Existem diversas etapas importantes para organizar um evento, dentre elas escolher salão de festas ideal. Mas como deve ser feita essa escolha? Quais são as etapas de organização de um evento? Neste artigo falaremos tudo sobre organização e daremos seis dicas de como escolher o salão de festas para seu evento ser um sucesso!
Organização e a importância de escolher o melhor local
Toda organização de eventos passa por etapas que ajudam a alcançar o sucesso. Elas são planejadas com antecedência e devem ser realizadas com ajuda de um produtor de eventos, a fim de ter um bom planejamento para que tudo ocorra sem problemas.
A organização de eventos é constituída pelas seguintes etapas:
- orçamento;
- definição do estilo do evento;
- definição do público-alvo;
- definição da data e do horário; e
- escolha do ambiente.
Além dessas etapas, também temos: escolha de fornecedores (decoração, iluminação, entre outros), música (contratação de músicos, bandas, grupos, DJ, entre outros), aluguel de mesas e cadeiras, comidas e bebidas (contratação de buffet para eventos) e contratação de equipes de limpeza e segurança.
A escolha do espaço é uma das mais importantes no momento de organizar um evento. Um salão de festas precisa ser confortável e aconchegante, que ofereça praticidade na organização e realização.
A seguir, dicas para você saber como escolher o salão de festas ideal para o seu evento ser um sucesso!
6 dicas para escolher salão de festas ideal para seu evento
Abaixo, listamos as seis dicas para escolher salão de festas ideal para seu evento. Confira:
1. Orçamento
Antes de escolher salão de festas ideal para o seu evento, é preciso estabelecer um orçamento, ou seja, quando você irá definir o valor que será gasto em cada etapa de organização. Para isso, você precisa saber do quanto você dispõe e quanto deseja gastar.
Outra dica é deixar uma quantia de emergência caso ocorra algum problema, como a falta de algum item que deve ser adquirido o mais rápido possível ou se algum fornecedor faltou e é preciso contratar outro.
2. Estilo do evento
Depois de estabelecer um orçamento para escolher salão de festas ideal é preciso definir o estilo do seu evento. Existem diversos estilos e definir um pode ajudar na hora de escolher o seu público-alvo. Será um show? Uma festa à fantasia? Um casamento? Uma balada? Uma festa de aniversário com brinquedos infantis? Comemoração de uma data como o Natal? Evento esportivo ou religioso? Lembre-se que o estilo do evento ajuda a definir qual será o tipo do seu público.
3. Quantidade de participantes
Uma das dicas para escolher salão de festas ideal para o seu evento é preciso definir a quantidade de participantes. Essa quantidade definirá o tamanho do local que você deve reservar. Se forem mais de cem pessoas, o local precisará ser de grande porte, porém, se há pelo menos 50 pessoas, logo, de pequeno porte.
Se você não sabe exatamente quantas pessoas participarão do seu evento, faça uma pesquisa, com antecedência de pelo menos seis meses antes da data escolhida para a realização do evento. Peça que eles confirmem a presença para você ir se programando.
4. Estrutura do local
Para escolher salão de festas ideal é preciso agora verificar se a estrutura do local comporta a quantidade de pessoas que você convidou. O evento será de pequeno, médio ou grande porte? Qual o tamanho total do local escolhido?
É muito importante garantir que os participantes de seu evento se sintam confortáveis, sem ficarem se esbarrando um no outro, podendo até ocorrer algum conflito e desconforto.
Outra dica é verificar se a estrutura do local comporta sanitários masculino e feminino e se estão em bom estado. Também é importante verificar o estado de conservação geral do local, assim como pintura, escadas, piso, pois estruturas comprometidas podem causar acidentes. Lembre-se que a satisfação e o conforto dos participantes estão em primeiro lugar.
5. Acessibilidade
No momento de escolher salão de festas ideal para o seu evento, é preciso verificar se oferece acesso àqueles que têm alguma deficiência, como quem utiliza cadeira de rodas para se locomover. Para isso é preciso verificar se o local tem rampas. Também é preciso se preocupar com o fácil acesso ao evento, que as pessoas consigam chegar ao local sem se atrasar. E verificar se há meios de transportes disponíveis. Também é importante verificar se há estacionamento para os participantes que forem de carro ou moto.
Lembre-se que é preciso reservar um local para fornecedores, com fácil acesso e para descarregamento dos equipamentos e comidas.
Outra dica é verificar se o local conta com saídas de emergência, extintores e geradores de energia e se estão bem sinalizados. Afinal, são exigências legais do Corpo de Bombeiros e que não podem ser desprezadas, de forma alguma!
6. Alvará de funcionamento
Para escolher salão de festas ideal para o seu evento também é preciso verificar se há alvará de funcionamento. Este documento emitido pelo poder executivo municipal dá o direito ao local para exercer atividades. É importante também verificar a sua validade, para evitar qualquer tipo de problema.
O alvará precisa ser renovado anualmente, mediante pagamento de taxas, protocolo de processo de renovação e apresentação de documentos que comprovem a regularidade do local, como certificado de vistoria do Corpo de Bombeiros, licença sanitária, entre outros, conforme a legislação municipal específica.
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