MANUAL PARA UMA FESTA PERFEITA.
Direcionado a pessoas que desejem gerenciar pessoalmente o seu evento, este manual foi elaborado a fim de suprir as necessidades, evitar desperdício e acontecimentos inoportunos, presentes em diversas festas em que o autor gerenciou. É normal que certas coisas e situações para você pareça estranhas e não adequadas, mas torna-se necessário que você seja alertado, mesmo que não concorde, cabe ao autor lhe expor.
O Ideal seria, que você deixa-se todo o gerenciamento de sua festa nas mãos de um profissional, se possível um que já esteja acostumado com o local , mas caso a sua ideia não seja esta, iremos lhe expor todos os pormenores.
Local: a principio faça uma analogia como você fosse construir uma casa. Em primeiro lugar você irá adquirir um terreno para a construção (salão). Segundo passo a escolha dos moveis, e decoração;( cadeira plásticas tipo bistrô ou metálicas, mesas de 4, 6, 8 ou 10 lugares, bancos mesas tipo bistrô). Terceiro passo a escolha da alimentação e bebidas;( Buffet, cocktail com salgadinhos,rodízio de pizza ou panqueca, frios na tabua, bebidas; chope, cerveja, refrigerante e água mineral, destilados e drinks). Quarto passo a escolha dos profissionais, que são imprescindíveis como (segurança para os veículos, dj e garçons). Se você quiser investir um pouco mais poderá contratar também recepcionista, cerimonialista, bar tender, barman. recreacionistas e artistas. Quinto passo, contratar serviços de filmagem, fotografia, para eternizar o seu evento. Não esqueça de baners e cartazes sujestivos.
Salão: Local seguro é imprescindível, veja se o salão está em local seguro. Analise-o durante o horário em que acontecerá o evento, veja se possui iluminação publica no local onde serão estacionados os veículos dos convidados, veja se na redondeza, se existem câmeras de monitoramento, vigilantes ou guardas de firmas que são vizinhos da estrutura. Avalie se a via publica é asfaltada e se é segura, informe-se como é o movimento na hora do evento. Internamente veja se possui mais de um acesso para a rua, se tem iluminação de emergência, extintores ( carregados) e se possível tenha gerador de energia elétrica( funcionando), Questione o proprietário se existe algum material de alta combustão no forro ou paredes. Veja se possui algum tipo de climatização e exaustão. Se o evento não ser no andar térreo, analise se as escadas são seguras. Veja se a cozinha possui condições físicas e higiene necessária para a preparação da alimentação no o seu evento. Se tiver som, analise se é de boa qualidade ( um simples teste de boa sonoridade é ouvir uma musica e entender com facilidade o que o cantor está cantando), veja se possui isolação acústica para eventualmente estender o seu evento até a manha do dia seguinte sem ter que receber a visita da brigada militar. Não se esqueça de ver as opções de iluminação disponível, tanto a normal como a de efeito. Variedade de equipamento de refrigeração é imprescindível. Por fim veja a disponibilidade de banheiros, se possível em mais de um lugar,e na quantidade mínima de uma pia sanitária para cada 50 pessoas. Veja se possui camarim ou outro local possível para os profissionais se vestirem.
Horário do Evento: fique atento que no horário de verão, o começo do evento normalmente se dará ainda com sol alto, sendo que se você contratar um recepcionista recreacionista do tipo perna de pau que cospe fogo, as condições de luzes não favorecerão a performance do artista. Outro ponto negativo é que normalmente a temperatura ainda está estará alta, deixando os convidados incomodados. Também o impacto que a decoração proporciona na entrada dos convidados no salão ficará comprometida caso a iluminação seja ponto relevante. Se possível escolha o horário do evento um pouco mais tarde para aproveitar o acolhimento que a noite proporciona.
