Eventos são programados para serem realizados sem qualquer transtorno, cumprindo prazos e com a qualidade desejada para obterem satisfação e uma boa avaliação.
Entretanto, eventos podem ser cancelados por diversos motivos, causando problemas tanto para quem organiza quanto para os participantes, que se frustram com essas situações.
É importante que sejam previstas tais situações e definidas ações que minimizem riscos e atendam os participantes, mantendo seu interesse em futuros eventos ou até mesmo no reagendamento de datas daqueles que foram cancelados.
Neste artigo, apresentaremos nove dicas para comunicar adiamento de eventos da melhor forma possível e evitar danos maiores que a própria situação de adiamento do evento.
1. Comunique de forma clara e com divulgação ampla
É fundamental comunicar adiamento de eventos de forma clara e transparente, com a máxima urgência possível.
Usar todos os meios de informação para que tanto participantes quanto fornecedores sejam devidamente comunicados é a melhor maneira de esclarecer a necessidade de adiamento.
Deve-se avaliar uma comunicação mais objetiva para aqueles que estão diretamente envolvidos com o evento como fornecedores e participantes, bem como alternativas para futuras realizações; ou mesmo de como agir para o ressarcimento de valores pagos pelo evento.
É importante ser o mais transparente quanto aos motivos de cancelamento, visando evitar que ocorram incertezas quanto à realização de futuros eventos, demonstrando que o cancelamento ocorreu por imprevistos e que todas as medidas possíveis para evitar a situação foram adotadas antes da decisão de adiar o evento.
Isso dará confiança para que todos entendam que os organizadores se empenham em evitar a situação.
2. Mantenha contato direto com os participantes
Elaborar uma comunicação direta com aquelas pessoas que apostaram e criaram a expectativa em participar do evento é uma forma de personalizar e respeitar esse esforço.
Participantes se sentirão muito surpresos, mas a comunicação direta poderá evitar que se decepcionem com os organizadores, fazendo com que se sintam respeitados quanto ao relacionamento com a empresa, mantendo a confiança para futuras participações em eventos.
Quando se personaliza esse tipo de situação, é demonstrado respeito e consideração por aqueles que confiaram em ter atendidas as suas necessidades, formando-se, assim, uma parceria mais forte entre as partes.
3. Utilize os recursos de informação das plataformas
Uma excelente forma de comunicar adiamento de eventos é por meio de plataformas de eventos.
Normalmente, esses recursos são utilizados para controle de vendas e divulgação do evento, tendo um importante papel na aproximação entre os organizadores e os participantes.
Como possuem um formato integrado e possibilitam mais segurança quanto à divulgação de dados, é possível garantir que, usando essas plataformas, as informações sejam adequadamente enviadas aos participantes, de forma mais fácil e rápida.
4. Defina um padrão de texto para a comunicação
Importante definir um texto específico para cada tipo de destinatário, dessa forma, a melhor maneira de comunicar adiamento de eventos está diretamente relacionada à quantidade de informações que se deseja fornecer a cada segmento específico.
Trabalhar com um informativo único pode ser mais usual, porém, esse procedimento é percebido como um padrão sem o devido tratamento e ajuste à situação existente.
Avalie os modelos a serem enviados de forma ampla e aqueles para envio aos participantes e fornecedores.
5. Avise a todos os fornecedores
Importante comunicar adiamento de eventos aos fornecedores com a máxima urgência.
Eventos tem relação com diversas atividades de apoio, como reserva de espaços, contratações de Buffet, garçons, equipes de segurança, estruturas e equipamentos, e músicos ou DJs.
Definir a informação direta a esses fornecedores é bastante importante para manter a parceria em boas condições.
6. Defina a nova data do evento
Ao comunicar adiamento de eventos, é importante que sejam estabelecidos o formato que se deseja e as novas datas.
Enviar convites aos participantes e viabilizar um evento com mais possibilidades é uma maneira de contribuir para compensar o adiamento, demonstrando que os organizadores estão sensíveis para proporcionar a melhor experiência possível.
7. Ofereça a opção de devolução dos valores de ingressos
Ao comunicar adiamento de eventos, é importante estabelecer a possibilidade de devolução de valores, definindo qual modelo a ser adotado.
Nesse caso, os participantes poderão optar por desistir ou por manter o interesse em um evento futuro. Por isso, o ideal é disponibilizar um reagendamento ou uma substituição, dando opções ao participante.
Outra possibilidade é oferecer um crédito a ser usado posteriormente em outro evento. Essa é uma decisão que deve ser bem escolhida pelos organizadores do evento, mas que devem ser consideradas sempre.
8. Reagende com fornecedores
Além de comunicar o cancelamento do evento aos fornecedores, é fundamental que eles tenham a prioridade de prestarem serviços em um futuro evento.
Esse é um processo bastante complexo, pois os fornecedores podem envolver uma grande cadeia de outros prestadores de serviços, e, em muitos casos, podem ter comprometido recursos nessas contratações.
Dessa maneira, é importante agilizar a comunicação com tais fornecedores, minimizando os riscos em suas relações comerciais e operacionais.
9. Avalie a possibilidade de evitar o cancelamento
Uma grande possibilidade de reduzir prejuízos é manter uma alternativa para que o evento não seja adiado, realizando-o mesmo com determinados ajustes e avaliações de acertos financeiros para compensar eventuais danos.
Muitos cancelamentos são ocasionados por falta de planejamento ou por condições inadequadas de negociação com fornecedores ou com atrações.
Por isso, manter uma alternativa que ofereça condições de substituir a realização por outros modelos pode ser uma atitude importante para evitar os cancelamentos.
Em caso de impossibilidade de ajustar os eventos em outros substitutos com mesmo padrão, as providências de divulgação e de transparência são as condições ideais para reduzir eventuais danos.
Considerações finais sobre comunicar adiamento de eventos
Várias maneiras devem ser usadas para comunicar adiamento de eventos, mas todas devem estar integradas e ser realizadas simultaneamente.
Adotar todas as possibilidades de minimizar danos é o ideal para que a dor de um cancelamento nos participantes seja atenuada e, assim, sua marca consiga superar esse obstáculo.
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