Eventos são programados para serem realizados sem quaisquer transtornos, cumprindo prazos com a qualidade desejada, a fim de obter satisfação e uma boa avaliação por parte do público. Entretanto, eventos podem ser cancelados por diversos motivos, causando problemas tanto para quem organiza quanto para os participantes, que se frustram com essas situações.
É importante que sejam previstas tais situações e definidas ações que minimizem esses riscos, fazendo com que os participantes sejam atendidos e mantenham seu interesse em futuros eventos ou até mesmo na realocação de datas daqueles já cancelados.
Neste artigo, apresentaremos nove dicas para comunicar adiamento de eventos da melhor forma possível, evitando danos maiores que a própria situação de adiamento do evento.
1. Comunique de forma clara e divulgue amplamente
É fundamental comunicar o adiamento de eventos de forma clara e transparente, com a máxima urgência possível. Para isso, a melhor maneira de esclarecer a necessidade de adiamento é usar todos os meios de informação para que tanto participantes quanto fornecedores sejam devidamente comunicados.
Além disso, é necessário avaliar uma comunicação mais direta com aqueles que estão diretamente envolvidos com o evento, como fornecedores e participantes, e as alternativas para futuras realizações ou algum modo de agir para o ressarcimento de valores.
É importante ser o mais transparente possível quanto aos motivos do cancelamento, evitando incertezas quanto à realização de futuros eventos. Outra alternativa é demonstrar que o cancelamento ocorreu por alguns imprevistos, mas que, antes da decisão de adiar o evento, todas as medidas possíveis para evitar a situação foram adotadas. Isso dará confiança ao público, que entenderá que os organizadores se empenharam para evitar essa situação.
2. Mantenha contato direto com os participantes
Elaborar uma comunicação direta com aquelas pessoas que apostaram e criaram a expectativa de participar do evento é uma forma de personalizar e respeitar esse esforço.
Os participantes se sentirão bastante surpresos, e a comunicação direta poderá evitar que se decepcionem com os organizadores e se sintam respeitados quanto ao relacionamento com a empresa, mantendo a confiança para participações em futuros eventos.
Quando se personaliza esse tipo de situação, é demonstrado respeito e consideração por aqueles que confiaram em ter as suas necessidades atendidas, formando-se, assim, uma parceria mais forte entre as partes.
3. Utilize os recursos de informação das plataformas
Uma excelente forma de comunicar adiamento de eventos é por meio de plataformas de eventos. Normalmente, esses recursos são utilizados para controle de vendas e para divulgação do evento, tendo um importante papel na aproximação entre os organizadores e os participantes.
Como eles têm um formato integrado e possibilitam mais segurança quanto à divulgação de dados, é possível garantir que as informações sejam adequadamente enviadas aos participantes por meio dessas plataformas, com facilidade e rapidez.
4. Defina um padrão de texto para a comunicação
Importante definir um texto específico para cada tipo de destinatário, dessa forma, a melhor maneira de comunicar adiamento de eventos está diretamente relacionada à quantidade de informações fornecidas a cada segmento específico.
Trabalhar com um informativo único pode ser mais usual, porém, esse procedimento é percebido como um padrão sem o devido tratamento e ajuste à situação existente. Então, avalie os modelos a serem enviados de forma ampla e aqueles para envio aos participantes e fornecedores.
5. Avise a todos os fornecedores
É importante comunicar adiamento de eventos aos fornecedores com a máxima urgência.
Eventos têm relação com diversas atividades de apoio, como reserva de espaços, contratações de Buffet, garçons, equipes de segurança, estruturas e equipamentos, músicos ou DJs. Então, definir a informação direta a esses fornecedores é bastante importante para manter a parceria em boas condições.
6. Defina a nova data do evento
Ao comunicar adiamento de eventos, é importante que sejam estabelecidos as novas datas e o formato que se deseja para melhor realização . Assim, enviar convites aos participantes e organizar um evento com mais possibilidades é uma maneira de compensar o adiamento e demonstrar que os organizadores são sensíveis e parceiros para proporcionar a melhor experiência possível ao público.
7. Ofereça a opção de devolução dos valores de ingressos
Ao comunicar adiamento de eventos, é importante definir a possibilidade de devolução de valores escolhendo qual é o modelo a ser adotado. Nesse caso, os participantes poderão optar por desistir ou por manter o interesse em um evento futuro, por isso, o ideal é disponibilizar um reagendamento ou uma substituição, dando a opção ao participante.
Outra possibilidade é oferecer um crédito a ser usado posteriormente em outro evento, mas essa é uma decisão que deve ser bem escolhida pelos organizadores do evento.
8. Reagende com fornecedores
Além de comunicar o cancelamento do evento aos fornecedores, é fundamental que eles sejam informados e que tenham a prioridade quanto a prestarem serviços em futuro evento.
Esse é um processo bastante complexo, pois os fornecedores podem envolver uma grande cadeia de outros prestadores de serviços, e em muitos casos, podem até mesmo ter seus recursos comprometidos nessas contratações. Dessa maneira, é importante agilizar a comunicação com tais fornecedores, minimizando os riscos em suas relações comerciais e operacionais.
9. Avalie a possibilidade de evitar o cancelamento
Uma grande possibilidade de reduzir prejuízos é manter uma alternativa para que o evento não seja adiado, sendo realizado mesmo com determinados ajustes e avaliações de acertos financeiros para compensar eventuais danos.
Muitos cancelamentos são ocasionados por falta de planejamento ou por condições inadequadas de negociações com fornecedores ou com as atrações. Por isso, manter uma alternativa que ofereça condições de substituir a realização por outros modelos pode ser uma atitude importante para que os cancelamentos sejam evitados.
Em caso de impossibilidade de ajustar os eventos a outros substitutos com o mesmo padrão, as providências de divulgação e a transparência são as condições ideais para reduzir eventuais danos.
Agora você já sabe como comunicar adiamento de eventos
Várias maneiras devem ser usadas para comunicar adiamento de eventos, mas todas devem estar integradas e devem ser realizadas simultaneamente.
Adotar todas as possibilidades de minimizar danos é o ideal para que a dor de um cancelamento seja atenuada nos participantes, e para que sua marca consiga superar esse obstáculo.
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