Em tempos de pandemia e com as restrições sendo mais flexibilizadas, foi possível retomar os eventos presenciais em algumas situações e com a atenção ao cumprimento das medidas de segurança que estão definidas pelo Ministério da Saúde e Secretarias de Saúde de Estados e Municípios.
Porém, como a limitação presencial ainda é bastante necessária e muitas pessoas ainda não se sentem seguras para comparecer em eventos de qualquer natureza, a opção por eventos híbridos passou a ser bastante interessante.
Mas você conhece os detalhes desse tipo de evento?
Neste artigo, vamos apresentar um guia completo e definitivo sobre o que é evento híbrido e, assim, esclarecer que esse é um tipo de evento que permanecerá como uma excelente opção daqui em diante.
O que é evento híbrido?
Mas o que é evento híbrido, se não um acontecimento que envolve a participação presencial e remota das pessoas.
Essa é a definição mais simples desse tipo de evento, mas ela conduz a uma característica essencial, pois esse tipo de evento deve ocorrer com transmissão em tempo real e a possibilidade de interação entre convidados e participantes ou mesmo com a gravação total das exposições do evento para serem consultadas e acompanhadas posteriormente.
É importante que todos os detalhes e regras do evento constem nos convites e divulgação desse tipo de evento sejam bastante específico sobre suas características para evitar dúvidas.
O que é necessário para realizar um evento híbrido?
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Não podemos entender com profundidade o que é evento híbrido se não abordamos o que é necessário para sua realização.
Escolher uma boa plataforma, equipamentos e software de transmissão torna-se fundamental, assim como período incompleto?
Então é preciso informar que num evento híbrido a definição de um espaço adequado, mesmo de menores tamanhos como salões de festas que possa receber os mais diversos tipos e quantidades de participantes passa a também ser decisivos para a realização, assim como num evento presencial.
Manter uma estrutura de atendimento presencial com serviços de garçons e de segurança adequada.
Quais eventos híbridos tem maior possibilidade de realização?
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Quando o você entende o que é evento híbrido começa a perceber que esse tipo de evento pode ser realizado para qualquer tipo de encontro, seja empresarial, acadêmico, de negócios ou até mesmo pessoais.
Porém, alguns eventos têm mais possibilidade de serem realizados de maneira híbrida, e estão relacionados a suas concepções e maior visibilidade e participações.
Assim, eventos como treinamentos, congressos, e-sports, fóruns, seminários, lançamentos de produtos, shows, convenções, são os que permanecem como os destaques e os tipos mais comuns de eventos híbridos.
Porém, podem ser realizados diversos outros, inclusive em comemorações de grandes famílias e grupos, assim como de cultos religiosos, possibilitando maior acesso a todos e a garantia de sucesso.
Aspectos de planejamento para realizar eventos híbridos
Ao se definir o que é evento híbrido, torna-se importante estabelecer um planejamento detalhado para que o evento possa ter sucesso e ser de grande retorno para todos, tanto para a empresa que está realizando o evento, aqueles que estão patrocinando e para todos os participantes do evento.
Dessa maneira, torna-se fundamental estabelecer os seguintes passos principais:
- Planejar o objetivo, conteúdo e programação do evento
Um planejamento bem feito possibilita que as demais etapas de um projeto sejam realizadas com maior chance de sucesso e com menor esforço.
Quando se sabe o que quer, é possível estabelecer metas, caminhos e ações a cumprir e vencer etapas de maneira muito mais bem sucedidas e trazer um evento de qualidade e que atenda a definição estabelecida inicialmente.
- Estude o público-alvo
Avaliar e definir o público-alvo de seu evento serve para estabelecer a melhor execução e a escolha dos convidados e toda a estrutura de realização do evento.
Quando se têm dados e informações sobre os interesses dos participantes, é possível traçar ações para que possam ser superadas as expectativas de quem deseja acompanhar o evento e, assim, conseguir sucesso em sua realização.
- Defina um orçamento e o cronograma
Estabelecer o orçamento e acompanhar sua execução ajustando as distorções e fatores que possam afetar essa definição são pontos fundamentais para melhorar o controle.
O cronograma de execução da preparação permite que o evento seja realizado com segurança e maior qualidade.
- Inclua a definição de necessidade de infraestrutura
Definir a escolha da infraestrutura e equipamentos necessários para a realização do evento contribui para que toda a realização possa ter a garantia de qualidade necessária a uma avaliação final satisfatória.
Exemplos de ganhos em participações e qualidade em eventos híbridos
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Quando se aborda sobre o que é evento híbrido, é preciso também indicar os ganhos obtidos com a realização de eventos desse tipo, com relação a participação de convidados, quantidade de pessoas que podem ter acesso ao evento e possibilidades de introduzir técnicas modernas de transmissão, entre outros ganhos.
Podemos relacionar os principais ganhos relacionados diretamente com a transmissão do evento híbrido, como:
- Maior possibilidade de envolvimento de pessoas em todo o planeta, com aumento de acessos e de conseguir um público muito grande;
- Poder ter a participação em tempo real com o evento presencial, sem necessidade de deslocamentos;
- Possibilidade de debates por videoconferência entre palestrantes e com a interação dos participantes em geral;
- Ampliar a audiência com retransmissão em canais em redes sociais;
- Recursos de mídia muito mais atualizados e que tragam o interesse para a participação;
- Uso de recursos de captura de imagens com mais inovação;
- Possibilidade de realizar eventos com maior interesse de participação.
O que é evento híbrido: agora é com você
Agora que você conhece mais sobre o que é evento híbrido, é possível participar de eventos desse tipo, ou mesmo promover esse eventos com bastante segurança e sucesso.
É fundamental destacar que esses eventos necessitam e muitos cuidados para tratar de todos os detalhes de sua realização, assim contar com uma consultoria que possa orientar sobre os aspectos a serem considerados para o sucesso do evento é fundamental. Escolha a parceira ideal para seus objetivos e garanta um evento de qualidade.
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