Moveis: existem três opções de cadeiras; plásticas, plásticas com capa e metálicas. Cadeiras plásticas, novas e do tipo bistrôs são aceitas por 60% dos locatários, os restantes se dividem na escolha por metálicas ou plásticas com capa, normalmente serão usadas em eventos de 15 anos, bodas e casamento. Certifique-se se aquele convidado especial terá cadeira adequada para ele, normalmente as cadeiras plásticas são para no máximo 140 quilos. Combine com o gerente de eventos como será oferecida a acomodação para esta pessoa sem que ela se sinta constrangida, normalmente se deixa a pessoa sentar-se e após alguns segundos se ela se não solicitar outra acomodação adequada, um parente mais intimo oferece outra opção já disponível. Em caso de cadeirante, veja se a estrutura possui elevador ou outra opção de acesso sem ter que deixar o cadeirante constrangido. Trace com o gerente de eventos uma estratégia com antecedência. As opções de mesas são variadas; 4,6,8,10 e 12 pessoas, sendo somente a de 4 tem o formato quadrado as restantes são redondas de 100 e 140 centímetros. Você pode usa-las mesclada, buscando afinidade entre os convidados da melhor maneira possível, (na lista de convidados fornecida ao recepcionista, constará em que mesa o convidado sentará e com quem ele sentará, desta forma todos encontrarão afinidade, terão assunto para conversar e certamente farão novas amizades).
Decoração: Avalie com calma e somente com as pessoas próximas sem nenhum decorador junto, se todos os adereços sugeridos pelo decorador não irá poluir o visual do ambiente. Antigamente quando não se investia em estruturas para eventos, nos; salões de igrejas, CTGS, pizzaria, restaurantes e clubes se justificava encher as paredes de pregos e tencionados. Com o advento dos Studios Feast (locais prontos, 100% equipados e semi decorados) não se torna mais necessário àquela montoeira de badulaques, adereços e panos e etc que mais estão ali para justificar o preço cobrado pela firma decoradora. Muitas vezes a retirada de alguns enfeites e adereços revelava no visual existente mais estética e sofisticação. Não é permitido decorações que escondam os corrimões nas escadarias, extintores de incêndio e iluminação de emergência. Somente será permitida a colocação de pregos nas paredes se os mesmos a pedido do decorador forem pregados pelo proprietário da estrutura. (existem diversas tubulações hidráulicas e elétricas que somente a administração da estrutura sabe onde estão).
Flores: Não faz sentido o contratante solicitar ao florista que utilizem flores já desabrochadas para economizar no custo final, porem por diversas vezes os decoradores utilizaram flores quase se desintegrando, provavelmente comprada por arremate ou reaproveitada de outro evento. Embora seja só para algumas horas, a menos que lhe seja ressarcido algum valor em troca, exija que o decorador/florista utilize nos arranjos flores novas. A desculpa do calor não é justificativa para as flores estarem despetalando-se.
Materiais vinílicos expelidos ou pulverizados no ar como chuva de prata ou similares portáteis, normalmente proibidos ou permitido condicionado a cobranças de custos extras na limpeza, contaminam os pratos e talheres pelo material expelido, causando também riscos de escorregão quando em contato com o parquet ou piso úmido e acidentes quando acionado. O tempo de aproximadamente 3 segundos que os equipamentos portáteis proporcionam não compensa o custo do risco acima citado, sem contar a sujeira que ficará o salão durante toda a festa ou seja um paradoxo em relação a higiene e o esmero de detalhe na decoração do ambiente.
Alimentação: Em primeiro lugar veja a quantidade de pessoas que serão convidadas para seu evento incluindo todos os profissionais que irão trabalhar: zelador dos veículos, porteiro, recepcionista, segurança, fotógrafos, DJ, artistas, garçons, recreacionistas, cerimonialistas e etc, quantidade esta que em certos caso ultrapassam 30 pessoas. Ao contratar um Buffet bem organizado, você será questionado sobre a quantidade de pessoas extra convidadas . Existem diversas opções de Buffet, escolha não só por preço, certifique-se de quanto tempo o Buffet está operando, veja se possui nutricionista habilitado, fique atento ao cardápio. Normalmente a sobremesa é cobrada a parte, sendo no formato de Buffet ou servida. Não peça para ficar com possíveis sobras de alimentação ( por lei estadual é proibido) a não ser no caso de algumas sobremesas e bolos. Se você utilizar o bolo como sobremesa, invista um pouco mais na qualidade do mesmo. Peça para os garçons servir em fatias pequenas, caso o convidado não se satisfazer, que o sirva novamente. A sobra do bolo é o único alimento que você consumirá após o evento com segurança. Converse com o responsável pelo Buffet que tipo de copo ou taça para o chope, refrigerante, champanha será utilizado. A cozinha é o único local que deverá ser entregue limpa e higienizada, não sendo permitido que se deixe restos de alimentação, sobre isto oriente o administrador do seu Buffet. (em certos eventos a gordura deixada no chão da cozinha, levada pelo rastro de quem lá trabalhava, contaminou todo o piso da danceteria e salão, deixando-o escorregadio e perigoso, sem falar da sujeira). Nenhuma estrutura de evento admite que os buffets deixem restos de comida descartada. Oriente o cheff de seu Buffet para que todo o resto recolhido seja levado embora na finalização de seus trabalhos.
