algumas pessoas, então procure sempre analisar esse ponto antes de escolher o melhor local para evento corporativo para evitar problemas.
2. Características do evento corporativo
Nesse momento para escolher o melhor local para evento corporativo é definir as características do mesmo. Por exemplo, se o evento corporativo está sendo planejado para comemorar o final de ano com o público e funcionários, logo é preciso de um ambiente diferente de uma feira de negócios, o ambiente precisa ser conforme a temática da comemoração.
3. A segurança
Essa dica serve para todos os sentidos. É preciso verificar se o bairro onde o evento corporativo irá ocorrer possui alta segurança, que não tem alta estatística de número de roubos ou assaltos, por exemplo. É preciso garantir segurança para os seus convidados, mesmo do lado de fora do local do evento.
Considere também disponibilizar saídas de emergências que realmente funcionem e de fácil acesso, imprevistos podem acontecer. A segurança do ambiente também é constituída por uma equipe que ficará responsável pelo público durante todo o evento. Procure verificar também se o local oferecerá uma equipe de segurança suficiente para a quantidade do público. Caso contrário, procure locais ou empresas terceirizadas de segurança. Para escolher o melhor local para evento corporativo é preciso garantir toda segurança para que tudo ocorra perfeitamente bem, mas ficar sem segurança, jamais.
4. Fácil acesso ao local
Os seus convidados terão dificuldade para chegar até o local? Tem estacionamentos por perto? Tem pontos de táxi ou linhas de ônibus disponíveis próximo ao local do evento? É preciso analisar todos esses pontos quando está na duvida de escolher o melhor local para evento corporativo.
Uma dica é fazer mapas de acesso ao ambiente com informações sobre os meios de transporte e divulgar em tudo que está relacionado ao evento, seja flyers, convites e newsletters. Lembre-se que como medida de segurança, equipamentos e publico não se misturam, por isso procure um local que tenha um ambiente exclusivo para carga e descarga para evitar que interfira a circulação dos convidados. Procure também analisar se o local possui acessibilidade aos portadores de deficiente física como rampas e elevadores.
5. Licença de funcionamento
Vamos supor que voce tenha que encerrar o seu evento logo no início porque se esqueceu de verificar se o local possui alvará de funcionamento? É um erro bem grave, não é mesmo? Por isso que o ideal é verificar ligando para a prefeitura, pelo site, conversar com vizinhos ou solicitar presencialmente ao dono do espaço a autorização para a realização de shows, eventos ou festas no local. É muito importante no momento de escolher o melhor local para evento corporativo verificar se o ambiente está com a licença de funcionamento em dia.
6. Local fechado ou ao ar livre?
Claramente voce irá olhar a previsão de tempo para se informar se vai chover ou fazer sol durante o dia do evento, para assim escolher se o local será ao ar livre ou fechado. A dica para escolher o melhor local para evento corporativo é aquele que não seja exclusivamente aberto ou fechado. É preciso enfrentar surpresas, como em um dia de sol pode ter uma hora com chuva. Além de tudo, é preciso se preocupar se o local possui área para fumantes, fumaça, barulho, etc.
7. Exigências sanitárias e alimentação
Esses elementos são necessários para o público. Ninguém fica satisfeito se estiver com fome e com vontade de usar o banheiro. No momento de escolher o melhor local para evento corporativo é preciso visitar o ambiente antes de contratá-lo e no momento da visita procure analisar se os banheiros estão em boas condições, se possui banheiros o suficiente para o tamanho do seu público e se ainda possui serviços de limpeza.
Caso o ambiente não tenha todos esses requisitos, opte por alugar banheiros químicos e contratar empresas terceirizadas de limpeza. É muito importante também verificar as condições da cozinha do local, se possui todos os utensílios essenciais, água potável, gás, entre outros, principalmente se for utilizar a cozinha para manipular alimentos que serão servidos durante o evento corporativo.
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