Em qualquer empresa a preocupação com a adequada condição financeira é uma constante.
Em alguns segmentos, como o de eventos, a complexidade de operações se torna um grande desafio que aliado a uma gestão ineficiente acabam por levar a empresa a descontroles e a ter de recorrer, com habitualidade, a recursos de terceiros, como empréstimos para se manter operando.
Em tempos de crise, então, a necessidade de manter uma estratégia e controles adequados de acompanhamento e de ajustes em seus caixas são essenciais para que as empresas se tornem competitivas e tenham chances de ocupar espaços deixados por concorrentes.
Nesses períodos, a competência em administrar um negócio é um fator fundamental que, em conjunto com uma organização e total disciplina com a empresas, permite que se mantenham em crescimento e, nesse aspecto, a saúde financeira deve ser mantida em boas condições.
A seguir, veremos nove dicas de como equilibrar caixa de empresa de eventos.
1. Trabalhe com um orçamento
Uma boa maneira de equilibrar caixa de empresa de eventos é adotar um orçamento que seja acompanhado e justificado em seus eventuais desvios.
A peça orçamentária é o guia de negócios de controle mais fundamental para um controle efetivo de seus resultados.
Numa empresa de eventos, a quantidade de operações é bastante diversificada envolvendo atividades de segurança, contratações de estruturas , equipamentos , serviços de garçons, aluguéis de brinquedos e bens, como cadeiras e mesas, além de serviços de decoração.
Todos devem ser previstos adequadamente para um bom controle financeiro.
2. Utilize um fluxo de caixa
Uma boa maneira de equilibrar caixa de empresa de eventos é ter controles adequados, e um desses principais controles a ser adotado é trabalhar com um fluxo de caixa bem ajustado e continuamente analisado.
O fluxo de caixa permite ter um acompanhamento e uma visão geral e detalhada de previsões e realizações das operações da empresa, e, assim, permitir que os valores sejam ajustados da melhor forma possível.
Isso permite o equilíbrio das finanças e garante a continuidade das operações com mais segurança ou com a possibilidade de ter de recorrer a recursos externos para manter os negócios em casos excepcionais, mas que tenham sido identificados com previsibilidade.
3. Negocie prazos de pagamento mais amplos
Para conseguir equilibrar caixa de empresa de eventos, é importante buscar um fluxo de recebimento e de pagamento que sejam favoráveis à empresa e que possam dar uma condição mais tranquila em casos de pagamentos atrasados.
Nesse sentido, é importante avaliar a relação entre receitas e despesas e manter um padrão que possibilite obter recursos antes dos pagamentos.
Como um caixa saudável depende de não ser gerado nos custos não previstos, principalmente pelo pagamento de juros e multas, é importante trabalhar bem nesse assunto e manter seu caixa mais sólido, sem muitos riscos.
4. Controle e atue sobre a inadimplência
A inadimplência nas empresas é uma grande preocupação que pode comprometer as ações para equilibrar caixa de empresa de eventos.
O ideal é que sejam definidos processos de cobranças imediatas de atrasos e que sejam tomadas medidas para que se possam recuperar os valores que estejam enquadrados nessas situações.
A inadimplência, normalmente quando não consideradas e acompanhadas de forma correta, tendem a se elevar a níveis que comprometerão a continuidade dos negócios.
Sempre tenha em mente que as margens desse segmento não são elevadas, assim, qualquer atraso pode comprometê-las.
As empresas não tem gestão sobre os recursos de seus clientes, mas podem atuar e identificar riscos em casos de atrasos e se antecipar a prejuízos maiores.
5. Tenha um controle rígido de suas contas a receber e a pagar
Para uma empresa saudável, é fundamental que se mantenham controles e processos bem definidos, acompanhados e constantemente analisados.
Assim, é possível atestar a situação e equilibrar caixa de empresa de eventos, principalmente com avaliações de conciliações de saldos bancários e controles de contas a receber e a pagar.
Sem esse controle, os riscos de fraudes e de perdas de valores torna uma situação de exposição indevida e de prejuízos consideráveis.
6. Exerça uma revisão periódica de custos
Para equilibrar caixa de empresa de eventos, é necessário que se tenha um comportamento adequado de receitas e de despesas, sendo que as receitas dependem de fatores externos, entretanto, as despesas são determinadas pela gestão direta das empresas em seus gastos.
Importante manter um controle de custos que sejam analisados permanentemente para que possam ser ajustados de acordo com as análises realizadas.
Efetuar campanhas de redução de custos é uma boa estratégia para atingir tais objetivos.
7. Mantenha distância entre suas finanças e as da empresa
Essa é uma regra de ouro para qualquer empresa, mas, muitas vezes, ela é totalmente desprezada por seus administradores, fazendo com que isso seja um fator de risco significativo que trará prejuízos ao caixa da organização.
Esse risco é mais presente em pequenos negócios, porém, se empresas de qualquer porte não tiverem um controle adequado pode ocorrer em qualquer segmento e tamanho empresarial.
As definições de retirada devem ser bem estabelecidas, principalmente acompanhadas e cumpridas estritamente, sem exceções.
Recorrer a recursos da empresa para uso pessoal pode caracterizar desvios e fraudes ou até mesmo condições para que os compromissos empresariais junto a terceiros, clientes, fornecedores e exigências fiscais não sejam cumpridos.
8. Recorra à tecnologia
Empresas que não trabalham com os melhores recursos tecnológicos em suas operações e controles tendem a ter perdas ou a deixar de aproveitar oportunidades que possam surgir.
Investir em controles integrados e em sistemas que possam garantir as melhores informações em prazos adequados é uma excelente maneira de gerir seus recursos e poder prever situações que possam auxiliar em seus negócios com melhores ganhos.
Processos ajustados e bem conduzidos são uma excelente maneira de conseguir efetuar tratativas e ações para equalizar seu caixa.
9. Trabalhe sempre com os recursos necessários
Definir uma estratégia adequada de negócios, em que sejam disponibilizados recursos justos para efetuar suas operações, é uma maneira de manter o caixa sob controle, pois, assim, não estaria investindo em manter valores adicionais que podem representar mais compromissos com liquidações de empréstimos e com outras despesas.
O ideal é contar com recursos próprios para não ter de recorrer a terceiros. Assim, uma boa estratégia é manter valores de reserva para eventuais necessidades e conseguir contar com valores que possam atender a essas demandas.
Estudar, acompanhar e ajustar os ciclos financeiros é uma boa medida para ter as finanças sempre ajustadas e sem riscos.
Considerações finais sobre equilibrar caixa de empresa de eventos
Para equilibrar caixa de empresa de eventos, é preciso adotar uma administração e uma gestão fortes e com controles adequados.
É preciso, também, acompanhar os resultados e ter uma estratégia sempre atenta a oportunidades de novos negócios e de controles de custos e receitas de maneira adequada.
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