Coktail com salgadinho: parece ser a forma mais barata e fácil de satisfazer seus convidados, o que não é verdade. Se você levar em conta que cada pessoa consome na media de 12 salgadinhos com aproximadamente 30 gramas cada, e que o cento de salgado a ponto de superar um Buffet custará a partir de R$ 35.00, verá que o custo final ficará igual, porem o evento perderá o glamour que um belo réchaud proporciona à festa, sem contar com o visual da foto da mesa do Buffet que ficará em no álbum de família talvez por diversas gerações. Porem se você ainda optar por salgadinho, não escolha o mais barato, ( normalmente os mais baratos tem como base a mesma massa e gosto). Peça para degustar antes de contratar. O salgadinho e docinho sem o papelzinho é mais barato e pratico, pois o chão e as mesas permanecerão bonitos e arrumados, na pratica o papelzinho não funciona, é um custo beneficio que não compensa. Um simples teste dos salgadinhos é prova-los e visualiza-los, devem ter gosto e cor diferente, sem contar o tamanho e a higiene necessária na sua preparação.
Rodízio de pizza ou panqueca: Fornecido normalmente por 03 horas, tendo no final as pizzas ou panquecas doces que como sobremesa, satisfaz a todos, é a escolha mais eclética e com maior aprovação. Ideal para formaturas, baladas e festas formais, é a mais saborosa e pratica opção de alimentação. A equipe monta uma pizzaria com forno de pedra em um dos bares do salão a vista de todos. O aroma das pizzas abre o apetite de todos, porem a produção para uma grande quantidade de pessoas ao mesmo tempo não é possível, sendo necessário administrar este problema servindo pizza já na entrada dos convidados, ou avisando-os com antecedência desta particularidade e divulgando que as pizzas ou panquecas serão servidas por um período de até 03 horas.
Frios na Taboa: opção mais pratica, rápida e muito sofisticada, destinada a eventos de curta duração para firmas e eventos comerciais, muito usado também em formaturas.O que mais surpreende é o baixo custo.
Mesa de Chocolates: Só feche contrato com fornecedores que aceitem montar a mesa no máximo uma hora antes do evento. Em dias quentes, nenhuma estrutura irá ligar o sistema de climatização antes do evento, só para satisfazer a vontade de algum fornecedor que indo às vezes horas antes do evento, alegando que tem outros compromissos, montam a mesa somente para mostrar serviço, pouco se importando se o cliente irá receber os produtos em condições satisfatória. Caso traga os chocolates com antecedência, deverá guardar em refrigeração para somente minutos antes da entrada de convidados, ser colocados na mesa pelos garçons. Não aceite que fornecedores condicionem o fornecimento a pagamento de taxas para a montagem da mesa, pois qualquer garçom, por menos experiente que tenha, sabe montar a mesa de doces ou chocolates.
Chope ou cerveja: o calculo por pessoa adotada, para nunca sermos surpreendido é de um 700ml a um litro por pessoa, dependendo do teor alcoólico e da época do ano (contar todos adultos e adolescente autorizados ). Aquela ideia econômica e oportuna normalmente dita por pessoas sem conhecimento de serviço de copa ou até mesmo algum parente ou amigo (quase sempre um dos que patrocinarão a festa) de que seus convidados não gostam de chope e sim de cerveja com o intuito de baratear , não convence. Todas as marcas de cerveja estão tentando vender no formato de barril de chope dando ênfase a preção de saída da bebida, o que prova que o chope é melhor. O custo do chope em media é de R$ 6,50 a R$ 8.00, você usa o que necessitar, é entregue gelado com equipamento e no local, e o que sobrar você devolve. A cerveja você terá que ir compra-la e leva-la ao salão um dia antes, terá que comprar gelo e no começo da festa deverá ser depositada junto com gelo na caixa de isopor. Normalmente, de 15 a 20% que fica dentro da lata em cima da mesa esquenta e é descartada. Sem contar o serviço de ter que recolher as latas durante a festa, e o derramamento sempre presente nas mesas e no piso. O custo final do litro de cerveja aproveitado é em media de R$ 5.50, porem o trabalho tanto de logística como o trabalho de servir é bem maior. A cerveja que sobrar você levará para casa, porem após gelar, desgelar e gelar novamente ficará com gosto e aroma de cerveja velha, embora, algumas poucas pessoas até gostem. Se você não abrir mão da cerveja fique atento ao seguinte: veja se a validade não está próxima a vencer, pois nas grandes promoções o prazo de validade normalmente não passa de 03 meses. Se você esperar promoções para comprar e guardar para o evento, certamente ela ficará com gosto de cerveja velha. Ao comprar em atacados ou similares, pergunte se o que sobrar você poderá devolver, se positivo vá comprar em outro local, porque nesse atacado você poderá comprar cerveja regelada que sobrou em outro evento. Não esqueça que os garçons durante o evento deverão ser instruídos a recolher e colocar no lixo as latas vazias ou com cerveja descartada. Fique atento também às bebidas Ice que utilizam embalagem de plástico, normalmente são de péssimo gosto. Quando comprar champanha para brindar não esqueça das taças e gelo. O tipo de champanha ideal é a de uva moscatel, 100% aprovada pelos convidados. Instrua os garçons, que a partir da metade da festa logo após o termino do Buffet, a servir um pouco menos de chopp ou refrigerante nos copos, pois a partir deste momento os convidados já estão satisfetos servem-se apenas para socializar tomam um pouquinho e deixam o contribuindo para o desperdício.
Mesa de destilados e energéticos para os convidados se servirem: é o maior motivo de confusão, tumulto e desperdício. Preferida por todos que de alguma forma tem problemas com bebidas. Como fica totalmente liberado aos convidados que se servem sem o mínimo de parcimônia e controle, desencadeando uma situação difícil para os administradores do evento, pois no momento que a mesa é liberada, quase todos os convidados que provavelmente já estarão satisfeitos com chope e consequentemente já altos no que se refere a álcool começam a inferir vodka ficam facilmente alcoolizados, propiciando problemas com relação a segurança deles e dos outros convidados dentro e fora do salão alem de desperdiçar bebidas e derramar pelo chão. Caso o anfitrião não abra mão dos energéticos com vodka, o mesmo deverá ser servido por garçom em um dos bares ou similares.
Refrigerante,água mineral: A melhor maneira é ficar atento às promoções, compre sempre em formatos de dois litros, pois a maneira econômica e ideal é servir em jarras. A media consumida é de 700 ml por pessoa. (conte todos os adultos e adolescentes). Informe-se com o gerente de eventos da quantidade de marca e tipo preferido. Água mineral com gás utilize formato de dois litros, o formato de 600ml é desperdiçável e inoportuno por ter sua garrafa ser recolhida durante a festa. Água mineral sem gás utilize o formato de 20 litros que é 20 vezes mais econômico e pratico. (veja gráfico de consumo de refrigerante associado ao tipo e marca no menu do site).
Segurança para Veículos: deverá ser alguém da comunidade que conheça o local e todos que os rodeiam. Deverá orientar o motorista onde e de que forma deverá estacionar o veiculo. Como é a primeiro profissional a ser visto, deverá também estar vestido de terno e gravata. Deverá ficar tempo integral na calçada e deverá acompanhar os convidados na hora da saída até o veiculo. Deverá avaliar se o motorista se encontra em condições de dirigir, caso não haja deverá solicitar ajuda do gerente de eventos ou familiar para achar outra forma de conduzir o convidado até a sua casa.
Dj: deverá se reunir com o locatário e cerimonialista com antecedência para trocar ideias, combinar como será a cerimônia, as musicas que deverá executar tanto na cerimônia como na balada. É imprescindível testar se as mídias a serem executadas estão compatíveis com as plataformas disponíveis ( ver se toca com qualidade). Aparelhagem de som de alta definição só funcionará bem se as musicas forem gravadas em alta definição. Veja se as principais musicas a serem executas tem boa definição. Bom a cima de 200 bpis, ideal 1450 bpis. Caso o Dj utilize mesa de som, a mesma deverá estar disponível no salão horas antes para que o engenheiro de som possa testar e ajustar a impedância à aparelhagem residente. Não aceite pressão de seu Dj com, o intuito de lhe condicionar a alugar junto a sua aparelhagem. Escute a reprodução do equipamento da estrutura alugada e compare com a aparelhagem de seu Dj. Se contratar aparelhagem, não se esqueça que ela ocupará espaço e interferirá na estética do ambiente. Normalmente as estruturas de eventos possuem disponíveis inúmeros contatos de Dj que lá trabalharam.
Garçons: Se você nunca produziu um evento numa estrutura fora de sua residência, firma ou outro lugar que você tem acesso, e se a quantidade de convidados passa de 30 pessoas, é óbvio que você não tem conhecimento prático de como funciona um evento com fornecimento de alimentação. Quando contrata-los fique atento que o ideal é 1 (um) garçom para cada 30 pessoas para atendimento Top ou um para cada 50 pessoas. Contrate-os para servir as bebidas até o final da festa e se revezar com os outros para, recolher, lavar e colocar na caixa os copos e taças. Nunca libere o garçom, isto é competência do maitre ou gerente de eventos. Se tiver qualquer duvida fale com o gerente de eventos.
Cerimonialistas: sempre dê preferência para cerimonialista com boa voz, informe-se se não se trata de um gritador (cerimonialista que não possuindo voz de locutor tenta compensar, passando o tempo todo gritando com o microfone colado na boca) e depois coloca o defeito nas condições da aparelhagem. Marque uma reunião para ouvi-lo e se você contrata-lo exija uma reunião na semana do evento com o dj e possível produtor.
Balada: em caso de balada no salão do cerimonial ou na danceteria, quando tiver convidados exclusivos somente para esta parte do evento, sugerem-se o seguinte procedimento; os adolescentes, rapazes e moças desacompanhados dos responsáveis apresentaram na entrada a carteira de identidade e dependendo do caso passará pelo sensor de metal. Armas de fogo e armas brancas serão guardadas no cofre e entregue somente aos responsáveis caso seja menor de idade. Caso alguém que estiver na balada saia, só poderá retornar com autorização do locatário (muitos foram surpreendidos saindo para fora para consumir drogas ilícitas e em outros casos saíram para buscar outros indivíduos, normalmente já alcoolizados e as vezes suspeitos) . Torna-se necessário um plano de contenção de bebidas alcoólicas para os menores. Em caso de uso de material pirotécnico, terá que ser adotado precauções e preparação, informe-se com o gerente de eventos da possibilidade de utiliza-los.
Bartenders e barmens: Peça para conhecer os profissionais que irão trabalhar no seu evento. Muitas vezes os locatários ficam decepcionados com a estatura dos mesmos. Ao contratar os serviços através de empresários, ficam com a ideia de que se trata de pessoas já adultas, malhadas com estatura de modelo, porem na hora do evento se deparam com pessoas de estatura normal, adolescentes , e muitas vezes até franzinas. Outro detalhe é a utilização de bares metálicos montados em algum lugar na danceteria. Em locais comuns como salões de restaurantes, igrejas, pizzaria até se faria necessário, mas em estruturas que já possuem bares, em muitos casos até bares de granitos estilizados, os bares trazidos pelos barmen alem de tirar espaço da danceteria ficam feios, pouco estéticos não se harmonizando com o ambiente sem contar que não são muito higiênico por não possuir pia. O gelo seco utilizado nos drinks por ser material de poucos fornecedores, deverá ser fornecido pela empresa dos bartenders.
Foto/filmagem: Informe se a câmera de vídeo possui saída de vídeo para possível conexão de link para reprodução da imagem ao vivo nas telas e telão na hora do evento. Veja da possibilidade de impressão no local, de fotos sublimadas que servirá de lembrança para os convidados. Se fornecido algum tipo de mídia para reprodução no evento que as mesma estejam separadas e em cartão de memória ou pendrive, e que impreterivelmente sejam entregues 24 horas antes do evento.
Baners: solicite que a impressão da imagem seja fosca,( o brilho interfere na visualização da imagem). Deverá ter acabamento somente na ponta superior e inferior e do tipo canhão ( bainha onde é enfiado um bastão redondo de madeira com acabamento nas pontas).
Identificação de Profissionais: todos os profissionais que forem operar na estrutura deverá ser cadastrados na entrada, nome, endereço, telefone, função e declaração de não ter nenhum vinculo empregatício com o proprietário do prédio onde o evento acontecerá.
Se você se considera apto para gerenciar seu evento, parabéns!, mas se você quiser ser somente mais um convidado, e aproveitar o máximo de sua festa, solicite serviços de um produtor de eventos.
Todas as situações acima descritas foram baseadas em acontecimentos reais.
Conforme as situações inéditas aconteçam, serão aqui relatadas, e este estará a disposição no site www.greenhouse,eev.com.br . Atualizado em novembro de 2013
PRODUZIDO POR GREEN HOUSE STUDIO FEAST
